Вопрос 43. Работа с конфиденциальными документами

1. Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения, известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке, доступ к которым ограничен. К конфиденциальным относятся документы, имеющие грифы ограничения доступа: "Конфиденциально"; "Коммерческая тайна"; "Для служебного пользования".

Законодательством РФ предусмотрена ответственность за несанкционированный доступ, разглашение или продажу сведений (информации, документов), имеющих подобные грифы. Сотрудники, допущенные к конфиденциальным документам, должны пройти инструктажи ознакомиться с инструкцией по работе с конфиденциальными документами.

2. Организация делопроизводства, обеспечивающего сохранность иучет конфиденциальных документов, предусматривает: назначение должностного лица или лиц, ответственных за их учет, хранение и использование; порядок подготовки и размножения документов; отдельную регистрацию документов; формирование дел;

организацию выдачи и хранения документов; проверку наличия документов; архивное хранение и порядок уничтожения. Службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите документа при его составлении, например, ПК закрепляется за работником, имеющим ключ и пароль; ПК не подключается к электронной сети общего пользования (Интернет) и т. п.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, варианты документа, файлы уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: "Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата".На конфиденциальном документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра:

Конфиденциально Экз. № 1

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На документах, предоставляемых в органы государственной власти, органы местного самоуправления и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, гриф "Коммерческая тайна" проставляется с указанием ее владельца, например:

Коммерческая тайна

Закрытое акционерное общество "Парфюм-интер"

Ул. Ордынка, 36 Москва 127450

При невозможности нанесения грифа на носители, содержащие конфиденциальные сведения, данные реквизиты должны быть указаны в сопроводительных документах, например, в сопроводительном письме.

На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться документом, например: Разрешаю:

1. Е.М. Лаврову

2. А.Л. Казакову Подпись руководителя

00.00.2005

Размножение конфиденциальных документов производится: с разрешения руководства предприятия;

с ограниченным количеством копий (каждая копия для конкретного адресата или исполнителя); в специально выделенном помещении;

в присутствии должностного лица, ответственного за документ; с немедленным уничтожением бракованных копий. Конфиденциальные документы должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации конфиденциальных документов". Листы журналов регистрации: нумеруются;

прошиваются;

опечатываются;

указывается их общее количество (цифрами и прописью) в заверительном листе.

Все поступающие (входящие) конфиденциальные документы принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении проверяется: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений к документу.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) конфиденциальных документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Конфиденциальные документыформируются в отдельноедело (или дела).Дело должно иметь: гриф ограничения доступа;

список сотрудников, имеющих право пользования этим делом; нумерацию листов; внутреннюю опись документов; заверительный лист.

Хранение дел с конфиденциальными документами производится: в опечатываемом сейфе, к которому не должны иметь доступ другие работники;

в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации.

Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов". При выдаче документа: сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится подпись получателя документа и дата. Выданные для работы конфиденциальные документы подлежат возврату в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные конфиденциальные документы могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т. д.). При возвратедокумента:

сверяется номер документа с номером в журнале; сверяется количество листов; ставится отметка о возврате; ставится подпись получателя документа и дата возврата.

Передача документов и дел между работниками предприятия производится только через сотрудника, ответственного за работу с конфиденциальными документами, с обязательной записью в журнале.

Запрещается:

изъятие конфиденциальных документов из дел; перемещение из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале учета выдачи конфиденциальных документов";

несанкционированное копирование и вынос конфиденциальных документов из офиса.

Проверка наличия состоит в сверке зарегистрированных документов в учетных формах с хранящимися в делопроизводстве. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью:

обеспечения их сохранности;

предотвращения утечки конфиденциальной информации.

Специально созданная комиссия предприятия (не менее 3 человек, имеющих допуск к работе с конфиденциальными документами) ежегодно проводит проверку наличия документов. Проверка наличия конфиденциальных документов может производиться с другой периодичностью, например по окончании каждого квартала.

При установлении факта утраты конфиденциального документа: ставится в известность руководитель предприятия; служба безопасности; принимаются меры к розыску документа. На утерянный документ (если розыск не принес положительных результатов): составляется акт;

вносится соответствующая отметка об утрате в "Журнале регистрации конфиденциальных документов".

Экспертная комиссия предприятия ежегодно отбирает конфиденциальные документы: для архивного хранения; для уничтожения. При передаче дел в архив на конфиденциальные документы

составляется отдельная опись.

Архивное хранениеконфиденциальных документов производится: в опечатанных коробках;

в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. Уничтожениеконфиденциальных документов производится: с составлением акта, утверждаемого руководителем предприятия;

в присутствии комиссии; с помощью специальной машины (шредера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

[1] При сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологической последовательности (вначале документы за январь, потом за февраль и т. д.).

[2] Листы внутренней описи нумеруются отдельно.