Принципи комп'ютерної форми ведення обліку

Основними принципами комп'ютерної форми ведення бухгалтерського обліку є:

- одному журналу хронологічного запису відповідає багато регістрів систематичного запису;

- накопичення та багаторазове використання облікових даних;

- один синтетичний рахунок - багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від цілей, поставлених керівництвом перед обліком, і нічим не обмежується;

- автоматичне отримання інформації про відхилення від встановлених процедур (норм, нормативів, завдань тощо);

- одержання звітних показників у режимі діалогу "людина-комп'ютер";

- автоматичне формування всіх облікових регістрів і форм звітності на основі даних, відображених у системі рахунків.

Форми ведення обліку, що передбачають застосування комп'ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу облікової праці, аналітичності та оперативності. Перша вимога - можливість здійснення широкого розподілу праці - виконується завдяки тому, то сучасні програмно-апаратні комп'ютерні системи, як правило, побудовані на принципах Розподіленої обробки даних. Саме завдяки програмно-реалізованому механізму, що дозволяє працювати з однією оазою даних кільком користувачам, з явилась можливість одночасно працювати з одним обліковим регістром не одному, а декільком бухгалтерам.

Застосування комп'ютерів дозволяє ефективно вирішити проблему аналітичного обліку. Якщо при застосуванні паперових форм ведення обліку збільшення рівнів деталізації аналітичною обліку та переліку об'єктів аналітики вимагає збільшення кількості облікових працівників, то при застосуванні обчислювальної техніки є можливість вести аналітичний облік з будь-яким рівнем деталізації та широкою номенклатурою аналітичних об'єктів. Тут поєднані в одному робочому процесі реєстрація операцій в хронологічному та систематичному порядку в розрізі синтетичних і аналітичних рахунків, що раніше здійснювалась окремо. При цьому контроль за відповідністю даних аналітичного та синтетичного обліку забезпечений автоматично, а при ручному веденні обліку записи на синтетичних і аналітичних рахунках здійснюються, як правило, в послідовно-накопичувальному порядку, до того ж зі значним розривом у часі. Саме тому на підприємствах сальдо за синтетичними рахунками часто не збігається з сальдо за аналітичними рахунками.

Мри застосуванні комп'ютерів автоматично вирішується проблема оперативності даних. Якщо за паперових форм ведення обліку операцій накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків і перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих затрат ручної праці та завжди пов'язані з ймовірністю допущення помилок, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються без участі людини.

Через те, що використовувались недосконалі технічні засоби, механізація обліку вимагала перебудови документів (передусім, первинних). У результаті удосконалення обліку шляхом механізації зводилось до реалізації його відповідної форми за допомогою наявних технічних засобів. У підсумку існуюча форма ведення обліку незначною мірою модернізувалась відповідно до можливостей обчислювальної техніки. Використання ж сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки призводить до того, що застосування тієї чи іншої форми ведення обліку здійснюється за допомогою програмко реалізованих алгоритмів. Хоча технічно за допомогою обчислювальної техніки можна реалізувати будь-яку ручну або механізовану форму ведення обліку, з'являється можливість реалізації не фіксованої форми, а тієї, яка була б "оптимальною". В цьому випадку мова йде про удосконалення методології обліку на основі застосування комп'ютерів, а не про пристосування цієї методології до вимог технічних засобів, тобто удосконалення методології обліку визначається не технічними умовами і обмеженнями, а широкими можливостями реалізації.