Рахунки і подвійний запис в КСБО

В умовах ручної обробки даних бухгалтерського обліку рахунки виступають матеріальними носіями з властивими їм дебетом і кредитом. При використанні комп'ютерів особливо радикальна перебудова відбувається в системі рахунків. В умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку первинні дані нагромаджуються на машинних носіях інформації і обробляються в комп'ютерних системах. Таким чином, рахунки немовби втрачають ознаки матеріального носія інформації в їх теоретичному розумінні.

При КСБО немає необхідності обмежувати кількість показників, які одержуються в системі бухгалтерського обліку.

Основні відмінності при роботі з бухгалтерськими рахунками в комп'ютерних програмах полягають в наступному:

- існує можливість одночасного ведення обліку за декількома планами рахунків;

- значно розширено можливості аналітичного обліку.

Багато програм, наприклад, "Галактика 5.74" та "1C: Бухгалтерія", дозволяють вводити проводки одночасно з декількох робочих планів рахунків.

Застосування комп'ютерів дозволяє багаторазово перегрупувати дані, записані на електронних носіях. Виникає можливість в межах одного синтетичного рахунку одержати декілька різних груп аналітичних рахунків, які різнобічне відображають первинну інформацію. В кожній групі аналітичних рахунків інформація групується та узагальнюється в інтересах управління за певною ознакою. Значно підвищуються інформаційна ємність системи рахунків і можливості детальнішого та глибшого аналізу інформації.

Закодовані програмою господарські операції відображаються на відповідному синтетичному рахунку і одночасно групуються за всіма необхідними для управління ознаками в групі аналітичних рахунків. При цьому шифр рахунку складається з досить великої кількості цифр і літер, в межах якої допускається будь-яка система кодування рахунків. У найбільш поширених програмних системах План рахунків може містити і опис кореспонденції кожного рахунку, так що програма просто не дозволить здійснити неправильний бухгалтерський запис.

В умовах застосування комп'ютерної техніки рахунки бухгалтерського обліку мають певну інформаційну характеристику, яка вказує на те, які об'єкти реєструються в бухгалтерському обліку. Вони виступають групувальною ознакою якісної визначеності господарських операцій. Проте рахунки утворюють єдину систему бухгалтерського обліку саме завдяки подвійному відображенню даних бухгалтерського обліку, вираженому за допомогою подвійного запису. Остання додає обліку системний характер, забезпечує формування і агрегацію інформації про об'єкти бухгалтерського обліку на рахунках. Таким чином, рахункам властивий подвійний запис так само, як і останній не використовується поза системою рахунків бухгалтерського обліку.

Господарські операції на рахунках бухгалтерського обліку в умовах використання комп'ютерної технології відображаються як накопичення цифрових показників, з властивими їм знаками плюс або мінус, тому інформація, сформована в комп'ютері, повинна бути зручною для сприйняття, що обумовлює необхідність збереження подвійної характеристики інформації.

Подвійний запис при комп'ютеризації обліку зберігається, навіть якщо операції фіксуються один раз за допомогою відповідного коду. Принцип подвійності тепер реалізується на іншій підставі - шляхом кодування всіх облікових операцій і розробки відповідних алгоритмів для отримання облікових показників різних ступенів і рівнів. Записана один раз інформація залежно від програми обробки може бути використана багаторазово, в тому числі і в розрізі кореспондуючих рахунків для отримання дебетових і кредитових оборотів.

При введенні інформації в комп'ютер користувач складає облікові записи, які складаються з наступних частин:

- дата господарської операції;

- шифри рахунків, що дебетуються та кредитуються (включаючи характеристику в аналітичному розрізі);

- кількість (натуральні вимірники для операцій із активами);

- сума в національній, іноземній валюті та курс валюти (для операцій з іноземною валютою);

- сума господарської операції (документу);

- назва та номер первинного документу;

- короткий зміст господарської операції.

У ряді програм алгоритми, що забезпечують введення облікових записів, називаються механізмом "групових операцій".

Широке використання сучасної комп'ютерної техніки не усуває необхідності відображення на рахунках бухгалтерського обліку за допомогою подвійного запису зміни у складі господарських засобів і їх джерел, оскільки навіть при АСБО зберігаються єдність і причини виникнення подвійного запису, тобто зберігається об'єктивно існуюча економічна подвійність, властива кожній господарській операції, що здійснюється на підприємстві. При цьому зміни відбудуться тільки в механізмі відображення господарських операцій, які будуть виражені в одночасній фіксації руху господарських засобів на двох відповідних рахівницях.

В інформаційній базі генеральної системи дані вводяться бухгалтерською проводкою, в якій за дебетом і за кредитом виступає лише один синтетичний і один аналітичний рахунок. При цьому коди синтетичних і аналітичних рахунків за дебетом і за кредитом відрізняються знаком, оскільки при тотожності кодів дебету і кредиту проводка не має змісту. Отож, господарська операція розглядається як кореспонденція не тільки синтетичних, але і аналітичних рахунків.

У даний час виникли об'єктивні передумови для перегляду підходів, що склалися у зв'язку з появою найдосконаліших комп'ютерних систем, але при цьому процес обробки економічної інформації виконується в певній послідовності дій, що повторюються в кожному звітному періоді:

Послідовність дій обробки економічної інформації в умовах використання комп'ютерних технологій.

Вся ця послідовність дій може бути згрупована в три етапи:

І етап - реєстрація даних в первинних документах, яка забезпечує фіксацію даних, необхідних для відображення в бухгалтерському обліку. Вона може здійснюватися на первинному документі, а також на носії первинної інформації із здійсненням одночасно дистанційного введення даних у комп'ютер.

II етап - побудова масиву господарських операцій (з використанням подвійного запису). В комп'ютерних програмах кореспонденція рахунків може бути введена в програму вручну, або ж може бути закодована при первинній реєстрації. У другому варіанті в програму вводиться матриця (алгоритм) взаємозв'язку рахунків бухгалтерського обліку, в якому рахункам з кореспонденції привласнюється умовний шифр. При цьому завдяки подвійному запису на рахунках всі зміни у складі господарських засобів підприємства і джерел їх формування будуть згруповані за певними видами.

III етап - складання звітності підприємства. Статті балансу, разом з іншими формами звітності, можуть бути одержані автоматично, за умови, що звітні записи чітко відповідають статтям балансу.

Всі три етапи облікових процесів у різних комп'ютерних програмах можуть бути реалізовані по-різному, це пояснює важливість знання всіх можливостей бухгалтерських комп'ютерних програм.

Компонентами загальної моделі обробки облікових даних в більшості комп'ютерних програмах є: способи побудови системи бухгалтерських рахунків; моделі організації документообігу; способи побудови системи записів на рахунках бухгалтерського обліку; моделі аналітичного обліку; моделі облікового періоду; способи уявлення та порядок роботи з початковою інформацією; моделі Розподілу та інтеграції облікових даних.

Сукупність цих компонентів визначає принципи уявлення та інтерпретації облікової інформації в програмній системі, правила її функціонування і адаптації до потреб конкретних користувачів.

Способи побудови системи записів на рахунках бухгалтерського обліку в різних комп'ютерних програмах реалізуються по-різному. В більшості комп'ютерних програм основу для здійснення бухгалтерських записів складає книга обліку господарських операцій, в якій у формалізованому вигляді фіксуються господарські операції підприємства. В книгу обліку господарських операцій записуються всі бухгалтерські проводки, відповідні поточному звітному періоду, крім тою, вона є узагальненим синтетичним і аналітичним бухгалтерським регістром і хронологічно впорядкованим списком проводок за рахунками бухгалтерського обліку. На основі записів у книзі обліку господарських операцій програма виконує рознесення даних за рахунками бухгалтерського обліку. Книга обліку господарських операцій служить основним джерелом для формування більшості бухгалтерських звітів.

Форма та порядок представлення книги обліку господарських операцій, склад реквізитів кожного її запису та спосіб введення даних в комп'ютерних програмах істотно відрізняються. В більшості комп'ютерних програм у книзі обліку господарських операцій запис складається з однієї проводки, причому остання, крім пари кореспондуючих рахунків і суми, може включати і інші допоміжні дані, необхідні для функціонування програми.

В окремих комп'ютерних програмах базовим елементом книги обліку господарських операцій є не проводка, а запис про господарську операцію, що містить не одну, а декілька кореспонденцій проводок. Іноді комп'ютерні програми взагалі не зберігають проводок, і книга обліку господарських операцій містить спеціальним чином закодоване представлення господарських операцій, на основі якого в подальшому виконується рознесення сум за рахунками бухгалтерського обліку.

Таким чином, завдяки використанню комп'ютерних технологій при автоматизації бухгалтерського обліку забезпечується:

- відображення процесу кругообігу господарських засобів за певними операціями;

- розробка та впровадження економічно правильного групування господарських операцій;

- виділення встановлених груп господарських операцій із загальної кореспонденції рахунків;

- перетворення післяопераційної схеми кореспонденції рахунків у код господарських операцій;

- розробка регламентованого опису господарських операцій, що відображає двосторонній характер взаємопов'язаних змін н об'єктах бухгалтерського обліку за допомогою однократного запису;

- встановлення однозначної відповідності встановленого коду господарської операції кореспонденції рахунків;

- автоматизація порядку складання кореспонденції рахунків на підставі одноразового опису господарських операцій.

Обробка даних бухгалтерського обліку ґрунтується на методології, властивій тільки цьому виду облікової Інформації. До числа основних традиційних принципів, що формують методологію бухгалтерського обліку, реалізовану в умовах використовування комп'ютерних систем, слід віднести:

- відображення всіх явищ і процесів господарського життя в суцільному порядку за всіма операціями;

- юридичну доказовість даних бухгалтерського обліку, засновану на спеціальних вимогах до документального оформлення;

- систематизацію всіх господарських операцій в системі бухгалтерських рахунків на основі подвійного запису;

- узагальнення поточної інформації в бухгалтерській звітності;

- періодичну перевірку відповідності облікових даних фактичним;

- забезпечення балансової рівності між господарськими засобами та джерелами їх формування.

Завдяки використанню подвійного запису при відображені наявності та руху об'єктів бухгалтерського обліку в умовах використання комп'ютерних технологій створюється можливість їх облікового групування на рахунках бухгалтерського обліку, що посилить контроль за виробничо-господарською діяльністю будь-якого підприємства. Подвійний запис в автоматизованому бухгалтерському обліку зберігається, навіть якщо господарські операції фіксуються один раз за допомогою відповідного коду, тобто дані вводяться в комп'ютер одноразово, відбувається автоматичне накопичення та групування даних за дебетом одного рахунку і кредитом іншого з накопиченням оборотів за кожним синтетичним рахунком.

Подвійний характер взаємопов'язаних змін в об'єктах бухгалтерського обліку в умовах використання комп'ютерних систем виявлятиметься в однократному записі будь-якої господарської операції, яка дозволить: по-перше, скоротити стадії облікового процесу; по-друге, сформувати єдину інформаційну базу для оперативних бухгалтерських даних; по-третє, одержувати всю сукупність початкових регістрів і звітних даних. Таким чином, в умовах використання комп'ютерної техніки для обробки облікових даних, зміниться не тільки існуюче уявлення про дебет і кредит рахунків, але і про номенклатуру синтетичних і аналітичних рахунків, яка розширятиметься залежно від обсягу можливої номенклатури об'єктів бухгалтерського обліку.

При використанні комп'ютерних систем подвійний запис за своєю формою відрізняється від обробки облікової інформації вручну. При цьому корінним чином змінюється техніка здійснення подвійною запису: вона проводиться в комп'ютерних системах автоматично на основі кодування всіх господарських операцій і розробки відповідних алгоритмів для отримання різних ступенів і рівнів облікових показників. При постановці завдань на комп'ютері необхідно, перш за все, встановити перелік господарських операцій з вказівкою кореспонденції рахунків, знайти набір "ознак" господарських операцій, які однозначно визначають проводку, розробити систему їх шифровки. При цьому залежно від критеріїв обробки інформації варіанти кодування можуть бути абсолютно різними.

Оскільки кодове позначення засновано на використанні показників, визначених Планом рахунків, то при цьому дані за господарськими операціями модифікуються в обліковий запис, придатний для перенесення даних на машинний носій.

Посилюється також і контрольне значення подвійного запису, оскільки правильність групування даних за рахунок попереднього отримання підсумків за кожним балансовим рахунком може бути перевірена програмним шляхом.