На підприємстві 3 страница

Рисунок 1.2.3 - Система класифікації найменувань реквізитів-основ

В основу класифікації реквізитів-ознак покладено принцип віднесення їх найменувань за ознаками, характерними для 1-го рівня системи класифікації найменувань реквізитів-основ. Система класифікації документів і масивів у АСУП охоплює 4 рівні ієрархії ознак: функцію (підсистему) керування підприємством; вид документа (масиву); рівень керування; період часу.

Рівень 1 (функції АСУП):

1) підсистема інженерно-технічного керування;

2) підсистема фінансово-економічного керування;

3) підсистема виробничого керування;

4) підсистема комерційного керування;

5) керування якістю продукції;

6) інші функції.

Рівень 2 (вид інформації):

1) нормативна;

2) планова;

3) облікова.

Рівень 3 (рівень керування):

1) робоче місце;

2) бригада;

3) зміна (дільниця, цех і т.д.);

4) конвеєр;

5) відділ, служба в цеху;

6) цех;

7) відділ, корпус;

8) підприємство;

9) інші підрозділи.

Рівень 4 (період часу):

1) година;

2) зміна;

3) доба;

4) п'ятиденка, тиждень, декада;

5) місяць;

6) квартал;

7) півріччя, рік;

8) більше року;

9) інше.

На великих підприємствах застосовується близько 2-3 тисяч документів різних найменувань. Розробка системи класифікації підсистем (функцій) керування не потребує, оскільки їх кількість на підприємстві невелика. Завдання управління - класифікувати за функціями керування, як це представлено в системі класифікації документів (масивів).

Розглянуті системи класифікації дозволяють розподілити структурні одиниці ІБ як підмножини для їх ідентифікації та кодування.

3 Кодування економічної інформації

Кодування - утворення та присвоєння позначок об'єкту класифікації чи класифікаційному групуванню. Кодування призначене для скорочення надлишку та однозначності позначень структурних одиниць інформаційної бази.

В АСУП використовуються такі види кодування:

− посимвольні;

− семантичні;

− завадозахисні;

− кодування графічної інформації.

При посимвольному кодуванні кожний символ зображається на машинному носії і визначений поєднанням біт із урахуванням типу носія і ЕОМ у співвідношенні зі стандартами.

Семантичне кодування призначене для присвоєння кодових позначок реквізитам, показникам, документам і масивам.

При завадозахисному кодуванні та повідомленнях додають надлишкові розряди, значення яких залежить від характеру повідомлення. Якщо в повідомленні є викривлення, то аналіз надлишкових розрядів сигналізує про них. Цей вид кодування використовується при передачі повідомлення.

Кодування графічної інформації використовується при автоматизованому конструюванні та підготовці технологічних процесів обробки деталей. При цьому інформація про геометрію деталей, яка представлена на кресленнях, перетворюється в алфавітно-числову форму і вводиться в ЕОМ.

Структура коду - це порядок розміщення знаків у кодовому позначенні. Із різних способів опису структури коду найбільш поширені такі:

− порозрядні;

− літерні;

− табличні.

При порозрядному способі опис структури коду підрозділів підприємства має вигляд, показаний на рис. 1.2.4.

Рисунок 1.2.4 - Структура коду підрозділів підприємства при порозрядному способі опису

При літерному способі та ж структура має вигляд а1а2b1b2, де а - ознака підрозділу вищого рівня; b - ознака підрозділу нижчого рівня.

При табличному способі структура виглядає так, як наведено в табл.1.2.1:

Таблиця 1.2.1 - Табличний спосіб опису структури кодів

Для оцінки способів опису структури коду введені такі поняття: алфавіт коду - знаки, що використовуються для утворення позначень у співвідношенні з прийнятим методом кодування; основа коду - число знаків у алфавіті коду; довжина коду - кількість знаків у кодовому позначенні; блок коду - розряди коду, призначені для позначення об'єктів із однорідними ознаками. Вказані способи обумовлюють порядок розміщення знаків у коді та його довжину. Ці способи мають, однак, такі недоліки: не враховують можливості роботи не тільки з цифровими, а й із алфавітними та алфавітно-цифровими кодами, а також зв'язок між блоками.

Для більш точного опису структури коду використовується формула структури коду позначення об'єкту (ФСКПО). ФСКПО - це умовний запис коду, що виражається структурною побудовою класифікатора та застосуванням у ньому методів класифікації та кодування, а також розкриває істотність кожного з розрядів і їх взаємовідношення. Для позначення використовуються знаки:

− X - цифровий алфавіт коду;

− В - літерний алфавіт коду;

− О - порядкові номери;

− К - контрольний розряд;

− Р - величина параметра;

− Z - час.

Для розділу елементів структури кодового позначення використовуються символи:

− + - сильний (ієрархічний) зв'язок;

− — - слабкий (фасетний) зв'язок;

− [ ] - розділ блоків;

− ( ) - розділ фасет.

ФСКПО зі змінною довжиною та зазначенням найбільшої довжини коду позначається як ВВ...Мk, де k - максимальна кількість розрядів, ВВ - вказує на мінімальну довжину коду 2. ФСКПО зі змінною нефіксованою довжиною коду позначається як В...

При описі структури коду використовується правило опису шаблону даних, що прийняті в алгоритмічних мовах КОБОЛ і ПЛН: 9 - цифрова інформація; А - текстова; X - алфавітно-цифрова. Наприклад, якщо в коді записуються два цифрових розряди, то в структурі коду буде позначено: «99» чи «9(2)», якщо три літерних розряди - «ААА» чи "А(3)"

Зв'язок між блоками позначається графічно. Розглянемо графічний спосіб зображення зв'язків на прикладі кодування підрозділів підприємства. Якщо підрозділ нижчого рівня позначається, починаючи з 1-го номера за кожним підрозділом вищого рівня, то схема коду має вигляд, який показано на рис. 1.2.5(а). Якщо підрозділ вищого і нижчого рівнів позначається незалежно, то схема коду має вигляд, що зображений на рис. 1.2.5(б).

Рисунок 1.2.5 - Графічне зображення зв’язків між блоками коду

При формуванні в одному блоці декількох ознак, розподілених за серіями, в опис структури коду включається поправка, що містить позначення серії для кожної ознаки, номер нормативного документу і т.д. Для точного визначення ознак в опис структури коду входить фрагмент класифікатора (декілька кодових позначок і найменування об'єктів). Таким чином, повний опис структури коду включає його схему, примітку і фрагмент класифікатора.

4 Штрихове кодування економічної інформації

Розвиток міжнародних торговельних і виробничих відносин приводить до збільшення товарних та інформаційних потоків, які необхідно обробляти в умовах територіальної розосередженості виробників і споживачів продукції.

Метою штрихового кодування є відображення основних інформаційних характеристик товару в штрихах-кодах, що забезпечує можливість простежити за рухом товару до споживача. Технологія штрихового кодуванняпризначена для здійснення автоматизованого запису, зчитування та ідентифікації інформації про об'єкти або бізнес-процеси. Ця технологія ґрунтується на використанні бінарного коду для запису і запам'ятовування у вигляді послідовностей штрихів.

Штриховий код- це послідовність широких і вузьких, темних і світлих смуг, яким присвоюються логічні значення (широким - 1, вузьким - 0).

У різних країнах світу застосовують три системи штрихового кодування:

1) UPC - універсальний товарний код, розроблений у США;

2) EAN - товарний код, створений у ЄС на базі UPC Європейською асоціацією товарної нумерації (EAN International);

3) UCC/EAN - єдиний стандартизований штриховий код, створений організаціями США і Канади (Uniform Code Council) EAN International.

Коди типу EAN і UCC/EAN широко використовують у всіх країнах світу, у тому числі в Україні.

У кожній системі є свої типи кодів: UPC-12, EAN-8, EAN-12, EAN-13, EAN-14, UCC/EAN-128 (Code 39).

EAN-12 - це дванадцятирозрядиий код, що має певну структуру (рис. 1.2.6).

EAN-8 - восьмирозрядний код, що використовується для кодування малогабаритних упакувань. Він має свою структуру (рис. 1.2.7).

EAN-13 - тринадцятирозрядний код має певну структуру (рис. 1.2.8).

EAN-14 - чотирнадцятирозрядний код із прямокутним контуром. Його використовують для ідентифікації транспортної упаковки. Він має таку саму структуру, що і код EAN-13, але містить додатковий перший розряд, призначений для кодування специфіки упакування (приміром, групова упаковка, упаковка партій у контейнер тощо).

Код Code 39 не має фіксованої довжини (до 40 розрядів). Цей код отримав свою назву завдяки використанню сполучень трьох широких елементів і шести вузьких у кожному знаку коду. Для відображення коду використовують 43 символи: літери латинського алфавіту, цифри від 0 до 9 і сім особливих знаків (-.$/ + "" та пробіл).

Рисунок 1.2.6 – Структура штрихового коду EAN-12

Рисунок 1.2.7 – Структура штрихового коду EAN-8

Рисунок 1.2.8 - Структура штрихового коду EAN-13

UCC/EAN-128 - сучасна версія коду Code 39. Його використовують для опису повної характеристики предмета постачання. Цей код не має фіксованої довжини і дає змогу комбінувати використання різних систем кодування. У ньому можна використовувати пробіли між компонентами коду, стартовий знак, знак функції, що дає можливість автоматично контролювати відмінність символіки коду від інших символік, дані і контрольне число.

Застосування штрихових кодів UPC-12, EAN-8, EAN-13 EAN-14 регулюється міжнародними і національними організаціями. Код країни надається EAN International. Так, код України - 482, Росії - 460-469, Білорусі - 481. Використання кодів UCC/EAN-128 (Code 39) регулюється відповідними міжнародними і національними стандартами.

Використання штрихових кодів забезпечує спільну діяльність виробників і споживачів товарів на єдиному товарному ринку. Ця технологія забезпечує захист продукції шляхом її оперативного обліку, управління потоками інформації про пересування і використання продукції, пошук відомостей про ці процеси за запитом у реальному часі на основі ідентифікації об'єктів. Крім того, ця технологія прискорює обмін інформацією як усередині підприємства, так і між підприємствами за допомогою методів і засобів електронного обміну даними.

5 Єдина система класифікації та кодування техніко-економічної інформації

Будь-яке підприємство чи організація взаємодіють із зовнішніми системами - керівними організаціями, плановими органами, іншими підприємствами і т.д. У зв'язку з цим при розробці системи кодування АСУП необхідно передбачати засоби обміну даними з зовнішніми системами.

Виділяють такі основні типи зв'язків між АСУП:

1) з незалежними і рівноправними класифікаторами;

2) з пріоритетними класифікаторами;

3) з класифікатором-посередником;

4) з єдиним класифікатором.

Тип зв'язку між АСУП визначається характером перетину підмножин повідомлень даного виду, що належать до різних АСУП, співвідношенням об'ємів підмножин й адміністративною залежністю систем (рис.1.2.9).

Рисунок 1.2.9 - Основні типи зв’язків між АСУП

При зв'язку з незалежними і рівноправними класифікаторами (рис. 1.2.9, а) число структур коду на деякі види повідомлень (наприклад, на множину матеріалів) дорівнює числу АСУП, з якими проводиться обмін повідомленнями даного виду. Кожна структура використовується тільки всередині своєї АСУП. При цьому можливі два варіанти обміну інформацією:

− за кодами тієї АСУП, куди інформація направляється;

− за кодами джерела інформації

Цей тип зв'язків характерний для випадків, коли підмножини повідомлень даного виду, що належать різним АСУП, не перетинаються. Недоліки даного типу зв'язків: великі затрати на перекодування; необхідність зберігання в кожній АСУП класифікаторів інших АСУП, при цьому число класифікаторів дорівнює числу АСУП, з якими така система має зв'язки за даним видом повідомлень.

У випадку зв'язку з пріоритетними класифікаторами (рис. 1.2.9, б) кожна АСУП має свій класифікатор, але при обміні інформацією між АСУП різних рівнів використовується класифікатор системи вищого рівня. Обмін між АСУП одного рівня може вестися за класифікатором керівної АСУП, але він часто не має детальних характеристик, необхідних для нижчого рівня.

Даний тип зв'язків звичайно використовується в системах з ієрархічною підлеглістю, наприклад, у системі "держплан - міністерство - підприємства". Перевага зв'язків із пріоритетними класифікаторами полягає у малій кількості трансляторів і класифікаторів, що зберігаються в одній системі.

Зв'язок із класифікатором-посередником необхідний у випадку, якщо в обміні між АСУП використовується невелика загальна частина номенклатури повідомлень (рис. 1.2.9, в). На практиці роль класифікатора-посередника виконують загальнодержавні класифікатори.

У випадку зв'язку з одним класифікатором виключається перекодування інформації при міжсистемних обмінах. Недолік даного типу зв'язків - велика довжина коду, що недоцільно, оскільки не всі розряди будуть реалізовані в окремих системах.

Зазвичай єдиний класифікатор створюється, якщо підмножини даного виду належать одній із цих підмножин, при цьому об'єми підмножин повинні бути вимірними (рис. 1.2.9, г).

Існує п'ять категорій класифікаторів:

− загальні класифікатори використовуються в якості одного посередника при обміні інформацією між АСМ органів верхнього рівня управління; АСМ верхнього рівня управління та галузевими АСМ; АСМ підприємств різних міністерств; ОЦ колективного користування.

− міжгалузеві класифікатори використовуються тимчасово в якості посередника при обміні інформацією між АСМ різних рівнів та утримувачем інформації, для якої не створені загальні класифікатори.

− галузеві класифікатори служать всередині міністерств для обміну інформацією між галузевою АСМ та АСМ підлеглих підприємств. Вони містять у собі: техніко-економічну інформацію; інформаційні масиви, які включають об'єкти, специфічні для даної галузі; вибірки, в яких кодові позначення відрізняються від загальних.

− загальнодержавні класифікатори використовуються для обміну інформацією в загальнодержавних АСМ та в них міститься інформація, яка відсутня в загальних класифікаторах.

− класифікатори підприємства застосовуються в АСУП та містять інформацію, яка відсутня в загальних, галузевих, загальнодержавних класифікаторах; вибірку з вказаних класифікаторів, яка включає специфічні для даного підприємства об'єкти, а також кодові повідомлення, які відрізняються від прийнятих у вказаних класифікаторах.

Якщо кодові позначення галузевих, загальнодержавних класифікаторів і класифікаторів підприємства відрізняються від прийнятих у загальних, то повинно забезпечуватись однозначне співвідношення між кодами загальних класифікаторів і кодами галузевих, загальнодержавних класифікаторів підприємства.

Для систематизації взаємодії класифікаторів різних категорій у країні створена Єдина Система Класифікації та Кодування (ЄСКК) техніко-економічної інформації (ТЕІ). Її розробка і впровадження має на меті підвищити ефективність управління народним господарством за рахунок: створення єдиної інформаційної мови в АСМ та широкого впровадження машинних методів обробки інформації, більш ефективного функціонування діючих і швидкого вводу АСМ, що створюються, об'єднання АСМ різних сфер і рівнів управління в зага- льнодержавній АСМ.

Основний склад єдиної системи класифікації і кодування ТЕІ включає:

1) комплекс взаємозв'язаних нормативно-технічних і методичних матеріалів;

2) комплекс взаємозв'язаних загальних класифікаторів ТЕІ;

3) автоматизовану систему ведення загальних класифікаторів ТЕІ.

6 Моделювання економічної інформації

У процесі перетворення інформації для управлінських цілей часто використовують такий метод наочної інтерпретації, як моделювання елементів інформації. Моделювання дозволяє умовно відобразити реальні об‘єкти і процеси за допомогою мовних, графічних та інших засобів, аби полегшити сприймання та аналіз їх людиною. Моделі допомагають абстрагуватися від деталей та усвідомити суть проблеми.

Процес зберігання даних про економічний об‘єкт з певними їхніми зв‘язками в сучасних комп‘ютерах вимагає застосування відповідних моделей. Основним місцем зберігання економічної інформації в інформаційних системах є бази даних (БД). Вид конкретної бази даних залежить від типу відношень між об‘єктами інформації; що зберігається в ній. Основними видами (моделями) таких відношень є:

а) «один до одного» (1 : 1); прикладом може бути відношення «номенклатурний номер матеріалу — назва матеріалу»;

б) «один до багатьох» (1 : N); прикладом є відношення «код виробу — професія працівника, що бере участь у його виготовленні»;

в) «багато до багатьох» (M : N); приклад — відношення «код технологічної операції — табельний номер працівника, що її виконує».

Залежно від того, які типи відношень використовуються у побудові конкретної бази даних, останні прийнято поділяти на:

а) ієрархічні (реалізуються відношення 1 : 1, 1 : N);

б) сіткові (реалізуються відношення 1 : 1, 1 : N та N : M);

в) реляційні (на основі таблиць відношень).

7 Структура економічної інформації

Процес створення БД, введення в неї конкретних даних передбачає визначення структури майбутньої БД, розбиття її на окремі складові частини, щоб була можливість отримати доступ до потрібної порції інформації.

Структура БД і передбачає попередній аналіз об‘єкта дослідження, розбиття майбутньої інформації на елементарні складові частини, підготовка на паперових носіях конкретних даних, введення їх у ПК та обробка за допомогою СУБД.

Виділяють логічну та фізичну структури даних.

Логічна – організована користувачем, тобто безпосередньо людиною, її думкою.

Фізична – організовується на зовнішніх суб‘єктах, носіях даних (жорсткому диску, флешці, CD-ROM тощо) або представляється в оперативній пам‘яті ПК.

Логічна структура даних – це процес досконалого вивчення об‘єкту дослідження, виділення окремих показників, які характеризують цей об‘єкт, перенесення конкретних даних на паперовий носій.

Мінімальною логічною одиницею даних є реквізит. За допомогою реквізиту відображається якісна або кількісна характеристика даних. Отже, він повинен мати якесь символьне втілення. Тобто, реквізитом може бути якийсь символ або сукупність символів (наприклад, прізвище працівника, його табельний номер, стать та ін.).

Сукупність усіх реквізитів, які характеризують об‘єкт дослідження, складає повідомлення. За допомогою повідомлення повністю характеризується явище або подія, об‘єкт дослідження.

Сукупність однотипних повідомлень називається масивом. Причому, для дослідження якогось складного явища може бути багато масивів, але кожний із них повинен мати свою однорідну структуру.

Логічна структура даних окремого масиву відображається на папері у вигляді табличних матеріалів, зведень. Такий носій має назву документа. На практиці під документом слід розуміти паперовий носій із записаними на ньому даними. Структура документа і складає логічну структуру даних.

Підготовлені на папері дані переносять на машинний носій: жорсткий диск, флешку, CD-ROM тощо. Перенесені на машинний носій ПК дані є фізичною структурою БД. На носіях дані фіксуються у вигляді сукупності намагнічених ділянок. Кожна така сукупність є кодовим відображенням відповідного символу.

Символи – це елементарні дані, самі по собі вони можуть і не мати ніякого змістового значення, тобто не містити ніякої інформації. Символи можуть групуватись у більші структурні одиниці, які називаються полями.

Поле – це найменша одиниця фізичної структури даних (аналог реквізиту в логічній структурі даних). Вона має суть, назву, значення та представлення. Суть та назва використовуються для характеристики реального об‘єкта (наприклад, прізвище, табельний номер). Значення поля – це конкретні дані, які зафіксовані на машинному носії ПК (наприклад, табельний номер 1127). Представлення поля визначається кількістю відведених для нього символів та послідовністю їх розміщення. Так, для поля табельного номера відведено чотири цифрові символи.

Поля організовуються в записи (аналог повідомлення в логічній структурі даних), тобто, запис є сукупністю всіх полів, які характеризують об‘єкт досліджень. Сукупність усіх записів, які стосуються об‘єкта, складає масив, а його відображення на машинному носії має назву файл. Файли розташовуються на МД, флешці, CD.

Контрольні питання

1 Перелічте види економічної інформації

2 Охарактеризуйте методіи класифікації та кодування економічної інформації

3 Опишіть способи опису структури коду

4 Для чого потрібно штрихове кодування економічної інформації?

5 Визначте основні типи зв’язків між АСУП

6 Назвіть види відношень при моделюванні економічної інформації

7 Яка структура економічної інформації?

модуль 2 Організація позамашинної та машинної інформаційної бази

Тема 2.1. Організація позамашинної інформаційної бази.

План

1 Поняття та зміст інформаційного забезпечення інформаційних систем обліку

2 Поняття, склад, структура і загальна характеристика позамашинної бази підприємства

3 Носії інформації, їхній склад та характеристика

4 Поняття, склад уніфікованої системи первинної документації підприємства і вимоги до неї

1 Поняття та зміст інформаційного забезпечення інформаційних систем обліку.

Інформаційне забезпечення інформаційних систем обліку передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних тощо.

Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизованих інформаційних систем обліку, призначений для відображення інформації, що характеризує стан керованого об’єкта і є основою для прийняття управлінських рішень.

У процесі розроблення інформаційного забезпечення варто визначити:

− склад інформації, що охоплює перелік інформаційних одиниць або сукупностей, потрібних для розв’язання комплексу задач;

− структуру інформації та перетворення її, тобто формування показників документів;

− характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, маршрути, терміни;

− характеристику якості інформації;

− способи перетворення інформації.

Організація інформаційного забезпечення ведеться паралельно з програмним забезпеченням та інформаційною технологією, зорієнтованою на кінцевого користувача. Інформаційне забезпечення інформаційної системи поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне.

Структуру інформаційного забезпечення наведено на рис. 2.1.1.

Основою інформаційного забезпечення ІС є інформаційна база (ІБ), що використовується у функціонуванні ІС. За складом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач, проектувати ті системи, які розв’язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньомашинну ІБ.

Рисунок 2.1.1 - Структура інформаційного забезпечення

Ефективність будь-якої інформаційної системи обробки даних багато в чому залежить від способу організації її інформаційної бази (ІБ). Що розуміють під цим терміном? Згідно з держстандартом інформаційна база — це сукупність упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні IС.

Тож під IБ загалом розуміють сукупність певним чином організовуваної, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на носіях системи. Ця інформація відбиває стан керованого об’єкта і зовнішнього середовища.

Склад і зміст IБ визначаються, з одного боку, вимогами системи і самою суттю управління, а з іншого — вимогами автоматизованої обробки даних на ЕОМ.

Тому при розробці інформаційної бази слід керуватися такими принципами:

− використання єдиної методики ідентифікації об’єктів і подій;

− застосування типової схеми обміну даними між системою і людьми, зокрема формування масивів, внесення до них змін і видачу даних;

− застосування єдиної схеми зберігання даних, необхідних для забезпечення розв’язування задач управління;

− забезпечення одноразовості і незалежності вводу даних від часу розв’язування та кількості розв’язуваних економічних задач;

− забезпечення можливості поетапного і безперервного нарощування ємності інформаційної бази;

− використання програмного апарату, який забезпечує ефективну роботу з даними;

− забезпечення інформаційної взаємодії з іншими інформаційними системами.

Під час розробки IБ слід ураховувати низку вимог, що ставляться з боку системи управління. Основні з них такі: повнота, своєчасність і регулярність надходження й обробки інформації, а також достовірність і точність останньої.

Вимога повноти інформації передбачає, що розміри IБ мають бути мінімальними, але достатніми для прийняття управлінських рішень, оскільки надмірна інформація не сприяє ефективному її використанню і утруднює процес управління.

Порушення термінів надходження та обробки інформації робить її непотрібною для управління, а отже, вона має бути вірогідною (достовірною) і точно відповідати об’єктивним показникам об’єкта управління.

Найважливіші вимоги висуваються до інформаційної бази з боку машинної обробки інформації, а саме: однозначне та формалізоване описання об’єктів і актів виробничо-господарської діяльності; застосування методів, які сприяють ефективному збору, реєстрації, передачі, обробці, нагромадженню та зберіганню інформації; вилучення дублюючих потоків інформації; уніфікація, спрощення й усунення надмірної документації; забезпечення ефективної форми обміну інформацією між людиною та ЕОМ.

2 Поняття, склад, структура і загальна характеристика позамашинної бази підприємства

Створення інформаційної бази — це складний, трудомісткий процес. Він визначається особливостями, що характерні для процесу переробки даних у системі. Ідеться про те, що мають забезпечуватися такі умови:

1) дані, які вводяться до ЕОМ, формалізовані і однозначно подані;

2) ЕОМ правильно «розуміє» первинні (вхідні) дані;

3) між станом об’єкта управління і його відображенням на носіях системи існує відповідність;

4) інформаційні масиви організовані таким чином, аби можна було ефективно оперувати ними з урахуванням обмежень технічних можливостей ЕОМ.

Коли проаналізувати перелічені умови за їх сутністю, можна помітити, що одні з них (1-ша і 2-га) пов’язані з підготовкою даних і оперуванням ними поза ЕОМ, тобто з питаннями створення позамашинної інформаційної бази системи; решта (3-тя і 4-та) пов’язані з переробкою даних в ЕОМ, тобто з розв’язанням питань створення машинної IБ.

Позамашинна інформаційна база — це частина IБ системи, яка являє собою сукупність сигналів, повідомлень і документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

У процесі створення позамашинної IБ комп’ютерної системи виконуються такі дії: формалізація даних; вибір форм первинних документів і машинних носіїв; вибір способів і засобів фіксування у первинних документах і на машинних носіях; розробка форм вихідних документів; визначення та розробка логічної структури бази даних; вибір системи управління базою даних (СУБД); організація раціонального документообігу і т.ін.

Позамашинне інформаційне забезпечення включає:

− систему класифікації і кодування інформації;

− систему конструкторської, технологічної і технічно-виробничої документації;