Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника



Вопрос 35. Работа с внутренними документами




Читайте также:
  1. E) Работа в цикле
  2. II. Работа над текстом и его оформление
  3. IV. Магическая сила правильной постановки вопросов
  4. IV. Работа над задачами.
  5. IV. Работа над задачами.
  6. IV. Работа над задачами.
  7. IV. Работа над задачами.
  8. IV. Работа над задачами.
  9. IV. Работа над новым материалом.
  10. IV. Работа над новым материалом.

1. Внутренниминазываются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.

К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

2. На этапах подготовки и оформленияпорядок работы с внутренними документами такой же. как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях);

регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей); контроль исполнения документа; исполнение документа; проставление отметки об исполнении; подшивка исполненного документа в соответствующее дело.

Вопрос 36. Регистрация документов

1. Регистрация документа— запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима: для обеспечения сохранности документов; для удобства поиска документов; . для учета и контроля исполнения документов.

2. Формы регистрации документов: централизованная; децентрализованная;

смешанная.

Централизованнаясистема предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованнаясистема предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения документов).

Смешаннаясистема предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть регистрируется в структурных подразделениях.



3. Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы; исходящие документы; внутренние документы; договоры (контракты) коммерческие;

документы, имеющие гриф ограничения доступа. Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;

номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

• 72 — порядковый номер документа по журналу регистрации;

• 1-5 — номер дела по номенклатуре.

4. Виды регистрации:

журнальная; карточная; компьютерная.

Журнальная регистрациянаиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток — медленный поиск, особенно при больших объемах документов.

Журналы регистрации включают следующие графы:

номер документа;

дата документа;

дата поступления;

автор документа (внешняя организация-отправитель — для входящих документов);



адресат (корреспондент-получатель) — для исходящих документов;

количество листов документа;

резолюция;

исполнитель;

подпись исполнителя;

срок исполнения;

отметка об исполнении;

номер дела (папки0;

имя файла;

примечание.

Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки (регистрационно-контрольные карточки) располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т. п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток — возможны потери карточек.

В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале.

 

Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т. к. позволяет создать и автоматически поддерживать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому реквизиту документа.

Для компьютерной регистрации используются электронные регистрационно-контрольные карточки и электронные журналы с тем же набором граф, что и традиционные бумажные формы.

Система регистрами на ПК может быть создана: в среде систем управления базами данных (Access); с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus); в текстовом редакторе "Word" с помощью таблицы; другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.). Недостаток компьютерной регистрации — возможна потеря информации из-за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов.



Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа ("Для служебного пользования", "Коммерческая тайна" и др.), определяется специальными инструкциями.

5. Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов включает:

поздравительные письма; приглашения;

рекламные письма, прайс-листы, каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения, сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п.


Дата добавления: 2014-11-13; просмотров: 16; Нарушение авторских прав







lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2021 год. (0.029 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты