ЗАПРОШЕННЯ

Вельмишановний Іване Полікарповичу!

Запрошуємо Вас на вечір зустрічі зі студентами І курсу фізичного факультету 21 січня 2001 року, в середу, о 15.00, в актовому залі фізичного факультету.

Будемо раді послухати Ваші спогади про роботу на факультеті, про студентські роки й наукову працю.

У програмі вечора — виступи випускників факультету різних років та концерт факультетського вокально-інструментального ансамблю.

Студрада фізичного факультету Київського національного університету ім. Тараса Шевченка

Зразок неіменного запрошення

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Шановні абітурієнти!

Якщо ви вже вирішили здобути економічну спеціальність у найпрестижнішому закладі вищої освіти — нашому університеті, чи, може, ще сумніваєтесь у правильності вашого вибору, чи, можливо, ще не визначились або навіть не замислювалися над майбутнім фахом, запрошуємо вас на День відкритих дверей, який відбудеться 31 березня 2000 р. о 15.00 за адресою: вул. Дегтярівська, 49/1, II корпус КНЕУ, актовий зал.

Адреса приймальної комісії:

Індекс, Київ-57, проспект Перемоги, 54/1, кімн. 340. Тел. 446-31-62

Звіт

Звіт — письмове або усне повідомлення організації чи офіційній особі про виконання плану, завдання, доручень, зобов'язань, про підготовку до заходів та їх проведення; подасться вищій інстанції або посадовій особі.

Це документ про витрату отриманих коштів у касі установи чи від спонсорів кимось (окремою особою, керівником групи чи організації).

Звіти бувають усні та письмові (переважно), періодичні, що затверджуються керівником установи, і разові, адресовані посадовим особам, від яких одержано завдання чи доручення; текстові і статистичні, або цифрові (найчастіше перед бухгалтерією, підтверджені цифровими документами, товарними чеками тощо) — вони належать до обліково-фінансових.

Звіт складають про роботу за певний період. Його реквізити такі:

1) назва документа із зазначенням організації чи особи, яка звітує, предмета й періоду звітності;

2) текст звіту із зазначенням поставлених завдань і повноти їх виконання, перелік виконаних заходів, висновки і пропозиції;

3) підпис особи, яка звітує (в індивідуальному звіті), чи відповідальної особи установи, організації;

4) печатка установи (за потреби), дата.

Деякі із звітів мають додаткові реквізити — погодження й затвердження, складаються в текстовій або табличній формі. Наприкінці звіту дається пояснення причин невиконання певних пунктів плану чи викладаються перспективи їх виконання.

Звіт має композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, достатню обгрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань. Великі за обсягом звіти організацій, установ можуть бути поділені на озаглавлені частини (напр. навчальна робота, виховна робота в студентських групах, наукова робота студентських товариств і організацій тощо).

Зразок

ЗВІТ

заступника директора Київського транспортно-

економічного технікуму про виконання плану виховної

роботи за І семестр 2001/2002 навчального року

Перед колективом педагогів і майстрів технікуму було поставлено завдання — допомогти слухачам-першокурсникам влитися в новий колектив, знайти своє місце в ньому, усвідомити власне завдання — стати висококваліфікованим спеціалістом, осягнути потребу працювати над навчальними, виробничими й виховними, зокрема етичними й естетичними, проблемами, готуючи себе до відповідальної самостійної роботи.

За вересень 2001 — січень 2002 pp. колективом педагогів і майстрів разом зі слухачами було проведено такі заходи:

— Вечір знайомства — 15.09. — відп. Петренко І. В., Івасюк Т. М.

— Вечір «Алло, шукаємо таланти» — 19.10 — відп. Гнатенко П. С

— Вечір зустрічі зі студентами педучилища № 2 — 22.11 - Гнатів Ю. А.

З усіма групами проведено культпоходи в театри Києва.

Три групи відвідали Музей народної архітектури і побуту України (вересень 2001 p.).

Усі керівники груп — куратори та майстри — під час практичної роботи проводили бесіди з етики (про поведінку на вулицях міста, про анонімне спілкування в транспорті, в театрі).

У названих заходах брали участь майже всі слухачі. Завдання педколективу у виховній роботі вважаємо такими:

1) Продовжити роботу з питань етики (поведінка в колективі, у виробничих майстернях, мовна культура).

2) Разом з викладачами-філологами провести вечір про державну мову в Україні, присвячений 188-й річниці від дня народження Т. Шевченка.

3) Продовжити практикувати виїзд груп на художні виставки, в театр.

4) Просити дирекцію технікуму виділити кошти, залучивши шефську організацію — автотранспортне підприємство №_____— для 2—3 груп з метою поїздки в Уманський дендропарк «Софіївка».

28.02.2002 р. (підпис) Я. С Гнатенко

ЛИСТИ

Лист — узагальнена назва різних за змістом документів, об'єднаних способом передавання тексту — пересилається поштою.

Поширений вид документації в системі управління, засіб спілкування між підприємствами, установами, організаціями та приватними особами. Завдяки листуванню ведуть переговори про предмет виробничої зацікавленості, уточнюють певні питання, викладають претензії, з'ясовують ділові стосунки, супроводжують матеріальні цінності, вносять пропозиції, викладають вимоги, повідомляють про певні заходи, висловлюють подяки тощо.

Слід пам'ятати, що бездоганно оформлена ділова кореспонденція, яка надсилається в установи, організації, зокрема листи, — не що інше, як візитка адресанта (підприємства, фірми, компанії).

За функціональними ознаками ділові листи поділяються на:

1) листи, що потребують відповіді: листи-запити, рекламаційні, листи-претензії, супровідні, заохочувальні, спонукальні, інформаційні, рекламні, гарантійні, ініціативні, листи-запрошення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

2) листи, що не потребують відповіді: листи-підтвердження, листи-відповіді, листи-розпорядження (циркулярні), листи-нагадування, рекомендаційні, листи-вітання, повідомлення, листи-подяки, листи-відмови від акцепту.

Такий поділ умовний, оскільки на кожен лист можна дати відповідь.

За кількістю адресатів і адресантів листи поділяються на звичайні, колективні й циркулярні. Циркулярні (від лат. circulus — коло, circularis — круговий) листи — письмові звернення, розпорядження — розсилаються підвідомчим установам або підлеглим посадовим особам (лист-звернення, лист-розпорядження). Коле колективні листи надходять від колективу авторів до певної установи, організації чи її керівника (найчастіше лист-прохання, пропозиція, звертання), звичайні листи надсилаються одній інстанції.

Історична довідка: за Гетьманщини (XVII ст.) листи поділялися на: іменні листи, листи-запити, інструктивні листи-звернення, листи-донесення, листи-свідчення, листи-скарги (нестандартні).

Текст листа — небагатомовний, стримано-емоційний. Складається з двох логічно пов'язаних частин: у першій подається опис фактів або подій, які стали підставою для його написання; у другій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення стосовно його змісту.

Автори посібників із сучасного діловодства (справочинатися або закінчуватися документ.

Більшість листів нині друкують або пишуть на бланках — заповнюють шаблон з готовими незмінними реквізитами: зліва — назва й емблема установи-адресанта, адреса, № телефону, № рахунка, дата; праворуч — назва посадової особи адресата, його адресні дані; зміст листа; посадова особа, що засвідчує або відсилає лист, підпис, розшифровка прізвища.

У діловому листуванні слід дотримуватися загальноприйнятих правил, а саме:

1. Службові листи пишуть (друкують, набирають на комп'ютері) на чистому бланкові або аркуші паперу лише на лицьовій стороні.

2. Якщо обсяг листа перевищує сторінку, то накінці її слід зазначити: «Див. наст, сторінку», «Див. далі». Крім того, слід пам'ятати: у міжнародній діловій практиці писати довгі листи не прийнято.

3. Сторінки листів, починаючи з другої, нумеруються арабськими цифрами.

4. Ширина лівого поля — 2/3,5 см, правого — до 1 см, верхнього і нижнього — до 2 см, текст листа друкується через 1,5—2 інтервали, абзац зліва — 5 інтервалів, звертання до адресата пишуть без абзаца.

5. Текст першого примірника листа не повинен мати ніяких позначок.

6. Не допускаються виправлення, перекреслення, підчищення.

7. Лист складається текстом всередину. Важливі ділові листи бажано надсилати у великих цупких конвертах.

8. Відповідь на лист слід дати протягом 10 днів від часу отримання. За необхідності глибокого вивчення поставлених у листі проблем адресантові повідомляють упродовж 3 днів, що лист одержано й відповідь буде надіслана не пізніше як за місяць від дня його одержання.