Виписка прибуткових накладних

Даний програмний модуль призначений для заведення прибуткових накладних постачальника при надходженні товарів в магазин.

Спочатку необхідно буде вказати у полі на формі рік, що повинен задаватися чотирма цифрами, вибрати з відповідних списків місяць, підрозділ та вказати код матеріально-відповідальної особи, для якої заводиться нова накладна. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою стандартної форми для вибору реквізитів, яка відкриваються на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для заведення цього коду.

Для формування нової накладної натискаємо на кнопку «Нова накладна». Програма чистить поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру накладної, а в поле для дати накладної додає поточну дату. Нумерація накладних відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру для останньої заведеної накладної (кожний рік нумерація прибуткових накладних починається заново). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. Далі необхідно вибрати зі списку торгову операцію, які визначені для обраного підрозділу, вказати код постачальника (найменування програма проставляє самостійно), номер і дату накладної постачальника, номер і дату податкової накладної, та в разі потреби занести в коментар деяку додаткову інформацію та вибрати ознаку документа з відповідного списку (ці ознаки можна визначити самостійно, скориставшись для цього кнопкою “Перелік ознак”).

Всі дати користувач може заводити вручну, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат. Необхідного постачальника можна вибрати з переліку за допомогою стандартного вікна для вибору партнерів, яке відкривається при натисканні на відповідну кнопку, що розташоване праворуч від даного реквізиту (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного постачальника, вказав лиш невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку). Суми товару і тари по цінах постачальника та роздрібних цінах, сума націнки, сума ПДВ та загальна сума до оплати по накладної автоматично розраховуються в залежності від алгоритму, який вказаний в довіднику торгових операцій для обраної поточної операції, але інші суми, такі як суму транспортних витрат та ПДВ на ці витрати чи суму знижки, можна заводити самостійно, але краще вже після заведення переліку товарів по накладної.

Для заведення номенклатури по даній накладній, необхідно натиснути кнопку «Далі», щоб перейти на наступну сторінку форми, на які розташована таблиця з переліком товарів.

Ця таблиця містить такі графи: порядковий номер рядка, штрих-код, код артикулу, найменування товару, одиницю виміру, ціна постачальника, кількість, сума за цінами постачальника, відсоток націнки, роздрібна ціна, сума по роздрібних цінах, дата виготовлення товару.

При заведенні штучного товару у прибуткову накладну спочатку необхідно вказати порядковий номер запису, а потім за допомогою сканера у відповідній графі таблиці зчитати штрих-код. Якщо товар з таким штрих-кодом існує в довіднику товарів, то програма автоматично проставляє всі його реквізити в таблиці, і користувачу потрібно вказати лише кількість поставки по прибутковій накладній. В іншому випадку, на екрані з'являється вікно для заведення нового товару, в якому спочатку необхідно вибрати в дереві товарну групу, до якої належить цей товар, а потім натиснути кнопку “Новий артикул”. Програма автоматично сформує код артикулу для нового товару в обраній товарній групі, і далі користувач повинен буде вказати значення для всіх інших реквізитів, що визначені в довіднику товарів. Щоб заведені значення для нового товару збереглися у базі даних, обов’язково після того натисніть на кнопку “Записати”, після чого поточне вікно закривається, і програма запропонує вказати кількість поставки даного товару.

При заведенні у прибуткову накладну вагового товару, потрібний код артикулу можна вибрати за допомогою спеціального вікна для вибору товарів з переліку, який відкривається на екрані при натисканні на кнопку з трьома крапками у відповідній графі таблиці в режимі редагування, або двічі клацнути по цій графі «мишкою». Вікно вибору містить власну таблицю з переліком всіх товарів для обраної товарної групи (необхідну товарну групу можна вибрати за допомогою дерева, розташованого у лівій частині вікна), що визначені в довіднику товарів. В цій таблиці користувач повинен по черзі відшукати всі товари, які перелічені у накладної постачальника, та для кожного з них вказати потрібну кількість, після чого необхідно натиснути на кнопку «Занести до документу», щоб усі ці товари попали в поточний реєстр роздрібних цін. Для швидкого пошуку потрібних товарів в переліку, можна скористатися фільтром, для чого спочатку необхідно вибрати зі списку реквізит, до якого буде застосовуватися фільтр, а потім вже вказати сам текстовий фрагмент для фільтру (при цьому в таблиці будуть відображатися лише записи, що містять вказаний фрагмент в обраному реквізиті). Якщо якогось товару немає в переліку товарів, його можна одразу додати в цей перелік, натиснув для цього кнопку «Новий артикул». При цьому у вікні відкриється панель з усіма реквізитами, які визначені у довіднику товарів. Програма також автоматично сформує код артикулу для нового товару в обраній товарній групі, а користувач повинен буде вказати значення для всіх інших необхідних реквізитів. Щоб заведені значення для нового товару збереглися у базі даних, обов’язково натисніть на кнопку «Записати», а сам цей товар з’явиться у самому кінці таблиці з переліком товарів. У вікні для вибору товарів присутні також кнопка «Докладно», що дозволяє відкоригувати у переліку для поточного товару значення для усіх реквізитів, що визначені у довіднику товарів (як правило це буде ціна поставки, в тому випадку, коли вона не відповідає такій самій ціні у накладній постачальника), та кнопка «Знищити артикул», яка не тільки вилучає поточний рядок з переліку товарів у таблиці, але і знищує цей товар у відповідному довіднику.

При закритті вікна для вибору товарів з переліку, або при переході курсору на наступний рядок таблиці, програма автоматично перераховує загальну суму товарів за цінами постачальника, суму націнки та суму ПДВ по всій прибутковій накладній, які розраховуються в залежності від алгоритму, що вказаний в довіднику торгових операцій для обраної поточної операції. Для знищення рядків в даній таблиці, можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна.

Кнопка «Реквізити товару» відкриває на екрані спеціальне вікно, за допомогою якого можна змінити значення будь-якого реквізиту товару. Кнопка “Друк цінників” дозволяє одразу роздрукувати цінники для всіх товарів з накладної, а тип цінника можна вибрати з відповідного списку. Так само з заведеної накладної можна надрукувати штрих-етикетки для всіх товарів, що не мають власного штрих-коду. Для цього необхідно спочатку вибрати зі списків макет етикеток і принтер для їх друку, вказати кількість окремих штрих-кодів на етикетці, та натиснути на кнопку “Друк етикеток”. При цьому на екрані з'являється вікно з переліком товарів, в якому можна проставити позначки для потрібних товарів (або скористатися спеціальною кнопкою, щоб позначити одразу всі товари в переліку). Для безпосереднього друку етикеток, необхідно підтвердити свій намір, натиснув кнопку “Ок”. Якщо постачальник надав знижку на всі товари з накладної, то за допомогою відповідної кнопки можна зменшити ціну постачальника на відсоток знижки (потрібно лише вказати числове значення для цієї знижки, а програма автоматично перерахує ціну постачальника та відсоток націнки). За допомогою спеціальних кнопок, що розташовані на нижній панелі вікна, можна перемістити поточний рядок в документі вверх чи вниз, щоб порядок товарних рядків співпадав з таким самим порядком товарів у накладній постачальника.

Заведення прибуткових накладних можна суттєво прискорити, якщо використовувати для оприбуткування товарів термінал збору даних. Для цього спочатку в цей термінал необхідно з довідника записати всі товари, потім при прийомці товару у постачальника занести в термінал збору даних номер його накладної, а далі, по кожній товарній позиції з цього документа скануємо штрих-код та проставляємо кількість поставки і порядковий номер рядка у накладній постачальника. Таким чином, можна послідовно прийняти товар по декільком накладним, після чого зчитати заведену в термінал інформацію у текстовий файл. Далі за допомогою спеціальної кнопки вибираємо цей текстовий файл, і натискаємо кнопку “Дані з ТСД”. На екрані відкривається вікно, в якому користувач може обрати за власним номером необхідну накладну постачальника, та натиснути на кнопку “Ок” для перенесення товарних рядків з текстового файлу у прибуткову накладну. Для рядків зі штрих-кодами, в яких відсутні найменування товарів, за допомогою кнопки “Новий артикул”, можна довести нові артикули в довідник товарів. Для інших товарів, в разі необхідності, потрібно лише скорегувати ціну постачальника та роздрібну ціну.

Якщо при заведенні накладної була змінена роздрібна ціна деяких товарів, то в даному випадку можна автоматично сформувати акт переоцінки по цій накладній. Для цього необхідно лише вказати дату вхідних залишків та натиснути кнопку “Сформувати акт переоцінки”. Вхідну дату можна вибрати тільки з переліку дат, на які заведені чи сформовані залишки, для чого потрібно натиснути на кнопку, розташовану праворуч від поля для цієї дати. Програма спочатку зчитує дані про продаж товарів з касового серверу, потім розраховує по магазину оперативні залишки таких товарів, та на підставі всіх цих даних формує або новий акт переоцінки на поточну дату, або переносить ці товари вже в існуючий акт за ту саму дату.

Після заведення всього переліку товарів з прибуткової накладної постачальника, потрібно натиснути на кнопку «Назад», щоб повернутися на попередню сторінку форми.

При натисканні на кнопку «Проглянути» на екрані з’являється таблиця з переліком заведених за вказаний місяць прибуткових накладних по обраній матеріально-відповідальній особі. Для швидкого пошуку потрібної накладної в таблиці, можна скористатися панеллю фільтра, яка містить список з найменуванням реквізитів накладної та поле для заведення текстового фрагменту, що дозволяє відображати лише записи з вказаним фрагментом в обраному реквізиті. Кнопка «З існуючої» створює нову копію поточної прибуткової накладної. Кнопка «З реєстру» дозволяє автоматично сформувати документ на підставі раніше заведеного реєстру роздрібних цін, при використанні якої на екрані відкриється перелік всіх існуючих реєстрів за обраний місяць. Після вибору необхідного реєстру, програма створює нову прибуткову накладну і користувачу необхідно лише перевірити торгову операцію. Кнопка «Знищити» видаляє поточну прибуткову накладну.

Після заведення всього переліку товарів до прибуткової накладної, користувач повинен сформувати по ній проводки, для чого потрібно натиснути на кнопку «Сформувати проводки», та може переглянути їх за допомогою кнопки «Перегляд проводок». В залежності від обраної торгової операції, на новій сторінці в таблиці з’являється перелік проводок, яка має наступні графи: порядковий номер, рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, сума проводки. Всі реквізити у проводках можуть редагуватися або вручну, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна викликати просто двічі клацнувши «мишкою» по відповідній графі). Щоб після перегляду проводок, повернутися до заведення нової прибуткової накладної, необхідно натиснути на кнопку «Назад».

Якщо прибуткова накладна включена до товарного звіту, то поля для заведення реквізитів цього документу будуть неактивними (на екрані відображаються світло-сірим кольором), що виключає внесення змін до даної накладної. Кнопка «Відмінити проведення» дозволяє тимчасово виключити поточну прибуткову накладну з відповідного звіту (при цьому поля на формі знову стануть активними), користувач може виконати необхідні коригування, а потім за допомогою кнопки «Провести документ» повторно включити цю накладну в товарний звіт.

Для прибуткових накладних передбачена низка друкованих форм, які користувач може самостійно змінювати за допомогою редактору макетів друкованих документів, який з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”. Які з цих друкованих форм будуть надруковані та кількість їхніх копій, залежить від переліку макетів, що вказаний для обраної торгової операції у відповідному довіднику.

Для того, щоб роздрукувати поточну прибуткову накладну на принтері чи переглянути її друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.