Оформлення додатків до документів.

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа має відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

1) додатки, які затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

2) додатки, які пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

3) додатки, які е самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.

Додатки належить оформляти на стандартних аркушах із зазначенням усіх необхідних для конкретного виду документа реквізитів.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

"Розробити і подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці (НОП) в установі за формою, зазначеною у додатку 1".

У додатках до розпорядчого документа робиться відмітка з посиланням на цей розпорядчий документ, на його дату і номер. Відмітка розміщується на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до наказу Міністерства освіти України 20.04.97 № 15

За наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1; Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим значенням не ставиться.

Додатки до розпорядчих документів керівникам структурних підрозділів установи слід підписувати на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:

1) якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про наявність додатків має таку форму:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.;

2) якщо до документа є додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їхніх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних

робіт на II квартал 1998 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік розвантажувальних робіт на III квартал 1998 р. на 2 арк. в 1 прим.

3) якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії 25.01.98 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.;

4) якщо додатки зброшуровано (книги, журнали), кількість аркушів не зазначається;

5) якщо додатків велика кількість, на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на_ арк.;

6) якщо додаток надсилається не на всі зазначені в документі адреси, відмітку про наявність документа оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим, на першу адресу.