ПОСЛІДОВНІСТЬ ДІЙ ПРИ ПОЧАТКОВІЙ РОБОТІ З КОМПЛЕКСОМ ПРОГРАМ

Якщо користувач тільки починає роботу з програмним комплексом «УКС-Маркет», бажано дотримуватися наступної послідовності дій:

- вказати в довіднику підрозділів найменування, ідентифікаційний код, податкові реквізити, адресу, прізвище керівника та головного бухгалтера власної організацій, а також в перелік банків занести реквізити всіх існуючих розрахункових банківських рахунків, вказав для кожного з них балансовий рахунок;

- в довіднику відділів визначити перелік відділів по кожному підрозділу;

- створити по кожному підрозділу перелік всіх матеріально-відповідальних осіб, в першу чергу включити до нього завідуючого магазином;

- в разі ведення фінансового обліку, по кожному підрозділу завести також перелік співробітників, вказав для них ідентифікаційний код, адресу та паспортні дані;

- перед заведенням довідника партнерів, необхідно визначити групи партнерів; бажано, щоб коди для цих груп складалися не менше ніж з двох числових знаків; при формуванні довідника партнерів, користувач повинен по можливості вказувати їх повне найменування, ідентифікаційний код, адресу, телефон, податкові та банківські реквізити, щоб ці дані могли в подальшому використовуватися при виписці платіжних доручень та податкових накладних;

- по кожному підрозділу завести перелік кас підприємства та вказати для них балансовий рахунок;

- в довіднику констант необхідно задати відсоток для податку на додану вартість, ознаку використання додаткових штрих-кодів, ознаку формування кодів артикулів, префікси для вагового та штучного товару, тип кас, версію сервера CashDrive, рахунок для товару;

- визначити товарні та асортиментні групи, по яких будуть поділені товарів в довіднику, для кожної групи вказати відсоток націнки та її можливе відхилення у бік зменшення чи збільшення;

- сформувати довідник основних торгових марок;

- формувати довідник товарів краще під час заведення реєстрів роздрібних цін або прибуткових накладних; для товарів потрібно заводити штрих-код, повну і скорочену назву, постачальника та товарну марку, для кожного товару обов'язково вказувати ознаку ПДВ та термін реалізації, для однотипних товарів можна використовувати додаткові штрих-коди;

- визначити перелік електронних ваг, які будуть використовуватися при фасовці та продажу товарів, вказати для них тип ваг, підрозділ та інші додаткові параметри;

- в довідник розрахункових місць завести весь перелік каси в магазині, вказати для кожної з них підрозділ та матеріально-відповідальну особу;

- перед випискою первинних документів необхідно створити довідники алгоритмів для розрахунку підсумкових сум по накладних та торгових операцій; для кожної торгової операції мають бути визначені макети для друку документів та перелік бухгалтерських проводок;

- в довіднику рахунків необхідно перевірити весь план рахунків, який використовується для опису бухгалтерських операцій; особливу увагу потрібно звернути на присутність в довіднику так званих субрахунків другого порядку, за допомогою яких можна більш детальніше описати проводки для товару, тари та торговельної націнки, по реалізації товарів та списанню їх собівартості; необхідно слідкувати, щоб для кожного субрахунку був присутній відповідний рахунок, а для кожного субрахунку другого порядку був присутній власний субрахунок першого порядку;

- скоригувати або доповнити новими групами та записами довідник статей витрат (доходів), які в повній мірі відображали би аналітичний облік по витратах на збут товарів;

- при формуванні оборотної відомості по рахунках за місяць, необхідно визначити перелік автоматичних проводок у відповідному довіднику, щоб мати можливість автоматичного формування проводок по списанню доходів від реалізації, та автоматичному закриттю рахунків обліку собівартості для реалізованих товарів, у відповідні субрахунки по фінансових результатах;

- в довіднику бухгалтерських операцій створити переліки основних розрахункових операцій по касі (одержання грошей з банку, виручка від реалізації, оплата за товари чи послуги, виплати по зарплаті, під звіт і таке інше), банку, підзвітних особах (на закупівлю товару, відрядження), операцій для роздрібної торгівлі (надходженню, продажу, переоцінці, списанню, поверненню та внутрішньому переміщенню товарів, зданій виручці, і таке інше); для кожної операції має бути визначений перелік бухгалтерських проводок, в яких необхідно зазначити кореспондуючі рахунки, статті витрат, коефіцієнти та правильно вказати ознаку для аналітики;

- для того, щоб можна було оперативно відслідковувати товарооборот по підрозділах роздрібної торгівлі, необхідно сформувати довідник операцій для обліку товарообороту, в якому вказати перелік проводок по кожному з його видів.