Использование форм в базе данных

Формы - это объекты базы данных, предназначенные для просмотра дан­ных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования сущест­вующих данных и выполнения заданных действий. Форма может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты.

Можно вносить данные в таблицы и без помощи каких-либо форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу:

- при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных);

- разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хра­нящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;

- вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в ок­не формы отображается, как правило, одна запись таблицы;

- в большинстве случаев информация для баз данных берется из бу­мажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшает­ся количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.

Создавать формы можно на основе нескольких таблиц или запросов с по­мощью Мастера, используя средство автоформы, «вручную» в режиме Конст­руктора, сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов.

1. На вкладке ленты Создание выберите Мастер форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выберите таблицы (запросы) и по­ля, которые будут помещены в форму. Щелкните по кнопке Далее.

3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид фор­мы, стиль, задайте имя формы. Щелкните по кнопке Готово.

4. С помощью Мастера создайте формы Контрагенты, Накладная, Товары.

5. Откройте форму Контрагенты в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм.

6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста.

7. В заголовок формы добавьте текст Контрагенты.

8. В примечание формы добавьте объект Кнопка (вкладка ленты Конст­руктор → панель инструментов Элементы управления).

9. После того как вы «нарисуете» кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок.

10. В категории Работа с формой выберите действие Закрытие формы и нажмите кнопку Далее.

11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке.

12. В последнем диалоговом окне Мастера кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово.

13. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи.

14. В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с база­ми данных выбрать команду Диспетчер кнопочных форм.

15. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения.

16. Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкни­те по кнопке Создать.

17. В диалоговом окне Создание введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК.

18. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопоч­ной формы окна Диспетчер кнопочных форм. Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить.

19. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы.

20. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду из раскрывающегося списка в поле Команда. В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда.

21. Аналогичным образом добавьте кнопки Накладная,Товары и Выход.

22. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию.

Рядом с названием кнопочной формы появится надпись «(по умолча­нию)».

23. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке За­крыть.

30. В результате должна получиться форма, представленная на рисунке:

.

31. Добавьте в форму какой-нибудь рисунок.

32. Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при запуске приложения, необходимо в главном меню нажать на кнопку Парамет­ры Access. Для текущей базы данных установите форму просмотра - «кнопочная форма».