КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ

Адресат– получатель.

Адресант– отправитель.

Архивная выписка– дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка– справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

Виза– подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внутренний адрес письма– наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Внутренний документ– документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Входящий документ– документ, поступивший в учреждение.

Выписка– копия части текстового документа.

График– текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф– пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции («секретно», «срочно», «не подлежит оглашению», «лично»).

Дата– число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Дело-– единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо– документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство– ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Документооборот– 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Заявление– документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

Индекс– условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация– проставление индекса.

Индекс дела– порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.

Инициативный документ– документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Исходящий документ –документ, отправленный из учреждения.

Классификационный индекс– условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

Контрольный лист– талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Корреспондент– учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Личное дело– дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Номенклатура– перечень наименований.

Номенклатура дел– систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Номер входящего письма– регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего дела– регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы– документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы– документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Опись– юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа– 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки– отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

Подлинник документа– 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

Подпись на документе– подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

Приказ– 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Проект документа– предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Регистрационная карточка– карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа– порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрационный штамп– штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрация документов– запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Резолюция на документе– письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты– обязательные элементы служебного документа.

Реквизит документа– обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Сдаточная опись(разг.) – опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Система документирования– принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебная записка– записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Состав удостоверения– подпись и печать.

Талон обратной связи– документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Типовые документы(тексты-аналоги) – 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.