Електронне документування

Застосування комп'ютерів вносить значні зміни в організацію документування, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації та електронних первинних документів і, по-друге, в автоматичному формуванні первинних документів.

Якщо розглядати фінансово-господарську діяльність не як сукупність функцій планування та обліку, а як процес підготовки та оброки фінансових і товарних документів, то він характеризується наступними особливостями:

- документи представлені не у вигляді тексту (можливо, з рисунками, схемами, таблицями), а у формі бланку встановленого виду із занесеними в них показниками: назвами, кодами, датами, числами;

- фінансовим товарним документам не властива наявність декількох редакцій, а навпаки, виправлення є, зазвичай, допустимими;

- для документообігу характерно не лише послідовне проходження одним документом різних етапів обробки (реєстрація, адресування, візування тощо), а послідовне створення на основі одного документу другого, а на основі другого - третього документу (наприклад, на основі договору виписується рахунок, на основі рахунку - накладна і т.д.);

Зазначені особливості зумовлюють відмінності у складанні, оформленні та зберіганні первинних документів при комп'ютеризованому документуванні на відміну від паперової обробки даних (рис. 2.17 Ілюстративного курсу). (Порядок документування в умовах комп'ютеризації).

При розгляді питання про комп'ютеризацію документування слід мати на увазі, що поняття документу в бухгалтерському обліку і в теорії автоматизованої обробки інформації дещо відрізняються. Діяльність підприємства перетворює інформацію в документ, але документ припиняє існування, якщо в подальшому над ним не будуть здійснені процедури обробки.

У комп'ютеризованій системі обліку первинний документ може складатись вручну безпосередньо на місці здійснення господарської операції без створення електронного первинного документу. Потім цей документ передається до бухгалтерської служби для обробки. Бухгалтер (оператор) створює на його основі проводку, яка додасться до хронологічного масиву даних - журналу операцій. Паралельно цей документ реєструється вручну в журналі реєстрації первинних документів.

Відмінності технології первинного документування в комп'ютеризованих системах полягають в наступному:

1) накопичення та первинна обробка облікових даних виконується із застосуванням персональних комп'ютерів, які встановлені безпосередньо на АРМ облікових працівників (у цехах, на складі, в бухгалтерській службі). При цьому скорочується потік паперових документів і здійснюється перехід до безпаперової технології обліку. Документи зберігаються не у вигляді візуальних образів, текстових чи графічних об'єктів, а у вигляді облікових записів у спеціальних регістрах системи, наприклад, в журналах (журнал платежів, журнал складських операцій і т.д.);

2) обробка первинних документів здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документу і введення його до комп'ютерної бази даних;

3) наявність можливості автоматичної реєстрації первинної інформації за допомогою таких засобів, як технологічні датчики, сканери штрихових кодів (для обліку матеріально-виробничих запасів), касові апарати (для обліку виручки від реалізації в роздрібній торгівлі), смарт-картки (для обліку праці та заробітної плати), ваги, годинники, лічильники, вимірювальна тара тощо. Така технологія документування дозволяє без будь-якої попередньої реєстрації облікових даних та їх накопичення отримати всі необхідні звітні дані безпосередньо на підставі первинних документів.

Для автоматизації підрахунку одиниць продукції, вантажів, які переміщуються, кількості енергії та пари, що витрачаються, використовуються різні системи імпульсних датчиків та лічильників. Лічильники та вимірювальні пристрої, змонтовані на пульті управління диспетчера або встановлені на конвеєрах, автоматично реєструють випуск деталей і відхилення від заданого графіка, час роботи та простою устаткування. Лічильники використовуються для обліку виробітку на токарних автоматах, ковально-пересувальному устаткуванні.

Але за безпаперової технології бухгалтерського обліку залишається дуже важлива проблема забезпечення принципу юридичної обґрунтованості облікових даних і юридичної доказовості електронних первинних документів.

Важливим компонентом системи моделей подання та інтерпретації облікових даних, які використовуються при створенні автоматизованих систем бухгалтерського обліку, є модель документообігу, яка в них використовується. Вона визначає правила формування, зберігання, інтерпретації та обробки документів. В існуючих програмах застосовуються чотири основні моделі інтерпретації документів:

1) доповнення до господарських операцій;

2) засоби формування записів масиву господарських операцій;

3) допоміжні інформаційні об'єкти;

4) повна модель документообігу.

У програмах, заснованих на моделі документів як доповнень до господарських операцій, найголовніша складова інформаційної бази системи обробки облікових даних - масив господарської інформації (у вигляді операцій). В програмах цього типу центральним є поняття господарської інформації, а документи, які формуються в системі, трактуються як вихідні форми, побудова яких проводиться автоматично або за запитом після введення даних про операцію.

Для програм, які використовують модель документів як засобу формування записів масиву господарських операцій, характерно те, що документ є лише формальним підґрунтям для створення проводок. У програмі існує декілька наборів форм, які визначають структуру введення інформації, характерну для того чи іншого документа. За даними, введеними на основі цього макету, програма формує відповідні для документа записи масиву господарських операцій. Після цього зв'язок документа з ними втрачається, а введені записи, як правило, інтерпретуються як "підтвердження" і завжди відображаються при розрахунку оборотів рахунків. Документ розглядається як допоміжний засіб введення записів масиву господарських операцій та не враховується складний характер його руху.

Модель інтерпретації документів як допоміжних інформаційних об'єктів використовується в багатьох комп'ютерних системах. Наприклад, у типових конфігураціях програми "1C: Бухгалтерія", розробках фірм "Парус", "Інтелект-сервіс", "Аверс" та інших підтримується технологія проведення первинних документів, які формуються в системі, а також, що надходять ззовні. В цій моделі, як і в попередній, існує можливість формування бухгалтерських записів шляхом котирування документів, які вводяться в базу даних системи. На відміну від двох попередніх, в даній моделі момент реєстрації документа в базі даних системи та його відображення в обліку можуть не співпадати. Документи, введенні без підтвердження користувача та без формування проводок на їх основі, не впливають на обороти рахунків. Вони зберігаються в окремих реєстрах і можуть бути неодноразово відкориговані.

У системах, заснованих на повній моделі документообігу, головним є не формальний принцип взаємозв'язку документів і записів масиву господарських операцій, а обслуговування системи зв'язку між документами різних типів (системи "Галактика", Abacus Financial, Concorde XAL тощо). Базовим елементом таких систем с документ разом з набором унікальних зв'язків з іншими документами, які обертаються в системі управління. Бухгалтерські проводки в даному випадку є вторинною інформацією. Отже, рахунки та проводки можуть не містити невластивого їм технологічного навантаження, яке існує в системах з домінуючим принципом подвійного запису. При цьому факт відображення чи не відображення того чи іншого документу в бухгалтерському обліку не впливає на функціонування інших підсистем управління, за рахунок чого модулі бухгалтерського контуру системи можуть використовуватись незалежно від інших підсистем. При цьому бухгалтерська служба має можливість працювати з документами в зручному для себе режимі.