Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника



Вопрос 43. Работа с конфиденциальными документами

Читайте также:
  1. E) Работа в цикле
  2. II. Работа над текстом и его оформление
  3. IV. Магическая сила правильной постановки вопросов
  4. IV. Работа над задачами.
  5. IV. Работа над задачами.
  6. IV. Работа над задачами.
  7. IV. Работа над задачами.
  8. IV. Работа над задачами.
  9. IV. Работа над новым материалом.
  10. IV. Работа над новым материалом.

1. Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен. К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: "Конфиденциально"; "Коммерческая тайна"; "Для служебного пользования".

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктажи ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

2. Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность иучет конфиденциальных документов, предусматривает: назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование; порядок подготовки и размножения документов; отдельную регистрацию документов; формирование дел;

организацию выдачи и хранения документов; проверку наличия документов; архивное хранение и порядок уничтожения. Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении, например, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата".На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально Экз. № 1

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На документах, предоставляемых в органы государственной власти, органы местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф "Коммерческая тайна" проставляется с указанием ее владельца, например:

Коммерческая тайна

Закрытое акционерное общество "Парфюм-интер"

Ул. Ордынка, 36 Москва 127450



При невозможности нанесения грифа на носители, содержащие конфиденциальные сведения, данные реквизиты должны быть указаны в сопроводительных документах, например, в сопроводительном письме.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом, например: Разрешаю:

1. Е.М. Лаврову

2. А.Л. Казакову Подпись руководителя

00.00.2005

Размножение конфиденциальных документов производится: с разрешения руководства предприятия;

с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя); в специально выделенном помещении;

в присутствии должностного лица, ответственного за документ; с немедленным уничтожением бракованных копий. Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов". Листы журналов регистрации: нумеруются;

прошиваются;

опечатываются;

указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.



В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Конфиденциальные документыформируются в отдельноедело (или дела).Дело должно иметь: гриф ограничения доступа;

список сотрудников, имеющих право пользования этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;

в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов". При выдаче документа: сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата. Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.). При возвратедокумента:

сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале.

Запрещается:

изъятие конфиденциальных документов из дел; перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов";

несанкционированное копирование и вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличия состоит в сверке зарегистрированных документов в учетных формах с хранящимися в делопроизводстве. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью:

обеспечения их сохранности;

предотвращения утечки конфиденциальной информации.

Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными документами) ежегодно проводит проверку наличия документов. Проверка наличия конфиденциальных документов может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

При установлении факта утраты конфиденциального документа: ставится в известность руководитель предприятия; служба безопасности; принимаются меры к розыску документа. На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов): составляется акт;

вносится соответствующая отметка об утрате в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы: для архивного хранения; для уничтожения. При передаче дел в архив на конфиденциальные документы

составляется отдельная опись.

Архивное хранениеконфиденциальных документов производится: в опечатанных коробках;

в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. Уничтожениеконфиденциальных документов производится: с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия;

в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

 


[1] При сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологической последовательности (вначале документы за январь, потом за февраль и т. д.).

[2] Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

 


Дата добавления: 2014-11-13; просмотров: 40; Нарушение авторских прав


<== предыдущая лекция | следующая лекция ==>
Вопрос 42. Подготовка дел к передаче в архив | Алехин А. П., Кармолицкий А. А., Козлов Ю. М.
lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2019 год. (0.01 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты