Использование чужой БД

Могу ли я использовать БД Access, которую проектировал кто-то другой?

Несмотря на то, что все БД — это всегда результат двухэтапного процесса (сначала кто-то создаст их, а потом люди заполняют их данными), необязательно, чтобы один и тот же человек выполнял обе задачи. В реальном деловом мире часто разные люди работают над их выполнением.

Например, смышленый студент, проводящий летние каникулы на пивном складе, может создать БД для отслеживания заказов (задача № 1). Затем отдел продаж может исполь­зовать БД для ввода новых заказов (задача № 2), в то время как другие служащие будут искать заказы и заполнять их (тоже задача № 2). Сотрудники склада могут проверять достаточность уровня запасов (снова задача № 2), а штатный бухгалтер (resident accountant) может следить за общим объемом продаж (задача № 2).

Если задача № 1 (создание БД) выполнена хорошо, выполнение задачи № 2 (исполь­зование БД) может быть очень легким. На самом деле, если БД хорошо спроектирована, люди, немного знающие программу Access, могут спокойно использовать ее для ввода, обновления и поиска информации. Поразительно, но им даже совсем не надо знать, что они работают в программе Access.

О групповом использовании Access вы узнаете больше и главе 18.

Рис. 1.1. Страница Приступая к работе с Microsoft Office Access— это гибрид окна Windows-программы и Web-страницы. Используйте ссылки слева для просмотра разных категорий шаблонов (готовые к применению БД, которые вы можете загрузить и заполнить своими данными). Или проверьте ссылки внизу, которые указывают на последние новости и советы, касающиеся программы Access

На первый взгляд страница Приступая к работе с Microsoft Office Accessнемного сби­вает с толку, но на самом деле она служит следующим трем целям.

■ Знакомит вас с новейшей информацией Web-сайта Microsoft's Office Online. Например, вы можете прочесть полезные статьи о программе Access, найти экономящие время

подсказки или загрузить обновления. Все ссылки открываются в отдельном окне Web-обозревателя.

§ Она позволяет вам открыть БД, которую вы использовали недавно. Найдите справа раздел Открыть последнюю базу данных(Open Recent Database), в котором отображается список БД.

§ На этой странице можно создать новую БД. Вы можете начать с пустой БД (используя пиктограмму Новая база данных(Blank Database)) или попытаться найти готовый к использованию шаблон, отвечающий вашим требованиям.