Вопрос 39. Формирование и оформление дел

1. Формирование дела— группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел исистематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях — документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Правильное формирование дел способствует: оперативному поиску необходимых документов; обеспечивает их сохранность; устанавливает порядок в организации делопроизводства.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

в дело помещаются документы, работа по которым завершена; документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

в дело включается, как правило, один экземпляр документа; каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.); в дело формируются, как правило, документы одного года; в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем; документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху[1]. Устав предприятия и другие учредительные документы формируются всамостоятельное дело;

протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу; документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия; переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией; если вдеятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел,

заводят специальную папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2005 г." и составляют внутреннюю опись дела. 2. На обложке делауказывается: наименование организации; структурное подразделение; номер дела по номенклатуре; заголовок дела; год заведения; срок хранения.