Задание значений по умолчанию

До сих пор поля в ваших таблицах заполнялись явно человеком, вставлявшим запись или пропускавшим ее. Но есть еще одна возможность — вы можете определить значение по умолчанию. Теперь, если кто-то вставляет запись и пропускает поле, программа Access ис­пользует в нем значение по умолчанию.

Задается значение по умолчанию в свойстве поля Значение по умолчанию(Default Value). Для поля AddedCost(добавленная стоимость) числового типа вы могли бы оставить его равным 0. В текстовом поле Country(страна) можно использовать строку "U.S.A." как значение по умолчанию. (Все текстовые значения, используемые как значения по умолча­нию, должны быть заключены в кавычки.)

Программа Access выводит вес значения по умолчанию в строке, подготовленной для ввода новой записи, в нижней части таблицы (рис. 4.4). Она также автоматически вставляет значения по умолчанию в любые скрытые столбцы (см. разд. "Скрытие столбцов " главы 3).

Access вставляет значение по умолчанию, когда вы создаете новую запись (но вы всегда можете изменить это значение). Вы также можете во время редактирования поля вернуться к значению по умолчанию с помощью сочетания клавиш <Сtrl>+<Аlt>+<Пробел>.

Совет

Очень удобно использовать значение по умолчанию как отправную точку для новой записи. Например, когда создается новая запись в таблице, можно редактировать значение по умол­чанию, а не заменять его полностью другим значением.

Вы можете создать и более развитые динамические значения по умолчанию. Программа Access оценивает их, когда вы вводите новую запись, что означает зависимость выбранного значения по умолчанию от других данных записи. Динамические значения по умолчанию используют выражения (специальные формулы БД), способные выполнять вычисления или извлекать другие подробности. Одна полезная функция Date ( ) извлекает текущую дату, установленную на вашем компьютере. Если применить эту функцию как значение по умол­чанию для поля с датой (как показано на рис. 4.5), программа Access автоматически встав­ляет текущую дату при вводе новой записи.

Рис. 4.5. Если вы применяете функцию Date ( ), как значение по умолчанию в поле DateAcquiredв таблице с куклами-болванчиками, то при каждой вставке новой записи о кукле программа Access вставляет текущую дату. Вы решаете — оставить ее или заменить другим значением