Создание отчетов. Отчеты предназначены для вывода информации на печать

Отчеты предназначены для вывода информации на печать. Часто данные в них располагаются в табличной форме. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графи­ческие элементы.

Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами:

- с помощью Мастера отчетов;

на основе таблиц или запросов;

- в режиме Конструктора.

В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание→ панель инструментов Отчеты → Мастер отчетов.

Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адрес клиента).

В появившемся диалоговом окне Создание отчетов пере­местите все доступные поля в область «выбранные поля».

С помощью Мастера отчетов создайте отчет Сумма заказа. В каче­стве источника данных используйте таблицу Сотрудники.

Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запус­тите Мастер отчетов и в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа.

В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги.

В диалоговом окне Итоги для полей Сумма и Количество устано­вите флажки в столбце sum, чтобы посчитать итоговую сумму.

Далее выполните все шаги Мастера и нажмите кнопку Готово.

Литература

1. Арунянц Г.Г., Калинин А.Ю., Столбовский Д.Н. Информационные технологии в экономике: практикум (Часть 1) – Владикавказ: Олимп, 2001.

2. Арунянц Г.Г., Пагиев К.Х., Калинин А.Ю., Столбовский Д.Н. Информационные технологии в экономике: практикум (Часть 2) – Владикавказ: Олимп, 2004.

3. В.М. Паклина, Е.М. Паклина. СОЗДАНИЕ БАЗ ДАННЫХ В MICROSOFT ACCESS 2007. Методические указания к лабораторным работам – Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ 620002, 2009.

4. http://office.microsoft.com/ru-ru/.