ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Різноманітна за видами та за обсягом довідково-інформаційна документація. До неї належать: акти, анотації, відгуки, відомості, довідки, договори, записки (службові, доповідні, пояснювальні), запрошення, звіти, листи службові, оголошення, плани роботи, посвідчення, протоколи, витяги з протоколів, реферати, рецензії, телеграми, телефонограми, списки/переліки, факси. Частину цих документів зобов'язаний уміти складати кожен громадянин, незалежно від посади, яку обіймає. Це доповідні та пояснювальні записки, запрошення, деякі службові листи, звіти (про виконану роботу, про виконання раніше наміченого плану, про відрядження), списки, тексти телеграм, план роботи тощо.

Більшість названих у розділі документів є вихідними (надсилаються з установ) і містять інформацію про фактичний стан справ. Вони служать основою для прийняття розпорядчих документів. Зміст інформації в них має допоміжний характер — вони спонукають до дії (запрошення, деякі види службових листів, записки, телеграми) чи можуть бути доведені до відома і не потребують дії-відповіді. Частина з них забезпечує процес взаємовідносин підприємств, організацій, а також організацій і громадян.

АКТ

Акт (лат. actus, від ago — приводжу в рух) — офіційний документ, запис, протокол; документ, який складається на підтвердження певних фактів або дій, пов'язаних з діяльністю підприємств, установ (організаційно-розпорядчі) або окремих громадян.

Акти бувають законодавчі (так називають значну частину законодавчих документів найвищих державних осіб і установ) та адміністративні. Вони складаються переважно зі вступної й констатаційної частин (напр. Акт проголошення незалежності України).

Акти складають під час випробувань нової техніки, прийняття комісією новозведених приміщень чи завершених об'єктів будівництва, якогось устаткування, обладнання, товарів, грошових цінностей або під час списання (зняття з балансу) устаткування, що стало непридатним чи морально застаріло, а також у непередбачуваних випадках (травми на виробництві й поза ним, пожежі, аварії, смерть). Акти громадянського стану — державні записи фактів народження, смерті, одруження, розірвання шлюбу, усиновлення, встановлення батьківства, зміни імені, по батькові та прізвища — пов'язані з правовим станом особи й підлягають обов'язковій реєстрації. Актами оформляють наслідки перевірки фінансової або господарської діяльності установ і організацій — комісією, створеною за наказом керівника підприємства чи установи або вищої інстанції.

Реквізити акта: назва документа, дата складання; прізвища осіб, які склали акт (склад комісії) або були свідками складання, їхні посади і прізвища; текст (дані про перевірений факт чи подію); висновок і підписи; вказують на кількість примірників і місце їх зберігання. Акти складають найчастіше в трьох примірниках: для керівної організації, для директора (начальника, завідувача) установи, підприємства, організації, третій — підшивається до справи. Вони затверджуються керівником підприємства, в окремих випадках — вищими посадовими особами. Акт підписують усі члени комісії, які брали участь у його складанні (вдруге посади не називають).

Зразок

Львівська кондитерська фабрика «Затверджую»

«Світоч» Директор О. М. Семенів

_____________________

(підпис)

(дата)

АКТ

Про результати інвентаризації матеріальних цінностей

на складі № 1 кондитерської фабрики «Світоч»

Підстава: Наказ директора фабрики від 17.03.2000 р. № 83

«Про невчасне подання звітів щодо наявних матеріальних цінностей»

Призначено комісію у складі:

Голова_________________________________________________________

(посада, ініціали, прізвище)

Члени_________________________________________________________

(посади, ініціали, прізвища)

______________________________________________________________

У присутності зав. складу п. Ковалик А. Є.

В період з_________ до____________2000 р. комісія провела перевірку наявних на складі матеріальних цінностей і документації на них та відповідності її в бухгалтерії фабрики і вважає, що матеріальні цінності відповідають накладним, за якими вони були отримані.

Проте_____________________________________________________

(критичні зауваження й висновки комісії)

Акт складено в трьох примірниках:

1-ий — директорові фабрики;

2-ий — бухгалтерії фабрики;

3-ій — зав. складу п. Ковалик А. Є.

Голова комісії _________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

Члени комісії _________________________

(підписи) (ініціали, прізвища)

Зразок

_______________________________________________________________________

(найменування суб'єкта господарювання)

Код згідно з ЄДРПОУ____________________________________________________

АКТ

інвентаризації дисків для лазерних систем зчитування

На підставі наказу (розпорядження) від «___»_____ 200_ р. №_______ проведено інвентаризацію дисків для лазерних систем зчитування станом на « » 200_ року.

Інвентаризацію розпочато «___»________ , закінчено «____»_______ 2002 року.

Установлено наявність:

Голова інвентаризаційної комісії ________________

(посада)

__________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

Члени комісії _________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

_________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

_________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

М. П.

Один примірник акта отримано представництвом

Держпідприємництва в_____________________________________________________

(регіон)

«____ »__________200_ р. й зареєстровано за №____________________________

______________________________ ______________ ________________________

(посада уповноваженої особи (підпис) (ініціали, прізвище)

представництва Дєржпідприємництва)

М.П.

Зразок

Державний департамент страхового фонду документації

Державна технічна інспекція

АКТ

Перевірки______________________________________________________________

(назва підприємства, організації» установи тощо)

від «___»_______200_р.

Створено комісію у складі:

Голова комісії________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові) (посада)

Члени комісії:________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові) (посада)

_________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові) (посада)

_________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові) (посада)

Присутні: _________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові) (посада)

__________________________________________________

(прізвище, ім'я, по батькові) (посада)

Підстава для перевірки__________________________________________.

(план, доручення та інше)

Вид перевірки _________________________________________________

(комплексна, цільова, контрольна)

Завданнями перевірки є__________________________________________

Перевіркою встановлено:_________________________________________

(вказуються недоліки та порушення

_______________________________________________________________

у сфері страхового фонду документації)

Висновки та пропозиції:____________________________________________

(указується, чи відповідає вимогам чинного

_________________________________________________________________

законодавства України про страховий фонд документації України

_________________________________________________________________

стан робіт з питань, що зазначені в завданні перевірки,

________________________________________________________________

а також указуються пропозиції щодо усунення недоліків та порушень

_________________________________________________________________

із зазначенням термінів їх виконання)

Складено в трьох примірниках: 1-ий -________________________________

2-ий - _______________________________

3-ій- ________________________________

Голова комісії______________________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

Члени комісії:_____________________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

(підпис) (ініціали, прізвище)

(підпис) (ініціали, прізвище)

З актом ознайомлений: _______________________________

(підпис) (ініціали, прізвище)

(Офіційний вісник України. 2001. № 49.)