Вопрос 37. Контроль исполнения документов

1. Цель контроля — обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Содержание контроля исполнения:

занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;

установление промежуточных контрольных сроков для напоминания исполнителям;

извещение исполнителей о сроках и получение информации оходе исполнения;

фиксация промежуточных результатов исполнения документов; информирование руководства о результатах контроля; снятие документов с контроля по указанию руководителя; подготовка сводок, сообщений об исполнительской дисциплине на оперативных совещаниях у руководства организации. Контроль осуществляют: руководители; заместители руководителя;

специальные структурные подразделения (инспекции по контролю);

работники службы делопроизводства; секретари-референты.

2. Сроки исполнения документов делятся: на типовые; индивидуальные.

Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней.

Изменение сроков исполнения проводится: типовых — введением нового нормативного акта; индивидуальных — руководителем, поставившим документ на контроль.

Сроки исполнения считаются: для входящих документов — с даты поступления; для внутренних и исходящих — с даты подписания или утверждения.

Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: "...исполнить до 01.09.2006или "...исполнить к 01.09.2005.

3. Для ведения контрольных операций в качестве учетных формиспользуются: журналы регистрации; персональный компьютер; органайзер (планировщик).

Для контроля используются как специальные контрольные журналы,так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет специальной графы о контроле и сроках исполнения, то эти данные указывают в графе "Примечание". Персональный компьютер(программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо).

В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания контролирующему работнику, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Контролер проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. Порезультатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта договора (контракта), проведения деловой встречи и т. п.).