Огляд середовища Power Point

Оскільки PowerPoint є складовою частиною Microsoft Office, цей засіб має спільні риси з іншими засобами Office. Наприклад, запуск PowerPoint здійснюється так само, як і будь-якого іншого додатка Office: за допомогою меню Пуск, за допомогою панелі Office, подвійним клацанням мишею на його ярлику, за допомогою підготовленої раніше презентації.

Вікно PowerPoint за своєю структурою збігається з вікнами інших засобів, тобто має смугу заголовка, рядок меню, панелі інструментів, робочу область і рядок стану.

Специфіка вікна PowerPoint полягає в тому, що ліворуч від горизонтальної смуги прокручування є кнопки режимів перегляду слайдів. Ці кнопки нагадують аналогічні кнопки Word. Вони дублюють відповідні команди з меню Вид.

Призначення окремих режимів перегляду слайдів таке.

Режим слайдів. У цьому режимі слайд займає робочу область PowerPoint і на екрані одночасно відображаються засоби роботи з цим слайдом (меню, панелі

інструментів, смуги прокручування). Тому режим слайдів використовується для створення і зміни поточного слайда.

Режим структури.В робочій області відображаються заголовки і текст

слайдів у вигляді ієрархічної структури. Тому він застосовується для ознайомлення із структурою всієї презентації і в разі потреби — її зміни (переміщення окремих розділів, а також їх вилучення).

Режим сортувальника.В робочій області PowerPoint відображається вся

презентація, причому кожний слайд виводиться в зменшеному вигляді. Режим використовується для перегляду послідовності, в якій розташовано слайди у презентації, а також для переходу до роботи з певним слайдом. Для цього досить двічі клацнути мишею на ньому. В режимі сортувальника зручно перемішати окремий слайд в інше місце презентації перетягуванням за допомогою лівої клавіші миші. В цьому режимі можна також добавляти нові слайди перед виділеним або вилучати виділений слайд, натиснувши на клавішу <Delete>. На етапі підготовки демонстрації режим сортувальника застосовується для задания інтервалів часу показу кожного слайда і встановлення анімаційних ефектів переходу від одного слайда до іншого.

Режим сторінок нотаток.У цьому режимі відображається слайд, що складається з двох частин: видимої частини, яка виводиться під час демонстрації,

та сторінки нотаток доповідача до даного слайда, що під час демонстрації не відображається. В режимі сторінок нотаток вносяться і змінюються коментарі до слайда.

Режим показу слайдів.Використовується для демонстрації презентації. В

ньому кожний слайд виводиться на весь екран.

За допомогою названих вище кнопок можна переходити з одного режиму на інший під час підготовки та демонстрації слайдів, а також під час внесення і

зміни нотаток. Оскільки в режимі показу слайдів поточним слайдом зайнятий весь екран, вийти з нього можна, натиснувши на клавішу <Esc> або вибравши відповідну команду з контекстного меню, що викликається клацанням правою

клавішею миші на будь-якому місці слайда.

Завершення роботи у PowerPoint здійснюється закриванням його вікна.

4.3Створення презентації

4.3.1Основні способи створення презентації

Під час запуску PowerPoint на екрані з'являється діалогове вікно, в якому пропонується вибрати один із таких способів створення презентації:

• використовуючи Майстра автозмісту;

• на основі шаблона;

• самостійно (порожня презентація).

Майстер автозмісту автоматизує перехід від одного етапу створення презентації до наступного з такого списку:

1. Вид презентації.

2. Спосіб подання.

3. Формат видачі.

4. Доповнення.

Для його запуску спочатку потрібно вибрати вид презентації з наявного списку (службові, проекти, ділові, особисті тощо), а також підвид (шаблон) усередині вибраного виду (наприклад, у виді «Службові» є шаблони «Загальні

збори», «Основна сторінка компанії», «Фінансовий звіт»),

Після вибору виду презентації на другому етапі вказується спосіб її подання

(демонстрації):

• доповіді, наради, видачі;

• Internet, кіоск.

На третьому етапі визначається формат видачі. Для першого способу подання презентації можливими є такі формати видачі:

• презентація на екрані:

• чорно-білі прозорі плівки;

• кольорові прозорі плівки.

На четвертому етапі вводяться додаткові дані для титульного слайда:

• заголовок презентації;

• ім'я автора;

• додаткові дані (наприклад, назва підрозділу).

Якщо на другому етапі був вибраний другий спосіб подання презентації

(Internet, кіоск), то третій етап пропускається, а на четвертому вказується наступна інформація для вставлення додаткових елементів:

• тексту авторських прав на кожній сторінці;

• дати останньої зміни;

• адреси E-Mail.

Далі виконується коректування стандартного шаблона заміною поданих у ньому даних потрібними.

Якщо створюється презентація на основі шаблона, то у вкладці

«Презентации» вибирається потрібний вид шаблона, наприклад «Фінансовий звіт», який потім заповнюється необхідними даними. Під час вибору шаблона

слід звернути увагу на те, що для багатьох шаблонів існують дві версії:

• стандартна;

• інтерактивна.

Перша відповідає способу демонстрації презентації у вигляді доповіді,

наради або видачі, а друга — Web-сторінці в Internet або кіоску.

Таким чином, під час створення презентації на основі шаблона автоматизуються тільки перший і другий етапи роботи «Майстра автозмісту», а решта етапів виконуються у вільному режимі.

Ще більша свобода під час створення презентацій допускається у виборі шаблона презентації з укладки «Дизайны презентаций». Тут є тільки шаблони зовнішнього вигляду презентацій, створені професійними дизайнерами. Зміст і

порядок показу слайдів визначаються автором самостійно.

Найбільша свобода під час підготовки презентацій допускається у виборі способу на основі порожньої презентації. Для кожного слайда тут потрібно

спочатку вибрати авторозмічання слайда (тобто, з яких місцезаповнювачів він буде складатися), потім заповнити його демонстраційним матеріалом і, нарешті, підібрати потрібне оформлення (фоновий рисунок, колірну гаму, вид

шрифту тощо).

Такий підхід потребує найвищого професіоналізму в роботі.

Як правило, спочатку створюють кілька слайдів, заповнюють їх даними,

підбирають відповідне оформлення, а потім продовжують створення презентації на тлі вибраного оформлення.

Для початку роботи над новою презентацією потрібно:

• запустити, на виконання PowerPoint, наприклад за допомогою меню

Пуск;

• у першому діалоговому вікні PowerPoint вибрати альтернативний перемикач «Пустую презентацию»;

• у діалоговому вікні «Создать слайд» вибрати потрібний варіант авторозмічання першого слайду, тобто той вид макета слайда, що містить потрібні місцезаповнювачі (бажано почати з титульного слайду);

• ввести інформацію в месцезаповнювачі першого слайда.

Під час створення презентації часто використовується кнопка «Команды»,

розташована на стандартній панелі інструментів. При клацанні мишею на цій кнопці на екрані з'являється меню, що містить такі три команди:

• Создать слайд (застосовується для початку роботи з новим слайдом);

• Разметка слайда (використовується для зміни складу місцезаповнювачів слайда);

• Применить оформление (дає змогу вибрати шаблон дизайну презентації).

Під час роботи з окремим слайдом можна змінювати не тільки склад

місцезаповнювачів (команда Разметка слайда), а й розміри і положення кожного місцезаповнювача. Для цього досить виділити місцезаповнювач, клацнувши мишею на ньому, і "перетягнути" місцезаповнювач в іншу зону або змінити розміри переміщенням його маркерів.

Для вилучення виділеного місцезаповнювача потрібно натиснути на клавішу

<Delete>. При цьому у виділеному місцезаповнювачі не повинно бути курсора введення.

Якщо місцезаповнювач має містити текст, то його введення здійснюється одним із таких способів: або вручну, або з використанням готового тексту, ще є частиною документа, створеного у Word.

Перед початком введення тексту вручну треба виділити місцезаповнювач. При цьому параметри шрифту (вид і розмір) будуть такими, які встановлено для даного місцезаповнювача за замовчуванням.

Перехід на новий рядок у межах місцезаповнюпача відбувається автоматично після закінчення поточного рядка. Натиснення на клавішу <Enter> приводить до переходу на новий абзац. Якщо ж місцезаповнювач є маркованим

списком, то при натисненні на клавішу <Enter> починається новий пункт цього абзацу. Таким чином, ручне введення тексту в місцезаповнювач повністю збігається з заповненням сторінки у Word. Засоби форматування тексту

PowerPoint також повністю збігаються з аналогічними засобами Word. Якщо необхідно скопіювати якийсь фрагмент тексту з Word у місцезаповнювач слайда, то потрібно:

• виділити фрагмент тексту в документі Word і на стандартній панелі інструментів клацнути мишею на кнопці «Копировать», щоб фрагмент спочатку скопіювати в буфер обміну;

• перейти у PowerPoint і виділити місцезаповнювач, в який треба скопіювати фрагмент;

• у меню Правка PowerPoint вибрати команду Специальная вставка;

• у діалоговому вікні «Специальная вставка» встановити альтернативний перемикач «Вставить» і зі списку «Как» вибрати елемент «Неформатированный текст».

Якщо ж у вікні PowerPoint скористатися просто командою Вставить,то з

буфера буде встановлено фрагмент тексту з форматом шрифту, що був у початковому тексті Word, а він далеко не завжди збігається з установленим у PowerPoint форматом.

4.3.2Вставлення таблиць і діаграм

Подання інформації в табличному вигляді дає змогу спростити її пошук й аналіз. Тому в презентаціях PowerPoint досить часто використовують таблиці.

Тут можуть зустрічатися таблиці трьох видів:

• таблиці Word (застосовуються для текстових даних, а також числових початкових даних, якими є, наприклад, таблиці цін товарів);

• таблиці Excel (використовуються для подання не тільки початкових даних, а й розрахункових, а також у тих випадках, коли за даними будуються діаграми);

• таблиці Access (застосовуються тоді, коли дані вибираються з кількох взаємозалежних таблиць).

Перші два види таблиць копіюються у PowerPoint із додатків, у яких їх створено

(Word або Excel) через буфер обміну, причому у PowerPoint для цього досить клацнути мишею на кнопці «Вставить» стандартної панелі інструментів.

Перед уставленням таблиць з Access (форм, запитів, звітів) у PowerPoint

необхідно звернути увагу на те, що за замовчуванням в Access установлено

системний шрифт MS Sans Serif, що не підтримує кирилицю. Тому перед копіюванням таблиці потрібно в Access установити шрифт, який має символи кирилиці. Для цього треба:

• у меню Сервис вибрати команду Параметры;

• у діалоговому вікні «Параметры» вибрати вкладку «Режим таблицы»;

• у групі «Шрифт по умолчанию» у списку «Шрифт»

вибрати потрібний вид шрифту, наприклад TimesNew Roman Cyr.

Після встановлення шрифту процес копіювання таблиць з Access у PowerPoint

здійснюється аналогічно тому, як це було описано для Word та Excel.

Access має також засоби безпосереднього копіювання даних у Word й Excel за командами Сервис—Связи с Office—Публикация в MS Wordi Сервис—Связи

с Office-Анализ в MS Excelвідповідно. Скориставшись однією з цих команд, можна скопіювати дані у Word або Excel, там їх відредагувати, а потім уже скопіювати у PowerPoint.

У самому PowerPoint є також засоби створення таблиць із нульового рівня. Наприклад, для створення слайду можна вибрати розмічання «Таблица». В цьому разі будується таблиця Word. Оскільки засоби PowerPoint, призначені для

побудови таблиць, бідніші за аналогічні засоби Word, а презентація є, як правило, фіналом робіт, виконаних у Word та Excel, у PowerPoint досить рідко будують таблиці з самого початку. Найчастіше вони копіюються з інших додатків.

Усе це стосується також діаграм, що використовуються для візуалізації табличних даних і дають змогу створити якісне сприйняття інформації про об'єкти або процеси, які розглядаються. У PowerPoint існують три види розмічань, в яких є

місцезаповнювачі з діаграмами. Проте в кожному з цих випадків використовується міні додаток Microsoft Graph, який за своїми інструментальними засобами значно поступається засобам ділової графіки Excel. Тому діаграми готують в Excel, а потім уже копіюють у PowerPoint. Таке копіювання також

здійснюють через буфер обміну.

4.3.3Організаційні діаграми (ОД)

Для зображення ієрархічної залежності між окремими елементами системи (наприклад, у структурі управління підприємством, адміністративній системі управління державою, при розбитті складного завдання на більш прості тощо) у

презентаціях використовують ОД.

Побудову ОД у PowerPoint здійснюють за допомогою додатка Microsoft

Organization Chart.

Для початку роботи з Organization Chart потрібно під час створення слайда вибрати розмічання «Организационная диаграмма», а потім двічі клацнути мишею на відповідному місцезаповнювачі.

У вікні Organization Chart будується ОД. Після її підготовки це вікно треба закрити. Під час закривання вікна видається запит на обновлення об'єкта у презентації. Позитивна відповідь приводить до вставлення ОД у місцезаповнювач, з якого починалася її побудова. Якщо ОД потрібно змінити, то для цього досить

двічі клацнути мишею на місцезаповнювачі ОД, внаслідок чого діаграма за-

вантажується в Organization Chart.

Вікно Organization Chart за своєю структурою збігається зі стандартним вікном Windows, тобто має смугу заголовка, рядок меню, панель інструментів,

робочу область і т. д.

Усі дії під час створення і редагування ОД здійснюються в робочій області; при цьому найчастіше використовують команди, що задаються кнопками панелі

інструментів, на якій є такі групи кнопок:

• загального призначення (для виділення, редагування і перегляду об'єктів);

• для утворення рамок у діаграмі, що відображають кожний елемент ієрархії (підпорядкований, співробітник ліворуч, співробітник праворуч, керівник, помічник);

• рисування (для побудови ліній та прямокутників).

Кожний елемент ієрархії подається прямокутною фігурою, що в термінах

Organization Chart називається рамкою. Кожна рамка має чотири текстових поля:

«ім'я», «посада», «коментар 1» і «коментар 2». Вміст кожного з текстових полів заміняється потрібною текстовою інформацією. Якщо поля «коментар 1» і

«коментар 2» не змінювалися, то в режимі перегляду вони не виводяться.

Для введення тексту досить клацнути мишею на рамці, а потім — на потрібному полі, і після того, як з'явиться курсор, увести необхідний текст.

Для додання нової рамки треба на панелі інструментів клацнути мишею на кнопці з зображенням відповідної рамки, а на діаграмі — на тій рамці, до якої приєднується нова рамка.

Для вилучення зайвої рамки досить клацнути мишею на ній і натиснути на клавішу <Delete>.

Інші засоби редагування та форматування текстової інформації (вид, розмір,

колір шрифту, ліній тощо) такі самі, як і у Word.

4.3.4Вставлення рисунків

Рисунки в бізнес-презентаціях використовують:

• для демонстрації зовнішнього вигляду зразка виробу, товару, будинку,

карти тощо;

• для додання емоційного забарвлення самій презентації (привернути увагу, зняти напругу і т. д.).

У першому випадку застосовують рисунки, креслення, ескізи, фотографії,

підготовлені фахівцями конкретної предметної області, які зберігаються у графічних файлах фірми. У другому випадку використовують рисунки, що входять у такі стандартні додатки, як Microsoft Clip Gallery, Coral Draw, AutoCAD та ін., а також зберігаються на різних Web-сторінках в Internet.

Для вставлення рисунка з файла потрібно з меню Вставка вибрати команду

Рисунок—Из файла і за допомогою діалогового вікна «Добавить рисунок»

вибрати потрібний файл.

Після вставлення рисунка його можна відформатувати: змінити масштаб,

обрізати, змінити контрастність, яскравість тощо.

Для вставлення рисунка з колекції Clip Galleryтреба створити слайд із графічним місцезаповнювачем і потім двічі клацнути мишею на ньому. При цьому на екрані з'являється вікно Clip Gallery. З його допомогою можна вставити будь- який рисунок із колекції кліпів Clip Gallery. Тут також можна знайти і добавити нові рисунки з папок на даному комп'ютері, а також рисунки, що знаходяться на інших комп'ютерах в Internet.

4.3.5Вставлення звуків і фільмів

Крім рисунків Clip Gallery, можна також працювати з такими видами кліпів, як

звуки і фільми, кожний з яких розташований на окремій вкладці.

До колекції кліпів входять файли двох типів: вихідні файли кліпів (містять власне кліпи) і каталоги кліпів (зберігають інформацію про властивості кліпів). З

властивостями будь-якого кліпа можна ознайомитися, клацнувши правою клавішею миші на його значку і вибравши з контекстного меню команду Свойства. Властивості кліпа задаються при доданні його до колекції з інших джерел (компакт- дисків, Internet).

Звуковий супровід належить не до якогось конкретного місцезаповнювача, а до всього слайда. Щоб вставити звук з колекції Clip Gallery у слайд, необхідно з меню Вставка вибрати команду Фильмы и звук—Звук из колекции й у вікні Clip

Gallery у вкладці «Звуки» вибрати потрібний кліп.

Якщо вставлення звука здійснюється з файла, що не входить до складу Clip

Gallery (компакт- або жорсткий диск на даному чи будь-якому іншому комп'ютері мережі), то треба скористатися командою Вставка—Фильмы и звук—Звук из

файла.

PowerPoint дає змогу також самостійно записати мовний супровід слайда. Для цього комп'ютер повинен мати звукову карту, мікрофон і коленки. Щоб записати

звуковий супровід потрібно:

• перейти до слайда, в який буде записано звуковий супровід;

• у меню Вставка вибрати команду Фильмы и звук—Записать звук;

• для початку запису клацнути мишею на кнопці «Запись»;

• після завершення запису клацнути мишею на кнопці

«Остановить»;

• у .поле «Название» ввести назву звука і клацнути мишею на кнопці

«OK».

На слайді з'являється значок звука. Для відтворення звука під час демонстрації слайда треба клацнути мишею на його значку.

Якщо на час чергового показу презентації потрібно вимкнути мовний супровід, то для цього слід виконати команду Показ слайдов—Настройка презентации і в діалоговому вікні «Настройка презентации» ввімкнути індика-

тивний перемикач «Без речевого сопровождения».

Для вставлення фільму у слайд з колекції кліпів Clip Gallery необхідно використати команду Вставка—Фильмы и звук —Фильм из колекции, а

для вставлення фільму з інших джерел — команду Фильмы и звук —Фильм из файла. Після вставлення фільму розмір зображення можна змінити.

4.3.6Використання гіперпосилань

Вище було розглянуто лінійний спосіб демонстрації слайдів, коли після перегляду першого слайда демонструвався другий, потім — третій і т. д. Якщо

порядок демонстрації має бути різним (окремі питання розглядаються докладно або тільки згадуються, показ конкретного ланцюжка слайдів потрібно повторити), то для цього слід передбачити засоби, що дають змогу організувати

розгалужений і циклічний способи перегляду презентації. Для цього використовують гіперпосилання. Вони є адресою наступного слайда або додатка, які будуть виводитися на екран. На слайді гіперпосилання можна подати

підкресленим текстом, значком або кнопкою. Клацання мишею на гіперпосиланні приводить до переходу за вказаною в ньому адресою.

Таке використання гіперпосилань дає змогу під час демонстрації

прийняти рішення про необхідність переходу до того чи іншого слайда. Для створення гіперпосилань потрібно:

• виділити текст або об'єкт, що має бути гіперпосиланням;

• у меню Вставка вибрати команду Гиперссылка;

• у діалоговому вікні «Изменение гиперссылки» у списку «Связать с» вибрати тип об'єкта, на який буде вказувати гіперпосилання, у центральній oбласті вікна задати цей об'єкт і, клацнувши мишею на кнопці «Подсказка», ввести текст підказування, що буде з'являтися на екрані під час демонстрації слайда, якщо встановити покажчик миші

на гіперпосиланні.

Для переходу до певних слайдів (попереднього, наступного, першого,

останнього тощо) можна скористатися гіперпосиланнями у вигляді готових кнопок. Для вставлення у слайд таких кнопок необхідно:

• у меню Показ слайдов вибрати команду Управляющие кнопки, а в її підменю — потрібний вид кнопки;

• на слайді нарисувати прямокутник, який буде займати кнопка;

• у діалоговому вікні «Настройка действия» вибрати необхідну дію.

Для кращого розуміння призначення керувальних кнопок на них можна помістити напис. Для цього потрібно:

• виділити кнопку;

• з меню Вставка вибрати команду Надпись;

• ввести необхідний текст.

4.3.7Підсумковий слайд

Після того, як усі слайди створено, бажано мати зміст усієї презентації, який складається з назв слайдів на одному або кількох слайдах подібно до змісту документа. Такий зміст, крім загального уявлення про структуру презентації, дає

змогу безпосередньо перейти до потрібного слайда, оскільки назви розділів змісту подаються в підсумковому слайді у вигляді текстових гіперпосилань.

Для створення підсумкового слайда необхідно:

• відкрити готову презентацію, до якої добавляється підсумковий слайд;

• перейти в режим сортувальника;

• виділити слайди, заголовки яких мають бути у підсумковому слайді. Під час виділення слайдів утримувати натисненою клавішу

<Ctrl>;

• на панелі інструментів сортувальника слайдів клацнути мишею на кнопці «Итоговый слайд».

Після виконання описаних дій перед першим виділеним слайдом з'явиться підсумковий слайд, який можна "перетягнути" у потрібне місце в режимі

сортувальника.

4.3.8Ефекти анімації

Для пожвавлення сприйняття матеріалу іноді використовують анімаційні

засоби, які створюють ілюзію руху як окремих елементів слайда, так і послідовності цілих слайдів під час переходу від поточного слайда до наступного.

Анімація окремих елементів слайда встановлюється в режимі слайдів, а

послідовності — в режимі їх сортувальника.

Щоб установити ефекти анімації для окремих елементів слайда, потрібно:

1. Виділити на слайді перший елемент, для якого за стосовується анімація.

2. Клацнути мишею на кнопці «Эффекты анимации» панелі інструментів форматування.

3. На панелі інструментів «Эффекты анимации» клацнути мишею на кнопці, що відповідає погрібному ефекту (виїзд, політ, камера тощо).

4. Переглянути в зменшеному вигляді дії вибраного ефекту, клацнувши мишею на кнопці «Просмотр анимации», що знаходиться в нижній

частині панелі

«Эффекты анимации», а потім (у разі необхідності) — на кнопці

«Настройка анимации» і зробити необхідні виправлення.

5. Виділити наступний елемент слайда та повторити п. 2-4.

6. Для перегляду здобутих ефектів у повноекранному розмірі перейти в режим показу слайдів, клацнувши мишею на відповідній кнопці в

лівому нижньому кутку робочої області вікна PowerPoint.

Для створення анімаційних ефектів під час переходу від одного слайда до іншого необхідно:

• встановити режим сортувальника слайдів, клацнувши мишею на відповідній кнопці в лівому нижньому кутку робочої області PowerPoint;

• виділити послідовність слайдів, клацнувши мишею спочатку на першому, а потім при натисненій клавіші <Shift> — на останньому з них;

• у меню Показ слайдов вибрати команду Смена слайдов;

• у діалоговому вікні «Смена слайдов» у рамці «Эффект» вибрати в списку, що розкривається, відповідний ефект і клацнути мишею на кнопці «Применить».

4.4Підготовка до демонстрації

Після того, як презентацію створено, потрібно її настроїти і провести репетицію. Спочатку треба визначити, в якому вигляді буде здійснюватися перехід від одного слайда до іншого, які саме слайди мають бути включені в демонстрацію, що готується. Якщо зміна слайдів відбувається в автоматичному режимі, то необхідно задати інтервали часу показу кожного слайда.

Якщо демонстрація буде здіснюватися без використання комп'ютера, то потрібно спочатку вивести вміст слайдів на відповідний носій інформації (папір,

прозорі плівки).

4.4.1Визначення виду керування переходами

Залежно від місця демонстрації перехід від одного слайда до іншого може відбуватися або за вказівкою людини, або в автоматичному режимі. У PowerPoint є такі види керування переходами:

• керування доповідачем. Останній визначає, коли треба перейти до наступного слайда. В разі необхідності показ слайдів може бути припинений для запису зауважень, запуску іншого додатка тощо. Саме цей вид керування найчастіше використовують на практиці, коли слаііди виводять на весь екран;

• керування користувачем. У цьому разі слайд займає тільки центральну частину екрана. Крім нього, на екран виводиться меню, що містить команди керування переходами між слайдами, зміною і друкуванням окремих слайдів, панель інструментів Internet, a також панель задач Windows, що дає змогу запускати нові додатки під час презентації. В цьому виді керування вікно PowerPoint може займати тільки частину робочого стола;

• автоматичне керування. Перехід від одного слайда до іншого здійснюється в автоматичному режимі. Найчастіше такий вид керування використовують за відсутності доповідача. Після завершення автоматична презентація демонструється повторно.

Для встановлення потрібного виду керуванні переходами слід:

• у меню Показ слайдов вибрати команду Настройка презентации;

• у діалоговому вікні «Настройка презентации» в рамці «Показ слайдов»

вибрати потрібний вид керування переходами.

4.4.2Вибір потрібних слайдів

Якщо для якоїсь демонстрації потрібні не всі слайди, то з усієї сукупності

можна цілеспрямовано вибрати деякі з них. У таких випадках використовують довільну демонстрацію слайдів. PowerPoint дає змогу зберігати в одній презентації варіанти різних комбінацій послідовностей слайдів, що можуть знадобитися в різних демонстраціях. Для підбору слайдів у довільну демонстрацію необхідно:

• з меню Показ слайдов вибрати команду Произвольный показ;

• у діалоговому вікні «Произвольный показ» клацнути мишею на кнопці

«Создать»;

• у діалоговому вікні «Задание произвольного показа» в текстовому полі

«Имя произвольного показа» ввести назву варіанта демонстрації, а потім на основі списку «Слайды презентации» створити список

«Слайды произвольного показа», причому порядок показу слайдів у демонстрації, що готується, може відрізнятися від початкового.

Перед початком показу потрібно вказати необхідну демонстрацію в такий спосіб:

• у меню Показ слайдов вибрати команду Настройка презентации;

• у діалоговому вікні «Настройка презентации» в групі «Слайды» ввімкнути альтернативний перемикач «Произвольная демонстрация» і в списку, що розкривається, вибрати назву її варіанта.

4.4.3Задания інтервалів часу показу слайдів

Щоб під час проведення презентації перейти від одного слайда до іншого, доповідачу досить клацнути лівою клавішею миші. PowerPoint дає змогу також робити зміну слайдів через установлені раніше Інтервали часу.

Вибір способу зміни слайдів здійснюють в Діалоговому вікні «Настройка презентации», викликавши його командою Показ слайдов—Настройка презентации. Тут у групі «Смена слайдов» необхідно вибрати потрібний

альтернативний перемикач: «вручную» або «по времени».

Якщо вибрано варіант «по времени», то треба спочатку встановити інтервали часу, протягом якого буде демонструватися той чи інший слайд. Такий хронометраж

показy слайдів можна задавати автоматично або в ручному режимі.

Для автоматичного встановлення інтервалів часу показу слайдів треба:

• відкрити презентацію і вибрати потрібні для демонстрації слайди, зазначивши назву демонстрації в діалоговому вікні «Настройка презентации» (список «произвольный показ»);

• перейти в режим сортувальника слайдів;

• з меню Показ слайдов вибрати команду Настройка времени;

• використовуючи панель інструментів «Репетиция» встановити час показу кожного слайда і всієї демонстрації в цілому.

Для ручного встановлення інтервалів часу показу кожного слайда необхідно:

• перейти в режим сортувальника;

• виділити слайд, для якого задається інтервал часу;

• на панелі сортувальника слайдів клацнути мишею на кнопці «Смена слайдов»;

• у діалоговому вікні «Смена слайдов» у рамці «Продвижение» зазначити, скільки секунд має тривати показ слайда. Якщо цей інтервал часу стосується тільки показу виділеного слайда, то клацнути мишею на кнопці «Применить», а якщо до всіх слайдів презентації, то

— на кнопці «Применить ко Всем». У рамці «Продвижение»

рекомендується вмикати обидва перемикачі «по щелчку» й

«автоматически после». Це забезпечить керування переходом до на ступного слайда в ручному (за клацанням) та в автоматичному (після закінчення часу) режимах.

4.4.4Друкування слайдів

Для друкування слайдів потрібно:

• у меню Файл вибрати команду Печать;

• у діалоговому вікні «Печать» вибрати слайди, які треба друкувати (рамка «Диапазон печати»), і те, що у цих слайдах надрукувати: слайди видачі, нотатки, структуру (список «Печать»). Якщо вибрано

«Выдачи», то у відповідній рамці визначити кількість слайдів на

одній сторінці і порядок їх розташування на ній.

У разі використання струминного або лазерного принтера і прозорих плівок слайди можна вивести на плівки для їх подальшого показу за допомогою

діапроекторів.

4.5Демонстрація слайдів

4.5.1Запуск показу слайдів

Для запуску презентації з метою показу слайдів найчастіше застосовуються:

• запуск презентації у PowerPoint;

• запуск презентації з робочого столу;

• запуск файла показу слайдів;

• запуск довільного показу слайдів.

Якщо у PowerPoint завантажено потрібну презентацію, то розпочати її показ можна одним із таких способів:

• клацнути мишею на кнопці «Показ слайдов» у лівому нижньому кутку вікна PowerPoint;

• у меню Показ слайдов вибрати команду Начать показ;

• у меню Вид вибрати команду Показ слайдов;

• натиснути на клавішу <F5>.

Запуск презентації з PowerPoint дає змогу вносити зміни в слайди,

призупинивши або завершивши їх показ.

Якщо не передбачається жодних змін, то простіше здійснити запуск показу слайдів з робочого стола. Для цього потрібно:

• створити ярлик презентації;

• клацнути правою клавішею миші на значку презентації і з контекстного меню вибрати команду Показать.

У цьому разі після завершення показу слайдів відновлюється робочий стіл.

Ще простіше запуск показу слайдів відбувається, якщо спочатку підготувати файл показу слайдів. На відміну від файла презентації, що має розширення .ppt,

файл показу слайдів має розширення .pps. Для запуску показу слайдів у цьому разі необхідно:

• у меню Файл вибрати команду Сохранить как;

• у діалоговому вікні «Сохранение документа» у списку «Тип файла»

вибрати «Демонстрация PowerPoint» і клацнути мишею на кнопці

«Сохранить»;

• для файла показу слайдів, що з'явився у папці, створити ярлик на робочому столі;

• двічі клацнути мишею на ярлику файла показу слайдів.

У разі використання файла показу слайдів демонстрація презентації може здійснюватися на комп'ютерах, на яких не встановлено PowerPoint. Цей вид

файлів часто застосовується для показу слайдів в автоматичному режимі під час вмикання комп'ютера (на виставкових стендах, рекламних щитах). Для цього потрібно помістити ярлик файла у папку автозавантаження Windows у такий спосіб:

• на панелі задач клацнути мишею на кнопці «Пуск»;

• установити покажчик миші на пункті «Программы -Автозагрузка» і клацнути правою клавішею миші;

• у контекстному меню вибрати команду Открыть;

• скопіювати або перемістити створений раніше ярлик файла показу слайдів у відкриту папку «Автозагрузка»;

• закрити вікно папки «Автозагрузка».

Для запуску довільної демонстрації, що містить не всі слайди презентації,

потрібно:

• у меню Показ слайдов вибрати команду Произвольный показ;

• у діалоговому вікні «Произвольный показ» вибрати назву необхідної демонстрації і клацнути мишею на кнопці «Показать».

4.5.2Керування показом слайдів

Під час демонстрації слайдів у неавтоматичному режимі для переходу до

наступного слайда досить клацнути мишею на слайді.

Якщо на слайді є керуючі кнопки або гіперпосилання, то клацання мишею на них приводить до переходу на заданий слайд або додаток.

Для зміни запланованого раніше порядку показу досить клацнути на слайді правою клавішею миші і з контекстного меню вибрати потрібний наступний слайд. Тут команда Переход дає змогу вибрати не тільки слайд за ім'ям, а й іншу довільну

демонстрацію, ім'я якої було створено раніше за командою Показ слайдов —

Произвольный показ.

Контекстне меню має змогу також зробити нотатки до слайда і викликати записну книжку.

Під час пояснення матеріалу іноді потрібно щось домалювати або підкреслити на слайді. Це можна зробити за допомогою пера, на яке перетворюється покажчик миші. Для цього з контекстного меню треба вибрати команду Перо. Це саме меню

дає змогу встановити колір, яким будуть виконуватися малюнки за допомогою пера. Зроблені пером малюнки зберігаються на екрані тільки на час демонстрації слайда. Навіть при повторному показі слайда під час демонстрації вони втрачаються.

Самостійна робота студента над темою

“Загальні відомості про PowerPoint” –8/9 години

Теоретичний курс

3 .

4 Використання глобальної мережі Internet для доступу до гіпертекстової та гіпермедійної системи World Wide Web (WWW).

Практичне завдання

Підготовка до лабораторних робіт № 1 – 8 години

Література до теми 4: 1, 2, 3, 4, 5,6

Тема 5.Відеоконференції

План лекції (3 години)

1. Призначення відео конференції

2. Архітектура і стандарти систем відеоконференцзв'язку

3. Канали зв'язку для проведення відео конференцій

4. Якість відеозв'язку

5. Обладнання для відеоконференції

6. Приклад відеоконференціі на устаткуванні Sony

5.1Призначення відеоконференції

Відеоконференції вже стали нормою корпоративного спілкування на Заході. Переваги цієї технології починають усвідомлювати і керівники українських компаній.

Перші рішення по проведенню відеоконференції між людьми, що

знаходяться на значній відстані один від одного, з'явилися ще в 60-70-ті роки минулого сторіччя. Проте тоді вони були достатньо дорогим задоволенням, оскільки вимагали виділених високошвидкісних ліній зв'язку, спеціально навчених операторів і обладнаного приміщення.

Сьогодні працювати із засобами відеоконференцзв'язку персонального або групового рівня не набагато складніше, ніж користуватися звичними

операційними системами ПК і їх додатками. Витрати на організацію відеозв'язку також стали цілком доступними як для великих транснаціональних компаній, так і для фірм середніх розмірів.

Перехід від аналогового телебачення, до цифрового, досягнення в області стиснення відеоінформації і збільшення пропускної спроможності каналів зв'язку дозволяють сьогодні реалізувати системи відеотелефонії і відеоконференцзв'язку з

високою якістю зображення і звуку.

Протягом останніх десяти років індустрія відеоконференцзв'язку демонструє стрімке зростання. Сучасне устаткування відеозв'язку, що поставляється основними виробниками, забезпечує високоякісні зображення і звук, володіє

функціональними можливостями, про яких кілька років тому можна було лише мріяти.

Великі, середні і малі компанії тільки починають усвідомлювати всі переваги

відеозв'язку: зниження витрат, реальний візуальний контакт з віддаленим співбесідником, можливість спільної роботи із загальними даними і додатками.

Серед особливо яскравих переваг відеозв'язку хочеться назвати такі

можливості, як:

• перебування одночасне в декількох місцях;

• частіше спілкування з колегами і партнерами, постачальниками і замовниками, не покидаючи свого офісу;

• негайне обговорення невідкладних проблем і ухвалення рішення по них.

За різними джерелами, 80-85% інформації людина сприймає зорово, тому відеоконференцзв'язок є найважливішим джерелом передачі інформації. У зв'язку

з цим використання відеоконференцій в управлінні, медицині, дистанційному навчанні, системах безпеки і багатьох інших областях приносить величезну користь.

Звичайно, відеоконференції ніколи не замінять особистого спілкування, але вони дозволяють добитися принципово нового рівня взаємодії між людьми, часом розділеними тисячами кілометрів.

Згідно численним дослідженням, на слух людина сприймає всього лише десяту частину інформації (як, наприклад, при телефонній розмові). А ось у разі, коли є можливість стежити за жестикуляцією і мімікою співбесідника, ККД

сприйняття інформації досягає 80-85%.

Менеджери компаній, що використовують відеоконференції в повсякденному житті, твердять, що системи відеоконференцій різко скорочують

тимчасові і фінансові витрати фірми на наради, семінари, відрядження їх співробітників і консультації.

5.2Архітектура і стандарти систем відеоконференцзв'язку

Для проведення простої персональної відеоконференції між двома учасниками достатньо мати комп'ютер з могутнім процесором і великим об'ємом пам'яті, оснащений платою відеоконференцій з відповідним програмним забезпеченням. Крім того, комп'ютер повинен бути забезпечений камерою і мікрофоном. З'єднання при цьому може здійснюватися як по локальній мережі, так і по каналах цифрового телефонного зв'язку.

Проте основна задача цієї технології полягає в проведенні групових,

багатоточкових відеоконференцій, які дозволяють одночасно спілкуватися декільком групам учасників. Такі відеоконференції мають на увазі наявність

спеціальних програмно-апаратних засобів, про яких варто розповісти докладніше.

Кодек (codec) - пристрій для перетворення аналогових (аудіо-, відео-)

сигналів в цифровий потік бітів і зворотного перетворення цифрових сигналів в аналогові. На абонентному рівні використовуються термінали з підтримкою аудіо- і відеозв'язку- індивідуальні або групові відеосистеми або IP-телефони.

Для організації сеансів відеоконференцій, коли в них беруть участь відразу

декількох (три і більш) чоловік, передбачені сервери багатоточкового зв'язку (MCU). MCU H.323 суміщає в собі обов'язковий багатоточковий контроллер, що управляє з'єднаннями, і один або декілька мультимедійних процесорів, призначення яких - мікшування аудіо- і відеосигналів, що поступають від багатьох учасників.

Для вирішення задачі сумісності і перекодування аудіо- і відеопотоків на стику мереж ставлять шлюзи (gateways), які сполучають комутовані ISDN-мережі

з пакетними IP-мережами. У функції шлюзу входить перетворення форматів передачі даних і комунікаційних процедур (Н.225/Н.221 і Н.245/Н.242). Додатково

шлюз відповідає за транскодування аудіо- і відеосигналів і виконує настройку і закриття з'єднань.

Контроллери зони (gatekeepers) - це програмні модулі, які авторизують підключення, транслюють імена терміналів і шлюзів, що використовуються в

системі, в IP-адреса, маршрутизують запити через шлюзи. Крім того, контроллери зони надають додаткові послуги, такі як управління шириною смуги, переадресація виклику, підтримка служби каталогів, статистичні звіти для білінгових систем.

Мережні екрани і проксі-сервери (firewalls і proxies) запобігають несанкціонованому доступу до конференції у разі зв'язку через інтернет.

Що стосується стандартів відеоконференцзв'язку, то рекомендація ITU-T Н.320 визначає такі стандарти в мережах ISDN і ним подібних, а рекомендація Н.323 визначає стандарти в локальних, корпоративних і глобальних мережах з

комутацією пакетів. Рекомендації Н.323 передбачають:

• управління смугою пропускання;

• можливість взаємодії мереж;

• платформену незалежність;

• підтримку багатоточкових конференцій;

• підтримку багатоадресної передачі;

• стандарти для кодеків;

• підтримку групової адресації.

Рекомендація Н.324 визначає стандарти для відеоконференцзв'язку з використанням звичних телефонних ліній (POTS). Ряд виробників устаткування

для відеоконференцзв'язку, враховуючи цю особливість, реалізує адаптацію і забезпечує сумісність апаратних і програмних засобів для різних рекомендацій

серії Н.32х.

Головною зміною стала остаточна переорієнтація всіх провідних виробників систем відеоконференцзв'язку на протокол IP. Поява на ринку мультимедійних

порталів забезпечує управління відеоконференціями за допомогою веб-

технологій.

Існуючі засоби криптографічного захисту інформації дозволяють зберегти конфіденційність змісту сеансів відеоконференцій, що дуже важливе в управлінні

і бізнесі, роботі великих фірм з розгалуженою мережею філіалів.

В 2003 році у сфері відеоконференцій був ратифікований новий стандарт кодування - H.264. В основі цього стандарту лежать ефективніші алгоритми

компресії відеозображення, що дозволяють, наприклад, передавати відео на швидкості 384 Кбіт/с з тим рівнем якості, яка для його попередника, протоколу H.263, можливо тільки при швидкості 768 Кбіт/с.

Від вживання стандарту H.264 виграють користувачі відеоконференцзв'язку, оскільки одержують поліпшену якість зображення при тій же пропускній спроможності, або ж звична якість зображення при удвічі меншій пропускній

спроможності.

5.3Канали зв'язку для проведення відео конференцій

Класична схема проведення відеоконференції має на увазі зв'язок між терміналами по лініях ISDN (цифрова мережа з інтеграцією послуг). Проте останніми роками все більш широке поширення набувають відеоконференції, що

використовують IP-мережі, як локальні, так і територіально розподілені і глобальні.

Що стосується вимог до смуги пропускання каналу, то звичайно для

проведення відеоконференцій використовуються лінії із смугою пропускання від

64 Кбіт/с до 512 Кбіт/с для каналів ISDN і до 1-1,5 Мбіт/з для IP-мереж. Але треба мати на увазі, що прийнятна якість відео виходить при швидкості порядку 200

Кбіт/с, а високоякісне зображення в хороших системах досягається при швидкості близько 300 Кбіт/с і вище.

Провідні виробники систем відеоконференцзв'язку вже давно стали

випускати мультипротокольні (H.320/H.323) системи, що безвідмовно працюють в

IP- і ISDN-мережах одночасно.

Критерії вибору транспортного середовища для систем відеоконференцій.

Звичайно при виборі системи відеоконференцій рішення визначається не ціною устаткування, а вартістю експлуатації. Ясно, що фірма, що не має власної мережі ISDN і партнерських відносин з однією з телекомунікаційних компаній, для створення мережі відеоконференцзв'язку швидше віддасть перевагу устаткуванню стандарту H.323. Вона постарається максимально використовувати інвестиції, раніше вкладені в створення своєї IP- мережі. Тому при розгляді конкретних рішень багато клієнтів віддають перевагу IP-системам. З другого боку, при організації одиночної станції, наприклад, для дзвінків за рубіж, дешевше використовувати устаткування ISDN.

Враховуючи той факт, що в нашій країні ISDN не користується масовою популярністю, можна спрогнозувати, що більше поширення набудуть IP-системи.

5.4Якість відеозв'язку

Основними чинниками, що визначають якість зображення, є якість устаткування (кодека і відеосервера), а також доступна смуга каналу.

Відеозв'язок заснований на дискретизації і компресії (стисненні) сигналів зображення і звуку, які передаються від одного абонента відеозв'язку до іншого. Відеосигнал породжує дуже великий потік даних, і для більшості додатків немає необхідності передавати весь цей потік в повному об'ємі. Кодек відправляє

дискретні значення відеосигналу, тобто миттєві значення відеосигналу, через певні інтервали часу, що становлять частки секунди. Крім того, після дискретизації відеопотік піддається подальшій оптимізації за рахунок компресії.

Компресія дозволяє усунути непотрібну надмірність сигналу. Наприклад, оскільки фонове зображення в типовому приміщенні для відеозв'язку міняється достатньо рідко, то немає необхідності передавати пов'язану з ним частину

відеосигналу знову і знову. Економлячи таким чином смугу, не потрібну для передачі інформації, що повторюється, кодек перерозподіляє її на користь передачі об'єктів, що змінюються або рухомих, наприклад людей. У наслідок

постійних рухів або переміщень об'єктів відеозв'язку кодеку постійно доводиться проводити великий об'єм обчислень по обробці даних. Кодек кращої якості краще передає рух. Крім того, кодек визначає швидкість оновлення зображення на моніторі, яка вимірюється кількістю оновлень екрану (фреймів) в секунду.

Оптимальна швидкість - 30 фреймів в секунду (30 fps). Хороша якість звуку є дуже важливим чинником успіху відеоконференції. Аудіосистема складається з різних елементів: мікрофон і система погашення відлуння, система балансування смуг, що виділяються для аудіо- і відеосигналів, гучномовців.

Як і у відеоконференції в цілому, аудіосистеми повинні відповідати міжнародним стандартам: висока якість повинна забезпечуватися не тільки при

зустрічній роботі однорідних систем.

5.5Обладнання для відеоконференції

Підвищення інтересу українських споживачів до систем відеоконференцій фахівці пов'язують з декількома чинниками.

По-перше, зниженням вартості самого устаткування (за останні три роки воно подешевшало приблизно в 3 рази).

По-друге, вартість оренди каналів зв'язку стала доступнішою для вітчизняних компаній.

По-третє, в нашій країні росте кількість представництв зарубіжних компаній. З урахуванням того, що на Заході проведення нарад за допомогою відеоконференцзв'язку - норма ділового спілкування, місцеві представництва

вимушені встановлювати у себе як мінімум термінали відеоконференцзв'язку.

По-четверте, керівники наших компанії починають усвідомлювати економічні вигоди від установки таких систем.

Важливим також є чинник розвитку корпоративних IP-мереж вітчизняних компаній. За наявності у компанії такої мережі відеоконференції можуть розглядатися просто як додатковий сервіс.

В Україні сьогодні представлені три ведучих світових виробника систем відеоконференцзв'язку - Polycom, Tandberg і Sony. Проте це не заважає заявляти про себе менш "брендовим", але не менше амбітним виробникам.

Цілком логічно не обійшов своєю увагою відеоконференції і провідний виробник устаткування для IP-мереж - Cisco. Продукт цієї компанії, Cisco VT Advantage, включає недорогу USB-камеру і програмне забезпечення для персонального комп'ютера, що підключається до Cisco IP-телефону. Cisco під

своєю маркою представляє на ринку і сервер відеоконференцій. Правда,

виробником в даному випадку Cisco не є (сервер компанії Radvisions).

У нашій країні почав формуватися і ринок відеоконференцій як комерційної послуги. В такій якості її пропонують оператори зв'язку.

Найкрупніший подібний проект, природно, реалізований нашим національним оператором - ВАТ "Укртелеком". Сьогодні в приміщенні Апарату

управління Укртелекому в Києві знаходиться центральна студія відеоконференцзв'язку, і по терміналу в кожному обласному відділенні.

Найреальнішими споживачами устаткування для відеоконференцзв'язку в

нашій країні є державні структури, комерційні компанії з розгалуженою мережею філіалів, представництва іноземних фірм, установи освіти (для проведення дистанційного навчання).

Продукти для відеоконференцій, які сьогодні є на українському ринку.

Sony

Компанія Sony розробляє, проводить і поставляє повний спектр

високоякісного, легкого у використовуванні і доступного устаткування відео- і аудіоконференцзв’язку, програмного забезпечення, систем групового відеоконференцзв'язку, шлюзів і серверів доступу.

Крім того, камери Sony, що добре зарекомендували себе, використовуються іншими виробниками устаткування для відеоконференцій, наприклад Polycom і Aethra.

Sony PCS-HP є моделлю початкового рівня. Для неї можливі різні варіанти установки: на робочому столі, в переговорній кімнаті середнього розміру, в офісі або удома. Повністю сумісна з іншими системами відеоконференцзв'язку, що є на

ринку, PCS-11P підтримує всі поширені галузеві стандарти, дозволяючи реалізувати просту інтеграцію в системи, які вже є у користувача. Крім того, PCS-

11P підтримує самий останній стандарт кодування відеосигналу H.264.

Особливістю призначеної для керівників моделі PCS-TL50 є те, що вона виконана у формі 20-дюймового LCD-монитора. PCS-TL50P (рис.5.1) має

вбудований кодек, два мікрофони і вбудовані гучномовці. При цьому кодек забезпечує широкі можливості: наприклад, функція MCU (управління

багатоточковим з'єднанням).

Система відеоконференцзв'язку

Sony PCS-1/1P є моделлю середнього рівня і надає ефективні можливості для

обміну даними, які дають додаткові переваги в порівнянні із звичними

системами аудіо- і відеоконференцзв'язку.

Використовування додаткових

блоків і програмного забезпечення до цієї моделі дозволяє забезпечити проведення відеоконференцій за стандартом Н-320, використовуючи лінії ISDN з потоком до 768 Кбіт/с або до 384 Кбіт/с; передавати віддаленим учасникам відеоконференції інформацію, що відображається на екрані комп'ютера, з дозволом XGA;

організовувати багатоточкові відеоконференції (до шести абонентів).

Для VIP-клієнтів Sony пропонує систему відеоконференцзв'язку PCS- G70NP, який складається з кодека і камери, Н.323 - 4 Мбіт/з, підтримує Н.264 навіть в режимі багатоточкової конференції, MPEG4, можливі опції MCU і ISDN.

Ця система забезпечує нові можливості реєстрації і відображення, розроблені спеціально для отримання найвищої якості зображення і звуку при оснащенні устаткуванням залів відеоконференцзв'язку.