Вопрос 8. Требования к оформлению документов

1. Единые правила оформления документовнеобходимы: для придания юридической силы документам; качественного и оперативного составления и исполнения документов;

удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформлениядокументов существуют независимо от того:

государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

2. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

При подготовке документов используютсяследующие реквизиты¹:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10— наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

При составлении документов используются следующие правила оформления реквизитов:

01. Государственный герб Российской Федерациипомещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации,] 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

02. Герб субъекта Российской Федерациипомещают на бланках] документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03. Эмблему организации или товарный знак (знакобслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

04. Код организациипроставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лицапроставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу Федерального закона № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационной номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07. Код формы документапроставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08. Наименование организации(автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии), например:

МИНСВЯЗИ РОССИИ

НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР "ОРИОН"

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации (ЦНИИИНФОРМ)

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации, например:

ЗАО «СОНЕТ»

КРАСНОГОРСКИЙ ФИЛИАЛ

09. Справочные данные об организации включаютв себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа,составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), например:

ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т. п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11. Датой документаявляется дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 6 апреля 2005 г. следует оформлять 06.04.2005. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 06 апреля 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.04.06.

12. Регистрационный номер документасостоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

• дела по номенклатуре дел;

• вопросов деятельности;

• должностных лиц или исполнителей;

• структурных подразделений;

• корреспондентов и т. п. Например:

№ 1 - 3/115 (1 - номер структурного подразделения, 3 - номер дела по номенклатуре, 115 - порядковый номер документа)

№ ОМ - 3/115 (ОМ - отдел маркетинга, 3 - номер дела, 115 - порядковый номер документа)

№ ЮЛ-3/115 (ЮЛ - Юрий Лужков, 3 - номер дела, 115 - порядковый номер документа).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФбудет иметь номер:

01-20-105/11921 (01-20-105 - номер, присваиваемый Центробанком, 11921 - номер, присваиваемый ГТК РФ)

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документавключает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На № _ от____

Этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата).

14. Место составления или издания документауказывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресатамогут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Приадресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минсвязи России

Департамент информатизации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ЗАО "Вист"

А.И. Смирновой

ИЛИ

ЗАО "ЛУЧ"

Главному бухгалтеру

В.М. Соловьевой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.

Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих частей:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• должность, инициалы и фамилия;

• почтовый адрес.

Например:

ОАО "Профит"

Начальнику департамента кадров

А.В. Байкалову

ул. Полянка, 17

Москва, 113209

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Дуганову О.Р.

ул. Сосновая, д. З, кв.12,

г. Егорьевск, Московская обл., 1403004

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО "Гранд"