Заведення виписок банку

Цей програмний модуль призначений для заведення виписок банку, в якій перераховані всі платіжні документи за розрахунковий день.

Спочатку користувачу необхідно буде вказати у полі на формі рік, за який заводиться банківська виписка (рік повинен задаватися чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць, підрозділ та необхідний банк (розрахунковий рахунок).

Для формування нової виписки натискаємо на кнопку «Нова виписка». Програма чистить деякі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру виписки. Нумерація виписок банку відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру останньої заведеної виписки (кожного місяця нумерація виписок починається заново). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999. В поля для дати виписки програма також автоматично додає поточну дату. Цю дату користувач може змінити вручну, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідну кнопку, що розташована праворуч від дати. Сальдо на початок зазвичай переноситься з попередньої виписки, або з заведеного на початок місяця сальдо по рахунку, по якому ведеться облік розрахункових операцій, для обраного банку підприємства. Але це сальдо в перший раз можна вказати вручну.

Далі користувач повинен зазначити тип платіжних документів, які будуть заводитись у таблицю, по надходженню (дебет) чи по видатку (кредит) коштів з розрахункового рахунку, що обирається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в середній частині форми. Тепер можна безпосередньо приступати до заведення документів в таблицю, в якій потрібно вказати наступні реквізити: МФО платника (одержувача), розрахунковий рахунок, КПТ - код платника (одержувача), номер і дату документа, номер і дата документа, що являється підставою для здійснення операції, кореспондуючий рахунок, статтю, суму платежу, коментар (якщо встановлена відповідна позначка). Існує декілька варіантів для вибору потрібного партнера. По-перше, можна завести МФО і розрахунковий рахунок прямо з виписки – якщо ці реквізити були вказані для якогось платника в довіднику партнерів, код цього партеру відразу висвітиться у відповідній графі таблиці. По-друге, користувач може натиснути на кнопку з трьома точками, що з’являється у графі КТП в режимі редагування (або двічі клацнути по цій графі «мишкою»), та знайти необхідного платника (одержувача), за допомогою стандартного вікна для вибору партнерів (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного партнера, вказавши невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку), при цьому в графах для МФО і розрахункового рахунку появляться значення для банківських реквізитів, що були вказані для даного платника в довіднику партнерів. Якщо на розрахунковий рахунок поступає виручка з каси підприємства, або навпаки, з банку надходить готівка в касу, користувач обов’язково має вказати код цієї каси, а не код відділення банку. В графах з номером документу та номером підстави потрібно заводити лише цифри оригінальних номерів, ігноруючи при цьому букви та інші знаки. Дати документів можна вибрати за допомогою календаря, кореспондуючий рахунок і статтю вибрати з переліку реквізитів цих на відповідних формах для вибору рахунків та статей, які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування. В залежності від вказаного коду платника та типу платіжних документів, програма автоматично може проставляти кореспондуючий рахунок, який в попередніх виписках для даного партнера найчастіше використовувався.

Програма автоматично перераховує загальну суму оборотів по виписці банку, як тільки курсор переходить на наступний рядок таблиці. Тому після заведення суми по останньому платіжному документу обраного типу, користувач має змогу звірити розраховану загальну суму з оборотами банківської виписки. Для знищення непотрібних рядків в даній таблиці, можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна.

Кнопка «Знищити» призначена для знищення поточної виписки, кнопка «Проглянути» викликає на екран таблицю з переліком всіх виписок за місяць, що згруповані по окремих рахунках банків, за допомогою якої можна легко знайти потрібну виписку. Іноді виникає потреба перерахувати сальдо на початок і сальдо на кінець по всіх заведених звітах виписках для обраного банку. Для цього користувач може скористатися кнопкою «Перерахувати сальдо». На середній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє в межах вказаного місяця переміщатися з одної виписки банку до іншої.

Далі користувач обов’язково повинен експортувати проводки з цієї виписки, щоб заведені дані могли використовуватися для формування інших відомостей. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Експортувати проводки». Потрібно зауважити, що експортувати проводки необхідно кожного разу, коли користувач робить корегування реквізитів в переліку платіжних документів. Кнопка «Перегляд проводок» відкриває на екрані нове вікно для перегляду сформованих по виписці проводок. В верхній частині цього вікна відображаються сальдо на початок, обороти по дебету та кредиту, сальдо на кінець, які повинні збігатися з відповідними реквізитами заведеної виписки.

При заведенні документів по кредиту, стає активною кнопка «Платіжні доручення», яка дозволяє включати у виписку платіжні доручення, що були раніше виписані для обраного банку. При цьому на екрані відкривається нове вікно, в якому потрібно вказати дати для початку та кінця періоду (програма автоматично підставляє для них дату виписки), та натиснути на кнопку «Включити» для оновлення таблиця з переліком платіжних доручень за вказаний період. Далі помічаємо потрібні доручення позначками у крайній лівій графі таблиці за допомогою «миші» (можна використати кнопку «Позначити все» щоб вибрати одразу всі документи). При натисканні на кнопку «Ок» даного вікна, інформація з усіх позначених платіжних доручень переноситься у виписку банку. Програма відслідковує, щоб доручення, вже включене один раз в якусь виписку, не попало туди (чи в іншу виписку) вдруге, шляхом присвоєння цьому дорученню особливої ознаки. Тому при наступному натисканні на кнопку «Включити» таке доручення вже більше не буде відображатися в таблиці з документами.

В даному програмному комплексі передбачена можливість імпорту виписок з програм автоматизованих розрахунків типу «Клієнт-Банк», які в останній час широко розповсюджуються банківськими установами.

Імпорт виписок банку відбувається за допомогою DBF-файлів або текстових файлів, які можуть формуватися клієнтськими банківськими програмами за вказаний користувачем період.

Кнопка «Настройка» відкриває на екрані нове вікно, що допомагає для кожного обраного банку зробити власну настройку для імпорту виписок банку. Спочатку необхідно встановленням відповідної позначки вказати тип файлу, який містить інформацію по виписці, потім натиснути на кнопку «Відкрити файл», та за допомогою стандартного вікна для пошуку файлів операційної системи, знайти і відкрити цей файл. При цьому всі списки у вікні стануть активними. Наступні кроки вже залежать від вказаного типу файлів.

При відкритті DBF-файлу, для кожного реквізиту виписки банку, що перелічені в таблиці, потрібно вибрати з власного списку назву того поля, яке відповідає цьому реквізиту у DBF-файлі (про значення полів DBF-файлу необхідно заздалегідь дізнатися у банку). До таких реквізитів належать: номер та дата платіжного документу; номер та дата підстави (якщо окремого поля в DBF-файлі для даних реквізитів не передбачено, замість них потрібно вказати номер та дату документа); МФО; розрахунковий рахунок; найменування вказується окремо для платника (списки знаходяться ліворуч), окремо для одержувача (списки праворуч); призначення платежу; сума; коефіцієнт перерахунку для суми (в деяких виписках суму платежу зазначають у копійках, тоді коефіцієнт має дорівнювати «0,01»); умова для дебету (зазвичай у DBF-файлі присутнє спеціальне поле, за допомогою якого відрізняють надходження чи переказ коштів на рахунку, тоді користувач повинен вибрати зі списку таке поле, далі зі списку необхідний знак для відношення («=», «<>», «>», «>=», «<», «<=») та значення цього поля у виписці; якщо окремого поля для ознаки дебет-кредит немає, замість нього можна використовувати розрахунковий рахунок одержувача); шлях до папки з виписками банку (програма автоматично підставляє шлях до даного відкритого файлу); додаткову умову (деякі DBF-файли містять службові записи, які не відносяться до руху коштів з банківського рахунку; такі записи не потрібно враховувати при імпорті виписок банку, для чого і передбачена ця умова; зі списку обираємо поле з DBF-файлу, яке ідентифікує тільки записи по руху, вибираємо зі списку необхідний знак для відношення та вказуємо значення для цього поля; якщо у DBF-файлі записи відображають тільки надходження та переказ коштів, додаткову умову вказувати не потрібно). Для правильного імпорту даних необхідно визначити дві додаткові ознаки: кодова таблиця DOS – встановлюється, якщо дані записані в старому кодуванні, враховувати дату виписки – якщо в DBF-файлі накопичуються виписками за декілька дат, можна встановити цю ознаку щоб не імпортувати зайві дані.

Текстові файли можуть бути двох варіантів, дані з окремих полів відокремлені одне від одного за допомогою символу-розмежувача, який користувач може вказати самостійно (потрібно встановити відповідну ознаку), або усі поля у текстовому файлі мають фіксовану довжину. В першому випадку замість найменування полів DBF-файлу необхідно вказати порядковий номер поля в текстовому файлі, а у другому випадку потрібно зазначити відповідний діапазон символів, наприклад,1-2, 3-10, 11-69 і т.д. Для полів з датами користувач може вказати формат дати, за допомогою якого програма зможе точно розпізнати значення для дати. У цьому форматі окремо можна визначити порядок слідування в датах для дня (задається як «dd»), місяця (задається як «mm») та року (задається як «yy» або «yyyy»). Між цими частинами може бути роздільник (задається як «/»).

Як тільки користувач визначив всю настройку для імпорту виписок банку, обов’язково її потрібно зберегти, натиснувши для цього кнопку «Записати настройку». Далі можна перевірити правильність настройки за допомогою кнопки «Контроль», при натисканні на яку у вікні відкривається таблиця з переліком всіх необхідних для виписок банку реквізитів, ознакою дебет-кредит для кожного запису та підсумками для дебету та кредиту. Щоб повернутися на попередню сторінку вікна, натисніть на кнопку «Назад».

За допомогою кнопки «Імпорт з файлу», яка розташована на нижній панелі вікна для заведення виписок банку, можна знайти необхідний файл з випискою за допомогою стандартного вікна для пошуку файлів операційної системи (при цьому одразу відкривається папка, що визначена в настройці) та натиснувши на кнопку «Відкрити» імпортувати всі дані в поточну виписку банку.

Для того, щоб роздрукувати поточну виписку банку на принтері, або переглянути її друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Окрім переліку платіжних документів, друкована форма для виписки містить також групування по вказаних рахунках.