Класифікація документів.вимоги до документів

Документ - матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію,оформлений у визначеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства.

Основними ознаками документа як основного об'єкта документування є: наявність інформації, змісту; постійна матеріальна форма, що забезпечує тривале використання та зберігання документа; функціональне призначення для передавання інформації у просторі і часі, тобто для використання в соціальних комунікативних каналах.

Окрім загальних {інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна) документи мають специфічні функції - управлінську, правову та історичну.

Види документів визначаються за кількома ознаками.

1. За найменуванням розрізняють: заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

2. За місцем виникнення (за походженням) документи поділяються на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями,

3. За призначенням розрізняють документи організаційні, розпорядчі, інформаційні та колегіальних органів.

4. За напрямком документи поділяються на вхідні й вихідні.

За формою документи бувають стандартні (типові) й індивідуальні (нноіандартні).

5. За строками виконання документи є звичайні, безстрокові, л'і»мінові й дуже термінові.

6. За ступенем гласності документи поділяються на секретні й несения ні (для службового користування).

7.За стадіями створення серед документів розрізняють оригінали,

NIIІІЇ Й ВИПИСКИ.

Оригінал - це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи і у разі потреби завірений мпммпом і печаткою.

Копія - це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язкові і робиться помітка "Копія" вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами у справах завжди залишанні. потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і кнмін мають однакову юридичну силу.

Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, ро- Пиіься виписка (витяг).

Якщо документ загублено, видається його другий примірник - дублі- кш. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

І). За складністю документи поділяються на прості (односкладові) і мкпддні.

10. За строками зберігання документи бувають постійного, тривало- II) (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання.

11. За технікою відтворення документи можуть бути рукописними і нідівореними механічним способом.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами. Розрізняють постійні (перша група) та змінні (друга група) реквізити. Перша група наноситься при виготовленні уніфікованої форми чи бланку документа, інші - безпосередньо при складанні документа.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок - це модель побудови однотипних документів. У різних типів документів склад реквізитів неоднаковий. )

Службові документи, що складаються в МЗС (представництвах, ЗДУ), повинні мати встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний' порядок їх розміщення: назва виду документа (не зазначається на листах), адресат (за потреби), дата, індекс (вихідний реєстраційний номер), заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (за потреби), підпис, візи (на примірнику, що залишається у підрозділі), відмітка про виконавця, відмітка про виконання документа і направлення його до справи.