Характеристика основних класів бухгалтерського програмного забезпечення

Програми для ведення домашньої бухгалтерії. Персональний комп'ютер можна використовувати для обліку власних доходів і витрат, планування сімейного бюджету (включно з довгостроковими вкладеннями), складання податкових декларацій. Всі ці питання поступово стають актуальними для значної частини населення.

Міні-бухгалтерія. До цього класу належать програми, які використовуються одним або кількома працівниками бухгалтерської служби невеликих підприємств. Такі програми не мають чіткої спеціалізації за ділянками обліку. Вони реалізують функції ведення синтетичного та сумового аналітичного обліку, дозволяють вводити господарські операції та обробляти їх (сортувати, здійснювати пошук необхідної інформації тощо), формувати невеликий набір первинних документів і звітних форм.

Універсальні бухгалтерські системи (міні-бухгалтерія). До цього класу належать програмні продукти, орієнтовані на бухгалтерські служби малих і середніх підприємств, які в спрощеному варіанті забезпечують ведення всіх ділянок обліку. Такі системи поєднують облікові функції, в тому числі й функції кількісного обліку в межах однієї програми і, як правило, розраховані для роботи на одному комп'ютері. Винятком є розрахунок заробітної плати, який виконується окремо. Деякі програми цього класу призначені для роботи на кількох комп'ютерах у локальній мережі.

Локальні автоматизовані робочі місця (АРМ). Такі програми призначені для виконання окремих облікових завдань (обліку праці та заробітної плати, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей тощо), вони охоплюють окремі ділянки роботи бухгалтерської служби і, як правило, не пов'язані між собою. АРМ мають високий рівень спеціалізації і тому можуть ефективно комп'ютеризувати окремі частини бухгалтерської служби без виходу на зведену звітність.

Комплекси пов'язаних АРМ - програмні продукти, орієнтовані на використання бухгалтерськими службами з кількістю працівників більше восьми при чіткому розподілі функцій між ними, які складаються із набору АРМ, кожне з яких реалізує функції окремих ділянок обліку. Кожна така програма розрахована на специфіку облікових робіт і орієнтована на персонал з невисокою бухгалтерською та комп'ютерною кваліфікацією. Як правило, комплекси АРМ підтримують розгорнутий аналітичний облік, мають глибоку спеціалізацію та встановлені на окремих комп'ютерах. Комплекс містить засоби об'єднання даних з різних АРМ, які необхідні для отримання синтетичних вихідних звітних форм. Поєднання даних здійснюється за допомогою спеціалізованого центрального модуля - Головної книги. При об'єднанні даних обмін інформацією може здійснюватись як за допомогою дискет, так і в локальній мережі (рис. 3.16) Ілюстративного курсу (Інформаційні зв'язки комплексу АРМ).

Кожне автоматизоване робоче місце повноцінно реалізує функції конкретної ділянки обліку, мас розвинуту систему налагодження згідно з чинним законодавством.

Управлінські системи. До цього класу належать функціонально повні системи організаційного управління з елементами бухгалтерського обліку, планування, діловодства, а також модулями прийняття рішень та ін. Бухгалтерська складова програми в даному випадку не є головною. Більш важливим с взаємозв'язок всіх складових системи, можливість ефективного управління підприємством, допомога у вирішенні головного завдання бізнесу - отриманні прибутку. Щодо особливості бухгалтерської складової у таких системах, то в них додатково з'являються додаткові модулі: консолідація звітності; ведення бухгалтерського обліку і трансформація звітності згідно вимог МСФЗ і GAAP.

Фінансово-аналітичні системи - клас програм фінансового аналізу на основі бухгалтерських даних, за допомогою яких комп'ютеризуються завдання, які стоять перед зовнішніми і внутрішніми аудиторами.

Правові бази даних - клас програм, до яких належать упорядковані довідникові системи, що містять підібрані в тематичному або хронологічному порядку законодавчі акти з питань податків, бухгалтерського обліку тощо. Ці системи дозволяють швидко знаходити потрібні документи, оперативно відстежувати зміни та доповнення до них, але вони мають лише непряме відношення до бухгалтерських програм. Хоча ця категорія програмного забезпечення була створена, перш за все, як допомога юристам, значна її частина орієнтована на таких користувачів як бухгалтери, фінансисти, економісти.

Слід зазначити, що хоча наведений перелік категорій програм с корисним для уявлення про основні класи бухгалтерського програмного забезпечення, що пропонуються на конкурсах бухгалтерських програм, він склався стихійно і в силу цього непридатний для наукової класифікації бухгалтерського програмного забезпечення за певними ознаками та вибору оптимальних програм. Наступна класифікаційна система передбачає чітке групування програмного забезпечення за певними ознаками (рис. 3.17) Ілюстративного курсу (Класифікація бухгалтерських програмних продуктів).

Наведений перелік класів бухгалтерських програм допомагає порівняти їх можливості та вибрати оптимальну програмну систему для бухгалтерської служби. Також деякі дослідники виділяють системи управління облікового типу, які орієнтовані на виконання операцій первинного, бухгалтерського, податкового та інших видів обліку. Такі системи з організації облікових операцій поділяють на: офісні (обслуговуючі) та виробничі, які підтримують процеси планування та управління виробництвом.

Інформаційні системи, у яких підготовка всіх документів і звітів направлена на обслуговування деякого процесу, пов'язаного із переміщенням товару чи матеріалу, відносять до офісних систем - наприклад, роботу на складі, торговельному підприємстві тощо. Тут робота над документами орієнтована на без комп'ютерний облік, а вид документів і звітів при заповненні відповідає затвердженим паперовим формам. Однак за допомогою комп'ютерних технологій традиційні операції поєднуються з операціями ведення бази даних, що дозволяє значно розширити можливості таких систем, особливо в цілях аналізу стану обліку.

Офісні інформаційні системи, які реалізовані на базі окремого програмного модуля і де взаємодія функціональних модулів системи закладено в структуру інформаційних систем, визначають як системні.

Інформаційні системи, які реалізують різноманітні форми ведення обліку, але реалізовані у вигляді сукупності окремих функціональних модулів (наприклад, бухгалтерія, склад, зарплата тощо), визначають як модульні інформаційні системи. Програмні продукти цього типу можуть використовуватись як окремо (помодульно), так і разом, створюючи умови для побудови інформаційної системи управління підприємством.

Офісні інформаційні системи підтримують ведення всіх розділів бухгалтерського обліку: операції з банком та касою, основні засоби та нематеріальні активи, матеріально-виробничі запаси (матеріали, товари, готова продукція), облік в оптово-роздрібній торгівлі, облік валютних операцій, розрахунки з підзвітними особами, заробітна плата і кадровий облік.

Інформаційна система автоматизує підготовку первинних документів для виконання операцій оперативного обліку: платіжні доручення та вимоги, рахунки та рахунки-фактури (журнали реєстрації, книги купівлі-продажу), прибуткові та видаткові касові ордери, документи обліку касових операцій, накладні.

Виробничі інформаційні системи дозволяють створити умови оптимального формування потоку матеріалів (сировини), напівфабрикатів і готових виробів. Для цього в інформаційних системах передбачається інтеграція основних (бізнес) процесів підприємства: постачання, виробництво, продаж, а також процеси планування, контролю виконання та інші. У цьому випадку інформаційна система забезпечує взаємозв'язок цих процесів, формуючи структуру інформаційних відносин

Інформаційні системи облікового типу дозволяють вирішити наступні основні завдання: виконання об'ємно-календарного планування, управління складом, планування потреби в матеріалах і у виробничих потужностях, управління цехом, продажами, запасами, закупівлями, фінансами, персоналом, підтримка бухгалтерського та податкового обліку, виконання управлінського аналізу.