Дайте определение операций, входящих в документооборот.

Документооборотом называется весь комплекс операций, сопровождающих существование документа в организации: создание, редактирование, регистрация, учет, рассылка исполнителям, контроль исполнения, хранение, сдача в архив и уничтожение.

В основе организации документооборота лежит несколько правил.

· Централизация операций по приему и отправке документов. Согласно этому правилу все документы организации, как поступающие (независимо от способа доставки), так и отправляемые (за исключением поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства.

В любой организации существует система регистрации, учета и контроля документов, которая решает взаимосвязанные задачи обеспечения должного порядка в пользовании документами и их хранении.

Учет документов предусматривает хранение в специальных журналах информации о поступавших извне и созданных внутри организации документах, а также информации об их местонахождении, форме существования и месте хранения (пояснить).

Хранение документовпредусматривает создание архива – хранилища документов, не находящихся на руках сотрудников офиса, и обеспечение сохранности находящихся в архиве документов. Тип документа определяет и длительность хранения документов в архиве. По истечении срока хранения документы обычно уничтожаются.

Контроль документов предполагает учет лиц, которым поручена работа с документом, проверку сроков исполнения документа (включая и подготовку ответа на документ).

Электронный документооборот не предусматривает революционных изменений в этой области. Он лишь меняет технологию выполнения указанных операций, переводя их из области бумажных технологий в область информационных технологий на основе электронных документов.

Учет документов предусматривает наличие трех журналов: "Входящая корреспонденция", "Исходящая корреспонденция", "Поручения руководителя". Кроме того, целесообразно иметь журнал "Внутренние документы", в котором регистрировать все актуальные для организации документы – приказы, распоряжения, положения и т. д. Все указанные журналы, по существу, являются файлами, хранящими данные, которые наиболее удобно представлять в табличном виде. Поэтому в профессиональных и непрофессиональных системах документооборота журналы моделируются таблицами различных баз данных (например, Access), в том числе и в среде табличного процессора Excel.

В электронном документообороте хранение документов производится на жестких дисках компьютеров рабочих мест и на сервере организации. Поэтому для хранения документов создается система папок, аналогичная системе папок традиционной технологии документооборота. В профессиональных системах документооборота множество папок создается в процессе установки системы.
В непрофессиональных системах множество папок создается средствами операционной системы, в частности, проводником Windows 95/98/ME/2000 и т.д.

Система папок дополняется системой поиска папок и документов. На простейшем уровне поиск указанных объектов можно осуществить таким средством операционной системы Windows 95 и выше, как "Поиск файлов и папок".

Хранение документов возможно как в развернутом, так и в заархивированном с помощью различных программ-архиваторов виде. Особенностью современных информационных технологий является периодически выполняемое создание архивных копий дискового пространства системы документооборота. Уничтожение документов сводится к стиранию информации о них в системе учета документов (возможно ведение реестра уничтоженных документов) и стиранию файлов, хранящих тексты самих документов.

9. Как обеспечивается и регулируется общий доступ к документам в сетях?

Для обеспечения доступа абонентов сети к информационным ресурсам на дисках вычислительных установок создаются каталоги общего пользования. Для выделенного каталога владельцем ресурса или администратором сети назначается уровень доступа:

· свободный доступ с правом только чтения документов и просмотра оглавления каталога;

· свободный доступ с правом чтения и записи, т.е. с правом изменения и добавления в каталог документов;

· полный доступ с правом изменения документов, добавления, переименования, перемещения и удаления, как документов, так и каталогов;

· доступ по паролю с правом только чтения;

· доступ по паролю с правом изменения документа;

· полный доступ по паролю с правом изменения документов, добавления, переименования, перемещения и удаления, как документов, так и каталогов.

В разных сетях имеются различные комбинации указанных выше прав доступа к информации. Различают следующие способы регулирования прав доступа: регулирование на уровне ресурсов и регулирование на уровне пользователей. Регулирование на уровне ресурсов предусматривает установление прав доступа к информации одинаковых для всех пользователей данного ресурса. Примером такого регулирования являются сети Widows 95/98. Регулирование на уровне пользователей предусматривает присвоение каждому пользователю имени и пароля для доступа в сеть и указания прав доступа к информации для каждого пользователя.

Помимо регулирования прав доступа к каталогам общего пользования авторы документов посредством установки паролей могут защитить документ от несанкционированного доступа, как на уровне чтения документа, так и на уровне его редактирования.

10. Что такое система управления базой данных (СУБД)? Перечислите ее функции.

СУБД выполняет и все операции по созданию объектов базы данных, т.е. создает таблицы, запросы, формы, отчеты, индексные файлы и т.д. Основные функции системы управления базой данных показаны на рис. 4.

Рис. 4. Функции системы управления базой данных, доступные для пользователя

11. Как осуществить ввод данных в базу посредством выбора их из некоторого списка? Опишите взаимодействие таблиц данных, SQL-запроса и указанного списка.

Технология баз данных предлагает ряд возможностей по упрощению процедуры ввода данных с клавиатуры и контроля правильности вводимых данных. Одной из возможностей решения указанной проблемы является применение на формах текстовых окон со списками вместо обычных текстовых окон.

Окно со списком кроме основного текстового поля имеет кнопку вызова списка. Установить такое окно на форму можно при наличии в составе СУБД встроенной системы программирования. Окно со списком, применяемое в СУБД имеет ряд специфических свойств:

· SQL-запрос, позволяющий описать критерий отбора записей источника в список текстового окна;

· количество столбцов таблицы, отображаемых в списке;

· ширина столбцов, отображаемых в списке;

· приемник данных из окна со списком;

· номер столбца таблицы источника записей, данные из которого переписываются в приемник (присоединенный столбец).

Схема работы с таким окном показана на рис. 5.

Рис. 5. Взаимодействие SQL-запроса,
текстового поля со списком и приемника данных

Источник данных является таблицей данных, входящей в состав базы данных. Он посылает в список текстового поля все записи. SQL-запрос отфильтровывает ненужные записи и отбирает столбцы для работы текстового окна со списком. Отобранные столбцы и записи отображаются в списке. Выбор одной из записей приводит к отображению в текстовом поле окна данных из присоединенного столбца выбранной строки. Эти данные можно изменить. При переходе на новую запись, отображаемую в форме, данные из текстового поля попадают в приемник данных.

Таким образом, решается проблема упрощения ввода данных и уменьшения объема этой работы за счет выбора нужных данных из списка. Это также частично решает проблему обеспечения безошибочного ввода данных. Последнее возможно потому, что однажды записанные данные при многократном повторении процедуры ввода с их выбором будут записаны в приемник однообразно.

Дополнительно контроль правильности введенных данных организуется в процедурах, вызываемых методами Change, KeyPressed и LostFocus текстового окна. Такой контроль может включать в себя контроль на наличие недопустимых символов, контроль на принадлежность к области существования данных и много другое. Например, происходит ввод даты рождения сотрудника фирмы при его регистрации. Все даты рождения, опережающие текущую дату на 60 и более лет, могут считаться ошибочными. Поэтому они должны, по крайней мере, вызывать появление сообщения о возможной ошибке и запрос подтверждения данных.

12. Как организуется поиск документов в правовых системах?

Результатом работы машины поиска является список найденных документов, переданный в окно просмотра. Если среди списка документов, соответствующих критерию поиска, имеется искомый документ, то можно запросить текст соответствующего документа, который будет выведен машиной поиска в окно просмотра.

Поиск информации организован следующим образом. Запрос на поиск создается заполнением полей карточки поиска. В число реквизитов поиска входят:

· тематика;

· вид документа;

· принявшая организация

· номер документа в принявшей организации;

· дата утверждения документа в принявшей организации;

· номер в министерстве юстиции;

· дата регистрации в министерстве юстиции;

· тема документа;

· статус документа (действующий, утративший силу и т.д.);

· ключевые слова (текст документа и т.д.)

и многое другое.

По мере заполнения полей карточки поиска происходит уменьшение числа найденных документов и формирование их списка. Сообщение о длине списка обычно выводится в нижнюю часть карточки поиска. Команда "Сформировать список" выводит список в окно просмотра.

Далее можно выбрать интересующий документ, просмотреть его текст, распечатать текст на принтере, отправить его на диск и т.д. Работу с дисками осуществляет встроенный менеджер дискового пространства системы. Он позволяет кроме отправки документов на диск создавать папки для часто использующихся документов, сохранять файлы документов (точнее, ссылки на них), загружать в окно просмотра тексты документов и т.д.

Тексты документов, содержащиеся в файлах, могут содержать ссылки на связанные с ними документы, различные приложения, формы и т.д. Интересна возможность, предоставляемая системой Консультант Плюс: поиск подчиненных и родительских документов. В первом случае можно найти все законодательные акты, содержание которых зависит от содержания текущего документа, во втором – документы, содержание которых определяет содержание текущего документа.