Учитесь любить PDF-файлы

Возможно, вы слышали о PDF — популярном формате компании Adobe, предназначен­ном для коллективного использования отформатированных, готовых к выводу па печать документов.

Формат PDF применяется для распространения сопроводительных руководств к изде­лиям, буклетов и электронных документов всех сортов. В отличие от форматов доку­ментов, таких как XLSX, PDF-файлы разработаны для просмотра и печати, но не для редактирования.

Главное достоинство PDF-файлов состоит в том, что их можно просмотреть и напечатать на любом компьютере и под управлением операционной системы практически любого ти­па с помощью свободно распространяемой программы Adobe Reader. Вы можете загрузить эту программу со страницы www.adobe.com/products/acrobat/readstep2.html,но, воз­можно, это и не понадобится. На большинстве компьютеров Adobe Reader уже установле­на, поскольку она приходит вместе с множеством других программ (обычно для того, что­бы вы могли просмотреть электронную документацию). Adobe Reader также широко применяется во Всемирной паутине.

PDF — не единственное детище в этом блоке. Корпорация Microsoft в новейшую опера­ционную систему Windows Vista включила собственный формат для электронных до­кументов, названный XPS (XML Paper Specification, бумажная спецификация на языке XML). По мере распространения формата XPS он, возможно, станет настоящим конку­рентом PDF, но сейчас формат PDF несравнимо более популярен и шире распростра­нен, поэтому именно он остается и центре внимания.

Неважно, какой формат вы используете, процесс экспорта по существу один и тот же.

1. Если вы не находитесь в режиме Предварительный просмотр,щелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки с отчетом и выберите Предварительный просмотр.

2. Щелкните мышью на ленте, в группе Предварительный просмотр -> Данные(Print Preview → Data) одну из кнопок в зависимости от выбранного вами формата для экспорта.

Например, выберите Предварительный просмотр → Данные → Экспорт в файл RTF(Print Preview → Data → Word) для копирования результирующего отчета в Word-совместимый документ. Некоторые варианты хранятся в меню Предварительный про­смотр → Данные → Дополнительно(Print Preview → Data → More), и вы не увидите ва­риант экспорта в PDF-формате, пока не установите дополнительный модуль для PDF (как описано в следующем разделе).

3. Выберите имя целевого файла (рис: 10.12).

Целевой файл — это место хранения экспортированных данных.

4. Если вы хотите открыть ваш экспортированный файл в соответствующей программе, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта(Open the destination file after the export operation is complete).

Предположим, что вы экспортируете в документ Word и установили этот флажок; про­грамма Access экспортирует данные, запустит программу Word и загрузит в нее доку­мент. Это хороший способ убедиться в том, что операция экспорта прошла успешно. Данный вариант сработает, только если на вашем компьютере установлена нужная про­грамма.

5. Щелкните мышью кнопку ОК для выполнения экспорта.

Не обращайте внимания на два других флажка, окрашенных в серый цвет. Они действу­ют только в операциях экспорта, работающих с другими объектами БД.

Рис. 10.12.Программа Access предполагает, что вы хотите использовать имя вашего отчета (например, ProductCatalog.rtf, если отчет ProductCatalogэкспортируется в документ RTF-формата, который можно открыть в программе Word). Но вы можете заменить это имя любым другим