Переваги та порядок здійснення електронного документообігу

Процес документально-інформаційного забезпечення управління (документообігу) традиційно складається з наступних етапів:

- створення документів і їх оформлення;

- приймання-передача документів;

- організація руху документів всередині підприємства;

- реєстрація та контроль виконання;

- зберігання документів.

Кожен з етапів з впровадженням комп'ютерних технологій зазнає певних змін. Підприємство, що використовує систему управління документами за рахунок скорочення невиробничих втрат часу, може здійснювати обсяг послуг меншою кількістю співробітників або збільшити обсяг послуг без збільшення чисельності персоналу. Клієнти таких підприємств обслуговуються швидше, отримують більш повну інформацію та звертаються до меншої кількості співробітників підприємства для її отримання.

Так, наприклад, впровадження системи "ЄВФРАТ-Документообіг" дозволяє на 40 % підвищити оперативність робота з документами, на 25-30 % скоротити витрати на ведення діловодства; в новій версії розширені функціональні можливості системи, що дозволяє більш ефективно керувати процесом документообігу.

В системі "ЄВФРАТ - Документообіг" також діє модуль HTTP-Сервер, який забезпечує користувачам можливість роботи з системою через web-браузер та мережу Інтернет з будь-якої точки світу. Цей вид сервісу незамінний для співробітників, які значну частину часу працюють за межами офіса. За допомогою даного модуля можна здійснювати:

пошук і перегляд повідомлень, документів, а також доручень, за якими він є автором, контролером чи відповідальним виконавцем;

адміністрування системи (за наявності прав адміністратора);

знищення документів (за наявності прав адміністратора);

обмін повідомленнями з іншими користувачами системи.

Переваги електронного документообігу як для адміністрації підприємств, так і для їх співробітників наведено на рис. 2.18. Ілюстративного курсу (Переваги електронного документообігу).

Комп'ютерні технології дозволяють використати електронний варіант картотек - бази даних. У найпростішому варіанті база даних - це та ж картотека, тільки розташована в пам'яті комп'ютера, що дозволяє шукати документ або групу документів за будь-якою пошуковою ознакою, за автором документу, виконавцем, темою, датою одержання або складання документа, його номером тощо, закладеною при його реєстрації.

Одна з основних переваг передачі документу безпосередньо з комп'ютера на комп'ютер - це можливість отримати документ у тому вигляді, в якому він був підготовлений, з включеними в нього таблицями, графіками, рисунками тощо. Відомості з такого документа легко можна перенести до іншого документу, а сам документ може передаватися комп'ютерною мережею всередині підприємства.

Реєстрація документу проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп'ютера та перенесення реєстраційного номеру в документ у штамп з позначкою про одержання документу.

В сучасних системах документообігу реалізовані потужні пошукові апарати, які дозволяють ефективно вирішувати подібні задачі.

Нижній рівень пошукового апарату реалізує локальний перегляд, надаючи користувачу стандартні засоби для пошуку в межах будь-якої таблиці: реєстру документів, довідника. Такий пошук здійснюється за завданням у вказаному контексті в зазначеному стовпчику або шляхом задання умов фільтрації або сортування документів таблиці.

Умова фільтрації складається із набору логічних висловлювань, які можуть бути задані довільно або сформовані з елементів і операцій, визначених для документів певного виду. В сучасних системах документообігу існує можливість використовувати розширений пошук, який забезпечує можливість відбору в реєстрі:

всіх документів, адресованих користувачу (вибираються всі документи, що надійшли);

- документів, адресованих користувачу, але з якими він ще не знайомий (нові надходження);

- документів, автором яких є певний користувач (особисті документи);

- документів, за якими минув строк ознайомлення (виконання) хоча б одного із адресатів (прострочені документи).

Використання механізму пошуку через реєстр забезпечує гнучкість і зручність в роботі, особливо при повторному пошуку.

Верхній рівень пошукового апарату реалізує глобальний перегляд, не пов'язаний з конкретною таблицею. Він дозволяє знайти потрібний документ (або документи) із всієї сукупності наявних в підсистемі.

На стан систем документообігу значний вплив здійснили ідеї та концепції з суміжних галузей:

- управління діловими процесами:

1) виявилось, що деякі ділові процеси супроводжуються фінансовими і товарними документами (це зумовило пошук шляхів інтеграції облікових workflow-систем);

2) торгові та бухгалтерські системи були удосконалені та набули корисних властивостей: наявність різних етапів обробки документів, можливість призначення виконавців і строків обробки, варіантність обробки в залежності від умов;

корпоративні інформаційні системи: принцип єдиної загальнокорпоративної бази даних створив механізми роботи на основі всієї наявної інформації повністю заповнених і готових до використання документів; принцип однократності введення призвів до того, що документ, створений на одному з робочих місць, став доступним на інших ділянках роботи (наприклад, оформлена на складі накладна доступна для обробки бухгалтерською службою, інформація про платежі, які надійшли, відразу використовується постачальниками);

електронний обмін (EDI): завдяки йому, принцип однократності введення поширився і на зовнішній документообіг - взаємодія з банками (система "Клієнт-банк"), податковими службами та позабюджетними фондами. Тепер не потрібно вводити дані з документів, отриманих з іншого підприємства, хоча самі паперові документи продовжують використовуватись у звичайному порядку.

Комп'ютерні програми документообігу автоматизують гри основні види документообігу: офісний, спільний і адміністративний.

Офісний документообіг обслуговує рутинні офісні завдання та застосовується тільки в рамках конкретного виробничого завдання. Електронне повідомлення, що містить інструкцію та інформацію про її статус у процесі документообігу, передається від працівника до працівника відповідно до порядку, визначеного керівником.

Спільний документообігмає місце тоді, коли нетипові процеси охоплюють декілька підрозділів або підприємств (розробка нової продукції, що проходить стадії висування концепції, проектування, виробництва та маркетингу тощо).

Адміністративний документообіг обслуговує: процеси, у яких раніше використовувалися тільки паперові форми документів. Як і виробничий документообіг, він призначений для обробки звітів про витрати і реєстраційних форм з незначними адміністративними витратами. Замість заповнення паперової форми (наприклад, для одержання добових при відрядженні) співробітник заповнює електронну форму на комп'ютері й електронною поштою надсилає її до бухгалтерської служби.

В сучасних умовах виділяють наступні тенденції розвитку електронного документообігу:

1) оскільки електронний і паперовий документообіги ще довго будуть існувати паралельно, необхідним є їх граничне поєднання та гармонізація дій на підприємстві;

2) внутрішній елементний документообіг на даний момент ефективно функціонує, у зовнішньому документообігу можливо виділити лише окремі напрями обігу: клієнт-банк, подання звітності на оптичних і магнітних носіях.

Однак розвиток банківської справи потребує оперативності документообігу, що можливе шляхом його переведення в електронну форму;

3) відбувається розмиття меж між зовнішнім і внутрішнім документообігом: корпоративні системи включають до складу користувачів своїх контрагентів; постачальники використовують дані виробничого планування для прогнозування обсягів і графіків поставок; дистриб'ютори та/або дилери розміщують замовлення, узгоджують та відстежують їх виконання (для цього застосовують SCM-системи - управління ланцюжками поставок).