Принципы соответствия.

Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами: каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых, кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнения набора задач. Учитывая, что задачи конкретизируются определенным набором функций, необходимо, чтобы они были материализованы с учетом необходимого резерва. В противном случае одна или несколько функций не будут реализованы, а стоящие за ними задачи и цель также не будут выполнены.

Принцип соответствия распорядительства и подчинения: у каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных. Не допускается ситуация, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя. У президента акционерного общества открытого типа линейным руководителем является собрание акционеров, которое может снять его с должности, однако, снять с должности человека, находящегося на более низкой ступени управления, собрание не имеет права, а может только поручить президенту решить этот вопрос.

Принцип соответствия эффективности производства и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет в большинстве случаев принадлежит эффективности. Так, увеличение эффективности всегда связано с увеличением качества изделий, а это в свою очередь приводит к увеличению затрат, и это оправдано.

Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления: очень маленькие и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные по размеру аналоги. Многие руководители не замечают, что их организации постепенно превращаются в больших монстров с нарастающими трудностями производства и управления. Критерии проведения изменения – снижение спроса на товары, рост незапланированных увольнений персонала, рост затрат на управленческий аппарат.

Принцип прямоточности: производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций.

Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам.

Принцип пропорциональности: производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.

Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других отделений. например, студенческая группа.

2. Принципы формирования процесса организации.

Процесс организации отражает качественные и количественные изменения объекта управления на всех его стадиях, этапах. Если изменений нет, то нет и самого процесса. Упрощенная схема процесса организации представляется в виде следующих этапов (рис.5.4).

Рис. 5.4. Схема процесса организации

Каждый этап состоит из набора процедур и операций. Набор процедур на всех этапах одинаков и включает:

- разработку,

- согласование,

- утверждение,

- организацию,

- принятие решений.

Каждая процедура включает в себя следующий набор операций:

- определение,

- формулировка;

- разработка вариантов,

- накопление,

- хранение, обработка;

- анализ;

- оценка.

В зависимости от построения, выбора того или иного сочетания процедур и операций процесс организации может получить следующие свойства:

- устойчивость или изменчивость;

- непрерывность или дискретность;

- цикличность или однократность.

Каждое свойство процесса организации имеет сферу эффективного приложения. Рассмотрим реализацию каждого свойства процесса.

Устойчивость. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме. (См. рис. 5.5. – схема устойчивого процесса). Этот процесс связан с созданием некоторого запаса, компенсирующего возможные отклонения при корректировке цели, изменении ситуации или изменении варианта решения.

Рис. 5.5. Схема устойчивого процесса

Изменчивость (см. рис.5.6. -схема изменчивого процесса). Этот процесс связан с созданием запасных вариантов при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий. В этом случае руководитель должен иметь пакет в надписью « Вскрыть в случае….». Если случаются непредвиденные ситуации ТОО процесс может пойти по непредсказуемой схеме с большими затратами всех ресурсов.

Рис. 5.6. Схема изменчивого процесса

Непрерывность. (рис. 5.7.) При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме Ц – С – П – Р путем постепенного изменения (увеличения или уменьшения) объема работ, выполняемых на всех этапах одновременно. ( схема непрерывного процесса). Этот процесс связан с эволюционными (постепенными) изменениями в выполнении операций на каждом этапе.

Рис. 5.7. Схема изменчивого процесса

Дискретность. (рис. 5.8.) При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме Ц – С – П – Р путем многократного (циклического) прохождения по всем этапам процесса до выполнения. Например, достижения стабилизации, выход на заданный уровень качества продукции, полный переход на выпуск нового изделия. Часто это свойство связано с управлением по промежуточным результатам. Этот процесс связан с постоянной коррекции выполняемых операций в зависимости от промежуточных результатов. (схема циклического процесса в организации)

Рис. 5.8. Схема дискретного процесса

Однократность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем однократного прохождения по всем этапам процесса и достижения поставленной цели. ( «пришел, увидел, победил»). Этот процесс связан с высоким профессионализмом руководителя и наличием благоприятных условий для достижения цели.

Таким образом, руководитель или специалист, разрабатывающий решение, всегда может подобрать необходимый набор свойств процесса для эффективного достижения поставленной цели. Если свойства не учитываются, то руководители часто сталкиваются с трудностями или непредсказуемыми последствиями.

В деятельности руководителя встречаются и другие схемы процесса. (рис. 5.9.)

Рис. 5.9. Варианты схем процессов организационной деятельности

Схема (а) может быть использована в критических штатных ситуациях. когда нет времени выяснять почему возникла проблема. Необходимо сразу принимать решение. Этот метод носит название «метод реактивного реагирования».

В схеме (б) отсутствует цель, поэтому принимать решение для изменения ситуации бессмысленно. Это ошибочная схема процесса. Следующая схема (в) часто применяется профессиональными руководителями. Этот процесс называется неожиданной ситуацией С, анализ которой может привести к выбору того или иного варианта построения процесса организации.

В следующей схеме (г) отсутствуют этапы «ситуация» и «проблема». Т. е. в данном случае отсутствует сбор информации, аналитическая работа по выявлению узких мест, причин и способов изменения ситуации. Данная схема методологически ошибочна.

Выбор схемы процесса организации предопределяет дальнейшие действия руководителя.

В результате анализа свойств процесса организации можно сформировать следующие принципы построения.:

- Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий.

- При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.

- Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.

- Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.

- Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены).

- Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам организации.

3. Принципы рационализации.

изменения в организации – объективный процесс. который регулируется законом единства анализа и синтеза. Механизм этих преобразование формируется за счет принципа рационализма. Рационализм – это особый тип организации мыслительной деятельности, который предполагает усовершенствование, формирование более целостной организации производства. принятия решений по заранее разработанным алгоритмам, правилам, законам.

Рационализация как процесс должна привести к новому состоянию организации, т. е. к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических условиях.

Результативность имеет семь составляющих:

- удовлетворенность потребителя;

- настроение и подготовка работников;

- внутренняя производительность;

- нововведения;

- подготовка и результативность производства;

- операционная (финансовая) смета;

- социальная ответственность.

Результативность организационной системы характеризуется действенностью и экономичностью затрат, прибыльностью, качеством трудовой жизни, внедрением новшеств