Види листів та їхні особливості

Інформаційний/рекламний лист повідомляє адресатові про певний захід чи факт — про показ (демонстрування) певних моделей одягу окремих пошивних підприємств, фірми, кількох або одного кутюр'є; про видану (випущену) продукцію, про плани видавництва на поточний чи наступний рік з метою запросити адресатів до співпраці. Інформація має бути якомога ширшою.

Подібний за змістом і реквізитами до інформаційного рекламний лист, який надсилається за визначеною адресою конкретному адресатові. Містить докладний опис пропонованих товарів або послуг. Оформляється на фірмовому бланкові, з повідомленням номерів телефонів і розрахункових рахунків, поштової адреси.

Супровідні листи надсилаються разом з бухгалтерськими (комерційними) документами (накладними, чеками, рахунком-фактурою) чи під час пересилання креслень, каталогів, прейскурантів, буклетів, проспектів, виданої літератури, зразків товарів з обов'язковим зазначенням заголовків (назв), індексів і дат надісланих документів. Іноді це може бути лист-повідомлення про мету надсилання чогось із зазначенням його кількості. За обсягом лаконічні, за змістом коректні, інколи містять важливу інформацію рекламного характеру про діяльність підприємства або фірми та щодо пропонованої адресатові продукції з доречним сподіванням на вигідну для обох сторін співпрацю.

Трапляються єдинопочатки цього виду листів — «Направляємо», «Надсилаємо», «Додаємо», «Повертаємо», «Відправляємо» тощо.

Лист-запит — комерційний документ, своєрідне звертання адресанта-«покупця» до адресата-«продавця» з проханням отримати повну інформацію про товар або певну послугу чи надіслати пропозицію на поставку товару(-ів). Лист-запит складають на основі інформаційних листів, рекламних оголошень засобами масової інформації, ярмаркових і виставкових каталогів, проспектів тощо. У тексті листа-запиту вказують: підставу для запиту, назву й кількість товару, його марку, якість, модель, термін та умови поставки. Ціна не обумовлюється в запиті, але пропонується форма та грошова одиниця розрахунку, вказується термін поставки товару і тривалість очікування твердої оферти (формальної пропозиції певній особі укласти договір) із зазначенням усіх необхідних для її укладення умов. Інколи лист-запит містить прохання надіслати буклети, каталоги, проспекти, прейскуранти тощо.

Лист-повідомлення подібний за змістом до інформаційних листів і листів-запрошень — у них повідомляється про щось чи стверджується важливий факт. Надсилається конкретному адресатові на одержані від нього товари, запит, рахунки, квитанції. Листи починають словами: «Доводимо до Вашого відома», «Раді повідомити Вас», «Повідомляємо Вам» тощо, далі — текст повідомлення з обов'язковим зазначенням дати й підписом адресанта з назвою посади та прізвищем.

Лист-відповідь — офіційна відповідь про згоду взяти участь у заході, пропонованому в ініціативному листі чи листі-запиті, обіцянка відправити пропозицію на поставку товару, відмова у поставці, згода прийняти запит на розгляд, пропозиція змінити умови запиту чи надіслати тверду оферту. У листі-відповіді міститься відповідь на кожне із запитань ініціативного листа. За неможливості надіслати пропозицію у відповідь відразу слід повідомити «покупця» про прийняття його запиту на розгляд. Відмова мусить бути аргументованою, переконливою, не образливою для адресата, а зміна умов запиту уточнена. Текст листа чіткий, конкретний, небагатослівний.

Лист-прохання. Назва документа визначає його зміст: це тактовне звернення адресанта до адресата-партнера, клієнта, спонсора з певним проханням — про участь у заході, про доброчинну пожертву, про можливу фінансову допомогу у проведенні важливого заходу. Часто прохання висловлені паралельно з поданням інформації про їхню мету, важливої для адресата. Текст прохання має бути конкретним, лаконічним, переконливим, тактовним, із зазначенням та обгрунтуванням причини, яка спонукала до його написання, і наслідків, на які сподівається автор. Тон прохання має бути висловлений із дотриманням загальноприйнятих в Україні норм ввічливості й ділового етикету.

Ініціативний лист за змістом подібний до лис-та-прохання від імені одного керівника, керівництва чи трудового колективу. У ньому висловлюються прохання про щось (про допомогу, про сприяння у вирішенні важливих чи невідкладних справ), пропозиція про співпрацю, запит. Реквізити такі ж, як і в усіх інших видах листів: адресат; текст листа (небагатослівний, стислий, з конкретним проханням чи з пропозицією); посада, підпис, прізвище адресанта; дата — на бланку. Належить до групи листів, які спонукають адресата дати відповідь.

Лист-підтвердження — письмове підтвердження угоди, попередньої домовленості, запрошення, врешті — засіб утвердження репутації досвідченого ділового партнера, що виявляє повагу до свого спільника; підтвердження заінтересованості у співпраці, повідомлення необхідних, важливих її деталей. Це й підтвердження про отримання певного поштового відправлення — листа, цінної бандеролі, телеграми, про одержання вантажів, товару, про чинність раніше укладених договорів; підтвердження про згоду взяти участь у запропонованому заході. Лист має бути написаний з виявленням доброзичливого ставлення до адресата-партнера. Починається словом «Підтверджуємо». За змістом близький до листа-повідомлення.

Рекомендаційні листи здавна досить поширені як важливий вид ділових стосунків — ділової кореспонденції. Останнім часом набули важливого значення. Залучитися рекомендацією, клопотанням про сприяння людини, відомої у світі науки, культури, бізнесових або господарських структур, має чи не вирішальне значення в отриманні роботи під час працевлаштування на конкурсній основі. Авторами рекомендаційних листів можуть бути ті, хто знає професійні, ділові риси рекомендованого, сам має авторитет і визнання у своїй галузі.

Рекомендаційний лист має бути об'єктивним, правдивим; містити важливу інформацію про названу в ньому особу (чи колектив), яка претендує на вакантну посаду або державну стипендію, про її (його) досягнення (здобутки) на попередній посаді, у галузі культури, науки, про фахові надбання; вказувати на термін співпраці чи знайомства й готовність поручитися за рекомендованого (за його надійність, компетентність у справі). Словом «Рекомендую» висловлюється згода взяти на себе певну (необхідну) відповідальність за рекомендовану особу. Обов'язкові підпис і прізвище того, хто рекомендує. Варто делікатно вказати на незначні вади характеру, у способі спілкування з людьми, дати пораду обійняти ту чи іншу посаду.

Так звані «закриті рекомендації» містять вказівку на те, що за претендента автор листа не може поручитися чи високо оцінити його фахові здібності в певній галузі й зобов'язаний дати об'єктивну оцінку особі, якою опікуються і якій просять дати рекомендацію.

Необхідні реквізити: крім назви документа, його тексту, підпис особи — автора рекомендації, дата.

Заохочувальні і спонукальні листи — їх не виокремлюють у спеціальний вид ділової кореспонденції, та вони інколи конче необхідні для заохочення партнера(-ів) до подальшої співпраці чи підтримання творчої наснаги у відзначенні його (їхньої) важливої ролі у завершенні спільної виробничої справи. Вчасно надіслані, вони спонукають до дії, допомагають у вирішенні справ, що нелегко просуваються.

Лист-запрошення за змістом подібний до запрошення, але менш стандартизований, глибший у викладі причини запрошення адресата взяти участь у відповідальному, важливому діловому заході, залишити свій відгук про нього або поділитися враженнями, виступити з доповіддю чи повідомленням, дати компетентну фахову оцінку побаченому (на вернісажі, конференції, республіканському ярмарку, на відкритті фірми тощо). На відміну від стандартних запрошень, лист-запрошення вважається виявом особливої поваги й адресований конкретній особі, яку за фінансових можливостей установа-запрошувач бере на своє забезпечення. У тексті листа вказують на бажану активну участь запрошеної особи в названому заході — науковій конференції, конкурсі. Лист-запрошення потребує відповіді запрошуваного про згоду на участь або відмову від неї з поважних причин.

У листі-запрошенні поіменно вказують, кого, коли, куди, з якої нагоди запрошують, грамотно оформляють текст, зі смаком розміщують його на фірмовому або спеціально виготовленому бланкові. Лист-запрошення виконує роль перепустки на багатолюдні зібрання — конференції, вернісажі, виставки, ярмарки тощо.

Листи-вітання — це діловий спосіб вияву уваги й повага до своїх колег, співробітників, партнерів. Зміст і стиль листа-вітання залежатиме від нагоди чи приводу до його написання й рівня знайомства адресанта з адресатом. Офіційність мусить бути не штампованою і безликою, а зігрітою теплом радості за успіхи, досягнення, щасливі моменти в житті партнера або колеги.

Ювілейні листи-вітання мають у своєму змісті не тільки ^обов'язкові «Вітаю(-ємо)» та «Зичу(-чимо)», а й спогад про щось особливе в житті чи характері ювіляра. Урочистий стиль засвідчує уважне ставлення до колег, ділових партнерів, підлеглих, клієнтів, ділових конкурентів або друзів, готових до творчої співпраці.

Лист-подяка — один з елементів необхідної ділової етики. У ньому висловлюють вдячність за фінансову чи інформаційну підтримку, вдале художнє оформлення щойно виданих книг, плакатів, реклам, уміло організовану ділову зустріч, майстерно проведений концерт, вдало прочитані лекції, участь у конкурсі на звання «Кращий за професією», за багаторічну працю на певному підприємстві, у фірмі, в установі тощо.

Подяка має бути вчасно висловленою, щирою, слова теплими й не казенними. Для спонсора лист-подяка за моральну і матеріальну підтримку означатиме й надію на подальшу творчу партнерську співпрацю. Лист-подяку краще писати від руки — гарним почерком, грамотно, небагатослівно, коректно й тепло.

Лист-вибачення — текст листа містить вибачення за порушену домовленість щодо терміну виконання ділової угоди чи допущені бухгалтерські помилки в розрахунках за надані послуги. Необхідний елемент партнерської етики. Містить слова жалю за провину (прорахунок, неуважність) і запевнення в готовності негайно виправити становище.

Лист-відмова. Написання таких листів вимагає від їхніх авторів епістолярної майстерності, потребує вміння дати категоричну відмову коректно, пом'якшити ситуацію, у доброзичливому тоні, ввічливо й тактовно, глибоко та переконливо аргументуючи її причину й доводячи адресатові неможливість подальшої їхньої співпраці.

Лист-нагадування. Найчастіше це нагадування про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу, про необхідність оплати прострочених платежів чи рахунків, вимога вчасно подати видавництву запланований рукопис книги, підготувати й подати тези доповіді на важливій конференції тощо.

Стосовно боржників, зміст листа має бути ввічливим, коректним, небагатослівним, а вимога — обгрунтованою й делікатною з пропозицією звернути увагу на вказаний фінансовий недогляд та усунути його, або пропозиція прийнятного для обох сторін виходу із ситуації, яка склалася; чи категорична й рішуча вимога позбутися боргу в запропонований термін; або ж нагадування про тимчасове припинення виконання робіт за-мовника-боржника. В разі припинення дії контракту чи необхідності звернутися до суду для розв'язання спірного питання тон листа буде категоричним, проте тактовним і стриманим. Переважно починається словом «Нагадуємо».

Рекламаційний лист надсилається діловому партнерові, який не виконав (не дотримався, порушив) умови укладеної угоди або ж недобросовісно/неякісно виконав узяті на себе обов'язки (лат. reclamatio — несхвалення, нарікання, скарга, протест, обурення). Причиною нарікання (претензій) може бути невиконання всіх пунктів угоди: неякісний товар, недостача його, прострочений термін поставки, незадовільна якість чи невідповідний зовнішній вигляд упаковки. У рекламаційному (претензійному) листі автор вимагає від виробника заміни неякісного товару, допоставки недостачі, процентної знижки з вартості товару чи сплати штрафу. Претензії слід викласти тактовно, інколи — і в холодно-ввічливому тоні, тоді до листа додають акти експертизи бракованого товару: «Просимо терміново виправити становище і надіслати в термін»; «Просимо надіслати недостачу товару»; «Надсилаємо Вам претензію у зв'язку з »; «Просимо розпорядитися надісланими Вами неякісними товарами й повідомляємо про відмову їх прийняття».

Листи-претензії називають «сердитими», як стверджують автори «Універсального довідника-практикуму з ділових паперів».

Лист-претензія (від лат. praetensio — вимога, скарга, позов) подібний до листа-вимоги щодо невиконання, порушення діловим партнером договірних зобов'язань, спільно прийнятих домовленостей, інколи через бухгалтерський недогляд, безпідставні звинувачення у виробничих «гріхах», які партнер не допускав.

Згідно з чинним законодавством, саме претензійні листи є засобом врегулювання непорозумінь на добровільних засадах і навіть обов'язковою попереджувальною

Зразок