Экспорт отчета

Вкладка Предварительный просмотр— немного странное творение, поскольку в нее вклю­чено несколько команд, не касающихся печати вашего отчета. Команды в группе Предвари­тельный просмотр → Данные(Print Preview → Data) позволяют сделать моментальную копию данных текущего отчета и экспортировать их в файл другого типа, что позволит про­смотреть отчет вне программы Access или работать с ним в другой программе. Это средство незаменимо, если вы хотите поделиться данными с другими людьми.

Несмотря на то, что Access поддерживает много разных форматов для экспорта отчетов, вам понадобится для отчета лишь несколько из них. (Другие гораздо полезнее при экспорте чистых данных из таблицы или запроса, как объясняется в главе 19.) К форматам, полезным для экспорта отчета, относятся следующие.

■ Экспорт в файл RTF(Word). Этот вариант преобразует ваш отчет в документ, который можно открыть в программе Microsoft Word. Однако применяемый программой Access формат неуклюж. В нем каждый столбец отделяется символами табуляции, а каждая строка — принудительным переводом строки, что затрудняет реорганизацию данных после переноса их в Word. Более удобный вариант экспорта должен был бы поместить данные отчета в таблицу Word, с которой было бы гораздо легче работать.

■ Document HTML.Этот вариант преобразует ваш отчет в форматированный HTML-документ, который годится для публикации в Web-пространстве или для чтения с вашего жесткого диска. Достоинство этого формата заключается в том, что для его просмотра вам нужен только Web-обозреватель (а у кого его нет?). Единственный недостаток формата — невозможность точной передачи форматирования, макета и разбиения на страницы вашего отчета, что станет помехой при желании распечатать экспортированный отчет.

■ Средство просмотра снимков(Snapshot Viewer). Этот вариант создает файл с расширением snp — копию экрана, которую любой пользователь может открыть для просмотра и печати полностью отформатированного отчета. Для того чтобы просмотреть снимок файла, вам понадобится свободно распространяемая программа Snapshot Viewer корпорации Microsoft. (Для загрузки ее из Интернета перейдите на Web-сайт http://office.microsoft.comи найдите поиском "Snapshot Viewer".) Несмотря на то, что программа Snapshot Viewer отлично работает, многие пользователи предпочитают применять более распространенный PDF-формат (следующий в этом перечне), обладающий теми же возможностями. (По правде сказать, Snapshot Viewer — часть наследия более ранних версий пакета Office.)

■ PDF или XPS.Этот вариант позволяет сохранить точное форматирование отчета (поэтому отчет можно напечатать), и пользователям, не имеющим программы Access (и, возможно, даже не имеющим ОС Windows), просмотреть ваш отчет. Единственный недостаток — эта возможность не включена в базовый пакет Access. Вам придется установить свободно распространяемый дополнительный модуль для ее использования (в следующем разделе вы узнаете, как это делается).