На підприємстві 1 страница

Конспект лекцій для аудиторних робіт

для спеціальності “Економіка підприємства”

Викладач Т.В.Кравченко

2014

Конспект лекцій з предмета “Інформаційні системи і технології на підприємстві” для студентів денного та заочного відділеннь спеціальності “Економіка підприємства” розглянуто на засіданні методичної ради коледжу та рекомендовано для використання у навчальному процесі.

Секретар методичної ради В.В Кузьменкова

Конспект лекцій з предмета “Інформаційні системи і технології на підприємстві” для студентів денного та заочного відділеннь спеціальності “Економіка підприємства” оформлено згідно з вимогами стандартів коледжу.

Фахівець з стандартизації В.О. Білий

Передмова

Предмет “Інформаційні системи і технології на підприємстві” відноситься до циклу професійно-практичної підготовки і передбачає послідовне та систематизоване вивчення основних положень програми.

Мета дисципліни – формування у майбутніх спеціалістів базових знань і вмінь щодо створення та функціонування інформаційних систем і технологій в управлінні підприємствами.

Предметом вивчення дисципліни є внутрішня і зовнішня інформація, що використовується для управління підприємствами.

Предмети, якими забезпечують викладання предмету – інформатика і комп’ютерна техніка, бухгалтерський облік, економіка підприємства; предмети, викладання яких забезпечується – планування та організація діяльності підприємства, фінансовий облік, управління витратами, державні іспити, виробнича практика

Програма предмету “Інформаційні системи і технології на підприємстві” складається з трьох модулів, кожен модуль включає перелік тем, що вичерпно освітлюють усі аспекти викладання дисципліни та освітлення її основних положень.

Знання теорії та практики інформаційних систем і технологій на підприємстві повинно забезпечити студентів в майбутній практичній навчальній та професійній діяльності бачення створення інформаційних систем з використанням існуючих технологій, організації зберігання економічної інформації у машинному та поза машинному просторі, управління процесами автоматизації процесів бізнес-планування та підтримки прийняття рішень на підприємствах

Зміст

Вступ

В сьогоднішніх умовах не можна забезпечити ефективну виробничу діяльність будь-якого підприємства, починаючи від малого господарства до величезного акціонерного товариства з представництвами в багатьох областних, районних центрах та виробничих підрозділів в населених пунктах без вирішення питань автоматизації інформаційного потоку на підприємстві та ефективної обробки цієї інформації, аналізу отриманих результатів та прийняття вірних та виважених управлінських рішень.

Змінюються підходи до збереження, накопичення та доступу до інформації, виходячи з наявністю локальних та глобальних мереж, необхідністю одночасного доступу великого кола користувачів до одних і тих же потоків інформації, можливості користувачів вводити інформацію окремими порціями.

Сьогодення вимагає починаючи від керівника підприємства і закінчуючи простим виконавцем вміти в своїй діяльності використовувати величезну кількість різноманітної інформації, оперативно і зважено приймати вірне рішення. В цих умовах створення та експлуатація інформаційних систем і технологій дозволяє автоматизувати не тільки бухгалтерський, оперативний і складський облік, а й забезпечити автоматизацію постачання та реалізації продукції та товарів, контролювати договірні зобов‘язання, своєчасно подавати звітність тощо

Метою вивчення курсу «Інформаційні системи і технології на підприємстві» є формування у майбутніх спеціалістів базових знань і вмінь щодо створення та функціонування інформаційних систем і технологій в управлінні підприємствами.

«Інформаційні системи і технології на підприємстві» - одна з основних фундаментальних та професійно-орієнтованих дисциплін, вивчення якої забезпечує формування у майбутніх спеціалістів бачення створення інформаційних систем з використанням існуючих технологій, організації зберігання економічної інформації у машинному та поза машинному просторі, управління процесами автоматизації процесів бізнес-планування та підтримки прийняття рішень на підприємствах.

МОДУЛЬ 1 Інформаційні системи і науково-технічний прогрес в управлінні економічними процесами

Тема 1.1 Інформаційні системи і технології, їх роль в управлінні економікою

План

1 Поняття інформації, її характерні властивості, виокремлення економічної інформації з інформаційного простору

2 Призначення інформаційних систем (ІС) і технологій (ІТ)

3 Основні складові інформаційних систем

4 Класифікація інформаційних систем

5 Інформаційні системи в економіці

6 Структура економічних інформаційних систем

7 Інформаційна система сучасного підприємства

1 Поняття інформації, її характерні властивості, виокремлення економічної інформації з інформаційного простору

Особливістю бізнесу на початку XXI ст. є те, що інформація стала важливим виробничим ресурсом. Комп'ютерні інформаційні системи докорінним чином змінюють управління підприємством.

У процесі управлінської діяльності інформація стала більш важливим ресурсом, ніж матеріальні, енергетичні, трудові та фінансові ресурси. У технології обробки інформації первинні відомості про виробничі і комерційні операції, випуск продукції, факти придбання та продажу товарів, знання й навички людей, їхні робочі обов'язки виконують роль предметів праці, а отримана внаслідок цього інформація - продукту праці; вона використовується для аналізу і прийняття управлінських рішень. Відповідно, великого значення набувають методи обробки та використання інформації, а також технічні засоби, завдяки яким стало можливим перетворення інформації у важливий виробничий ресурс.

Як зазначено у словнику комп'ютерних термінів, який видала українською мовою фірма «Microsoft» у 1991 р., інформація - позначення даних, які можуть бути інтерпретовані людиною. Слово інформація утворене від латинського informatio, що означає викладення, роз'яснення якогось факту, події, явища. Інформацію можна приймати, збирати, передавати, зберігати, обробляти. Обов'язковою умовою при цьому є наявність носія, джерела, одержувача інформації і каналів зв'язку між ними. Усі процедури можна згрупувати в п'ять стадій обробки інформації: збір, передача, зберігання, перетворення і споживання (рис. 1.1.1).

Рисунок 1.1.1 - Стадії обробки економічної інформації

Щоб бути корисною, інформація повинна володіти характеристиками, описаними нижче. Це ключові властивості інформації:

− точність означає, що інформація не містить помилок;

− можливість перевірити інформацію (забезпечується, наприклад, таким способом: два фахівці створюють одну і ту ж інформацію незалежно один від одного, після чого отриману інформацію порівнюють);

− своєчасність означає, що одержувачі можуть отримати інформацію, коли їм це потрібно;

− актуальність;

− зрозумілість;

− повнота.

Інформація відзначається смисловим навантаженням. Вона дуже різноманітна і поділяється за видами людської діяльності, в якій її використовують: наукова, технічна, виробнича, управлінська, економічна, соціальна, правова тощо. Кожен з видів інформації має свою технологію обробки, смислове навантаження, цінність, форми подання і відображення на фізичних носіях, вимоги до точності, достовірності, оперативності відображення фактів, явищ, процесів.

Під економічною інформацією звичайно розуміють таку інформацію, яка характеризує виробничі відносини в суспільстві. Її відмінна риса – зв'язок з процесами управління колективу працівників. Це відомості про процеси виробництва, матеріальні ресурси, процеси управління виробництвом, фінансові процеси, а також відомості економічного характеру, якими обмінюються різні системи управління.

Інформація, що обслуговує процеси виробництва, розподілу, обміну та споживання матеріальних благ і забезпечує розв'язання завдань організаційно- економічного управління на макро- і мікрорівнях, називається управлінською. Вона являє собою різноманітні відомості економічного, технологічного, соціального, юридичного, демографічного та іншого змісту. В інформаційному процесі, яким є управлінська діяльність, інформація - один з важливих ресурсів разом з енергетичними, матеріальними, трудовими, фінансовими.

Стосовно підприємства інформація буває зовнішньою і внутрішньою.

Зовнішня інформація - це дані про різні аспекти економічної, екологічної, політичної, соціальної та інших сфер, що оточують це підприємство. Вона важкодоступна і дорого коштує. Канали отримання такої інформації різноманітні: експертні опитування, статистичні дослідження кон'юнктури ринку, вивчення тенденцій у виробництві і збуті тих чи інших товарів, преса, телебачення тощо.

Внутрішня інформація на підприємстві - це дані, які виникли переважно в системі обліку. Характер та обсяг інформації також різні. Однак вона більш доступна, оскільки створюється на самому підприємстві. Якщо на підприємстві встановлено автоматизовану систему документообігу та обліку, то всю необхідну інформацію зберігають у корпоративних базах даних, які залежно від масштабів підприємства і встановленої системи автоматизації, можуть бути як однотипними (dBase, Access, Paradox та ін.), так і скомбінованими з кількох типів баз даних.

З економічною інформацією здійснюють багато операцій, які за ознакою однорідності і цільових функцій об'єднані в інформаційні процедури (процеси).

Для економічної інформації характерні:

− великі обсяги;

− багаторазові повтори циклів її отримання і перетворення в певні періоди часу (місяць, квартал, рік тощо);

− розмаїття її джерел і споживачів;

− значна частка логічних операцій під час її обробки.

Дані – це представлення фактів і ідей у формалізованому вигляді, придатні для передачі і обробки в деякому інформаційному процесі.

Слід розрізняти поняття «інформація» і «дані». Інформація – це сукупність оброблених даних, які представлені у формі, придатній для прийняття рішення. Якщо дані не стосуються вирішуваної проблеми або якщо вони вже відомі одержувачу, вони не містять для нього інформації.

Дані містяться в первинних документах, створених при виконанні операцій або бізнес-процесів у процесі бізнес-діяльності. Наприклад, дані товарно-транспортної накладної або платіжної вимоги. Дані є вхідною інформацією для вирішення завдань управління бізнесом. Вони вводяться в інформаційну систему шляхом заповнення таблиць бази даних конкретними значеннями з первинних документів.

Інформація формується в процесі обробки, систематизації даних у необхідному розрізі: період, клієнти, підрозділи, послуги, продукція і так далі. Інформація міститься в звітах, сформованих у результаті роботи програмних продуктів. Наприклад, в сформованому звіті про продажі продукції за конкретний період можуть міститися кількісні показники про об'єм продажів по товарах, вартісні показники по товарах, покупцям за поточний і попередні періоди, як фактичні, так і планові. Ці показники важливі в підготовці ділових рішень менеджерами зі збуту, отже, з їхньої точки зору, вони містять інформацію.

2 Призначення інформаційних систем (ІС) і технологій (ІТ)

Система походить від грецького system – ціле, складене з частин, з‘єднання.

Найпоширеніше тлумачення цього терміна таке: під системою розуміють єдність, що складається з численних взаємопов'язаних і (в ряді випадків) взаємозалежних частин (елементів), кожна з яких додає дещо конкретне до унікальних характеристик цілого. Тобто йдеться про систему як сукупність окремих елементів, визначаючих вид діяльності або технологічний процес, які служать для досягнення загальної мети, шляхом обробки даних за допомогою засобів обчислювальної техніки.

Вилучення якоїсь частини системи інколи порушує властивості її цілісності, тобто єдності, а згадана мета, характерна для всієї сукупності складових частин системи, не завжди може бути досягнута.

Структура системи визначається розміщенням і взаємозв'язками її елементів або частин при виконанні їхніх функцій. Звичайно, згадана структура залежить від величини системи та її складності. Величина системи характеризується не лише кількістю її елементів, а й зв'язками між ними. Щодо складності, то вона визначається різноманітністю, неоднорідністю властивостей елементів та різною якістю зв'язків між ними (прямі, зворотні, нейтральні тощо).

При дослідженні системи важливо встановити загальні зв'язки між її елементами. Науковою основою для раціонального або ефективного управління тією чи іншою системою є системний підхід.

Системний підхід – це сукупність методологічних принципів і положень, що дають змогу всебічно розглядати систему як одне ціле з узгодженим функціонуванням усіх її елементів.

Системний підхід до створення інформаційної системи – це комплексне вивчення об'єкта управління як одного цілого з розумінням частин його як цілеспрямованих підсистем і вивчення цих підсистем та взаємовідносин між ними. В цьому разі об'єкт управління розглядається як сукупність взаємопов'язаних елементів однієї складної динамічної системи, що перебуває в стані постійних змін під впливом багатьох внутрішніх і зовнішніх факторів (змінних), пов'язаних процесами перетворення вхідного набору ресурсів в інші вихідні ресурси.

Складові елементи системи, наприклад, об'єкта управління називаються іноді підсистемами. Ці підсистеми в ряді випадків відіграють роль самостійних систем нижчого рівня.

Системному підходу притаманні такі основні принципи:

− кінцева мета – абсолютний пріоритет кінцевої (глобальної) мети;

− єдність – розгляд системи як цілого, так і сукупності елементів;

− зв'язність – розгляд будь-якої частини разом з її зв'язками з оточенням;

− модульна побудова – корисно виділяти модулі в системі та розглядати її як сукупність модулів;

− ієрархія – корисно вводити ієрархію елементів і (чи) їх ранжування;

− функціональність – спільний розгляд структури та функцій з пріоритетом функцій над структурою;

− розвиток – врахування змін системи, її здатність до розвитку, розширення, зміни елементів, накопичення інформації;

− децентралізація – поєднання рішень, які приймаються, та керування централізацією і децентралізацією;

− невизначеність – врахування невизначеностей та випадковостей у системі.

Системний підхід часом називають комплексним, що є не зовсім правильно. Його характерними ознаками є:

− одночасне розроблення великої кількості задач;

− максимальна типізація та стандартизація рішень, що приймаються;

− багатоаспектне уявлення про структуру інформаційної системи як про систему, що складається з кількох груп компонентів, та відносна автономна їх розробка;

− ключова роль баз даних;

− локальне впровадження та збільшення функціональних задач.

У методологічному відношенні системний підхід базується на ідеях цілісності, цілеспрямованості, організованості об'єктів управління, їхній внутрішній активності та динамізмі. З цих позицій і розглядатимемо інформаційні системи.

Інформаційна система – це сукупність різноманітних взаємопов'язаних або взаємозалежних усебічних відомостей про стан об'єкта управління та процеси, що відбуваються на ньому і які виражені в показниках і інших інформаційних сукупностях, зібраних та оброблених за допомогою технічних (інформаційних і обчислювальних) засобів за визначеною методикою та заданих алгоритмах, і які відповідають вимогам керуючої системи при її впливі на керовану. Це автоматизований розв‘язок з допомогою обчислювальних засобів економічної задачі або комплексу задач.

Потенційні можливості ІC реалізуються через їх функції, до яких належать:

− обчислювальна — вчасно і якісно виконується обробка інформації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління;

− слідкувальна — відстежується і формується вся необхідна для управління зовнішня та внутрішня інформація;

− запам'ятовувальна — забезпечується безупинне накопичення, систематизація, збереження і відновлення всієї необхідної інформації;

− комунікаційна – забезпечується передача потрібної інформації в задані пункти;

− інформаційна – реалізується швидкий доступ, пошук і видача необхідної інформації;

− регулювальна – здійснюється інформаційно-керуючий вплив на об'єкт управління і його ланки при відхиленні їхніх параметрів функціонування від заданих значень;

− оптимізаційна – забезпечуються оптимальні розрахунки в міру зміни цілей, критеріїв та умов функціонування об'єкта управління;

− прогнозна – визначаються основні тенденції, закономірності та показники розвитку об'єкта управління;

− аналізаторна – визначаються основні показники техніко-економічного рівня виробництва і господарської діяльності;

− документувальна – забезпечується формування всіх обліково-звітних, планово-розпорядницьких, конструкторсько-технологічних та інших форм документів.

Інформаційна система повинна включати і інформаційну технологію.

Інформаційна технологія – це система методів і засобів збору, передачі, накопичення, опрацювання, зберігання, подання і використання інформації.

Інформаційні технології реалізуються в автоматизованому і традиційному (паперовому) видах. Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології.

Автоматизація інформаційної системи та автоматизація технологій, необхідні в таких випадках:

а) фізіологічні та психологічні можливості людини для управління даним процесом є недостатніми;

б) система управління знаходиться в середовищі, небезпечному для життя і здоров'я людини;

в) участь людини в управлінні процесом вимагає від неї дуже високої кваліфікації;

г) процес, яким треба управляти, переживає критичну або аварійну ситуацію.

Автоматизована інформаційна технологія передбачає існування комплексу відповідних технічних засобів, що забезпечують реалізацію інформаційного процесу, і системи управління цим комплексом технічних засобів (як правило, це програмні засоби та організаційно-методичне забезпечення, що пов'язує дії персоналу і технічних засобів у єдиний технологічний процес). Оскільки істотну частину технічних засобів для реалізації інформаційних технологій становлять засоби комп'ютерної техніки, то часто під інформаційними технологіями, особливо під новими інформаційними технологіями (HIT), мають на увазі комп'ютерні інформаційні технології

Мета будь-якої інформаційної технології — отримати потрібну інформацію необхідної якості на заданому носії. При цьому існують обмеження на вартість опрацювання даних, трудомісткість процесів використання інформаційного ресурсу, надійність і оперативність процесу опрацювання інформації, якість інформації, що отримується.

3 Основні складові інформаційних систем.

Щоб розібратися в роботі інформаційної системи, потрібно зрозуміти суть проблем, які вона вирішує, а також організаційні процеси, в які вона включена.

У кожній з таких систем організується і ведеться робота в таких напрямках:

− виявлення інформаційних потреб;

− добір джерел інформації;

− збір інформації;

− введення інформації із зовнішніх або внутрішніх джерел;

− опрацювання інформації, оцінка її повноти і значущості і подання її в зручному вигляді;

− виведення інформації для надання її споживачам або передачі в іншу систему;

− організація використання інформації для оцінки тенденцій, розробки прогнозів, оцінки альтернатив рішень і дій, вироблення стратегії;

− організація зворотного зв'язку з інформації, проаналізованої користувачами, редагування цієї інформації;

− статистичний облік і звітність.

Типова структура та склад ІС наведена на рис.1.1.2

Рисунок 1.1.2 - Типова структура та склад ІС

1.Функціональні компоненти - це система функцій управління, тобто повний набір (комплекс) взаємопов‘язаних у часі та просторі робіт з управління, необхідних для досягнення поставлених перед підприємством цілей.

Увесь процес управління підприємством зводиться або до лінійного (наприклад адміністративного) управління підприємством чи його структурним підрозділом, або до функціонального (матеріально-технічне забезпечення, бухгалтерський облік тощо) управління.

Тому інформаційна система за функціональною ознакою може складатись з окремих частин: функціональних підсистем, функціональних задач, моделей та алгоритмів. Кожна з цієї складової має основні цілі, завдання і функції, які вона виконує.

Функціональні підсистеми істотно залежать від предметної області (сфери застосування) інформаційних систем.

Вибір складу функціональних задач функціональних підсистем управління здійснюється звичайно з урахуванням основних фаз управління: планування; обліку, контролю та аналізу; регулювання (виконання).

Функціональні задачі. Вибір та обгрунтування складу функціональних задач є одним із найважливіших елементів створення інформаційних систем. Аналіз функціональних задач показує, що практична реалізація їх в умовах використання інформаційних систем є різноманітною. Одна й та сама задача може бути вирішена (реалізована) різними математичними методами, моделями й алгоритмами. Іноді цю функціональну підсистему називають підсистемою математичного забезпечення.

Серед багатьох варіантів реалізації є, як правило, найкращий, зумовлений можливостями обчислювальної системи і системи опрацювання даних у цілому. У сучасних системах автоматизації проектування інформаційних систем цей компонент входить до складу так званих банків моделей і алгоритмів, з яких під час розробки інформаційних систем вибираються найефективніші для конкретного об'єкта управління.

2. Компоненти системи опрацювання даних

Основна функція системи опрацювання даних — це реалізація таких типових операцій опрацювання даних, як:

− збір, реєстрація і перенесення інформації на зовнішні носії ПК;

− передача інформації в місця її збереження та опрацювання;

− введення інформації в ЕОМ, контроль введення та компонування інформації в пам'яті комп'ютера;

− створення і ведення інформаційної бази;

− накопичення, сортування, коригування, вибірка, арифметичне і логічне опрацювання інформації для вирішення функціональних задач системи (підсистеми) управління об'єктом;

− виведення інформації у вигляді таблиць, діаграм, графіків для прямого управління технологічними процесами, інформації для зв'язку з іншими системами;

− організація, управління (адміністрування) обчислювальним процесом (планування, облік, контроль, аналіз реалізації ходу обчислень у локальних і глобальних обчислювальних мережах).

Система опрацювання даних (СОД) призначена для інформаційного обслуговування фахівців різних органів управління підприємства, що приймають управлінські рішення.

Виділення типових операцій опрацювання даних дозволило створити спеціалізовані програмно-апаратні комплекси, що їх реалізують (різні периферійні пристрої, оргтехніку, стандартні набори програм, у тому числі пакети прикладних програм — ППП, за допомогою яких реалізують функціональні задачі ІC). Конфігурація апаратних комплексів утворює так звану топологію обчислювальних систем.

СОД можуть працювати в трьох основних режимах: пакетному, інтерактивному та в реальному масштабі часу.

Для пакетного режиму характерним є те, що результати опрацювання видаються користувачам після виконання так званих пакетів завдань. Недоліком такого режиму є відокремлення користувача від процесу опрацювання інформації, що перешкоджає оперативності прийняття управлінських рішень.

За інтерактивного (діалогового) режиму роботи відбувається обмін повідомленнями між користувачем і системою. Користувач обмірковує результати запиту і під час прийняття рішення вводить інформацію у систему для подальшого опрацювання.

Інформаційне забезпечення — це сукупність методів і засобів розміщення та організації інформації, що включають у себе системи класифікації і кодування, уніфіковані системи документації, раціоналізації документообігу та форми документів, методів створення внутрішньомашинної інформаційної бази інформаційної системи. Від якості розробленого інформаційного забезпечення значною мірою залежить достовірність і якість прийнятих управлінських рішень.

Програмне забезпечення — сукупність програмних засобів для створення та експлуатації СОД засобами обчислювальної техніки. До складу програмного забезпечення входять базові (загальносистемні) та прикладні (спеціальні) програмні продукти. Базові програмні засоби служать для автоматизації взаємодії людини і комп'ютера, організації типових процедур опрацювання даних, контролю і діагностики функціонування технічних засобів СОД. Прикладне програмне забезпечення являє собою сукупність програмних продуктів, призначених для автоматизації вирішення функціональних задач інформаційної системи. Вони можуть бути розроблені як універсальні засоби (текстові редактори, електронні таблиці, системи управління базами даних) і як спеціалізовані, тобто такі, що реалізують функціональні підсистеми (бізнес-процеси) об'єктів різної природи (економічні, інженерні, технічні тощо).

Технічне забезпечення – це комплекс технічних засобів, що необхідні для функціонування ІС. Відносяться ЕОМ різних класів та периферійні технічні засоби збору, реєстрації, первинного опрацювання інформації, оргтехніка різного призначення, засоби телекомунікації і зв'язку.

Правове забезпечення — це сукупність правових норм, що регламентують створення і функціонування інформаційної системи. Правове забезпечення розробки інформаційної системи включає нормативні акти договірних взаємовідносин між замовником і розроблювачем IC, правове регулювання відхилень. Правове забезпечення функціонування СОД включає: умови надання юридичної чинності документам, отриманим із застосуванням обчислювальної техніки; права, обов'язки і відповідальність персоналу, в тому числі за своєчасність і точність опрацювання інформації; правила користування інформацією і порядок вирішення суперечок щодо її достовірності.

Лінгвістичне забезпечення — це сукупність мовних засобів, що використовуються на різних стадіях створення та експлуатації СОД для підвищення ефективності розробки та забезпечення спілкування людини і ЕОМ.