Подсказка. Для того чтобы экспортировать отчет, его необязательно открывать

Для того чтобы экспортировать отчет, его необязательно открывать. Все нужные вам команды можно применять из области переходов. Просто щелкните правой кнопкой мыши название от­чета и выберите команду Экспорт(Export) для вывода на экран меню со всеми вариантами операций экспорта, начиная PDF-файлами и заканчивая HTML-страницами. Вы также увидите несколько вариантов, не представленных на вкладке ленты Экспорт,включая варианты экс­порта отчета в более старые уже почти забытые программы управления базами данных и электронные таблицы, такие как dBase, Paradox и Lotus 1 -2-3.

Получение дополнительного модуля "Save As PDF"

Для экспорта отчета как PDF-файла вам понадобится дополнительный модуль "Save As PDF or XPS" (Сохранить как PDF или XPS). Для его получения перейдите на страницу www.microsoft.com/downloads и выполните поиск строки "PDF". Ссылки приведут вас на страницу, с которой можно загрузить дополнительный модуль и установить его парой щелчков кнопкой мыши.

После установки дополнительного модуля у ваших приложений пакета Office появится возможность экспорта их документов в PDF-формат. В отчете программы Access это таин­ство совершается при выборе Предварительный просмотр → Данные → PDFили XPS(Print Preview → Data → PDF or XPS), когда отчет отображен в режиме Предварительный просмотр. Или же можно щелкнуть правой кнопкой мыши отчет в области переходов и вы­брать последовательность команд Экспорт → PDF или XPS(Export → PDF or XPS).

Когда отчет экспортируется в PDF-файл, вы получаете несколько дополнительных па­раметров настройки в диалоговом окне Publish as PDF or XPS(Публиковать как PDF или XPS). Можно экспортировать в PDF-файлы с разным разрешением и параметрами качества (которые в основном влияют на отчеты, содержащие изображения). Обычно применяются параметры, обеспечивающие высокое качество, если планируется печать PDF-файла, по­скольку у принтеров более высокие разрешения, чем у компьютерных мониторов.

В диалоговом окне Publish as PDF or XPSпомимо параметров качества есть элемент управления с вариантами Optimize for(Оптимизировать для). Если вы создаете копию в PDF-формате для того, чтобы другие пользователи могли просмотреть информацию в ва­шем отчете, выберите переключатель Minimum size (publishing online)(Минимальный раз­мер (интерактивная публикация)) для сокращения размера файла. С другой стороны, если есть вероятность того, что пользователи, прочитав ваш отчет, захотят его напечатать, выбе­рите переключатель Standard (publishing online and printing)(Стандартный (интерактив­ная публикация и вывод на принтер). Вы создадите PDF-файл несколько большего размера, который обеспечит распечатку более высокого качества.

Наконец, если вы хотите опубликовать только фрагмент вашего отчета в виде PDF-файла, щелкните мышью кнопку Options...(Параметры) для того, чтобы открыть диалого­вое окно с несколькими дополнительными параметрами. Можно выбрать публикацию фик­сированного числа страниц вместо полного отчета.