Вопрос 33. Работа с входящими документами

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе"). При отсутствии листов документа иди приложения: ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе;

делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие: пометку "Лично" ("Private");

гриф ограничения доступа ("Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.), если не имеет допуск к ним. При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: на регистрируемые; нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: руководителю предприятия; заместителям руководителя предприятия; в структурные подразделения; конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит: входящий номер документа; дату поступления;

время поступления (при необходимости). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю. При необходимости к ним

подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, контракты, нормативные документы и т. д.). Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения. Вез разметки передаются по назначению документу: имеющие в адресе указание структурного подразделения; фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: определить исполнителя; дать конкретные указания по исполнению документа; указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель может поставить на контроль.