Службові, доповідні записки

Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Доповідна записка - документ, адресований керівникові певної чи вищої установи з інформацією про ситуацію! що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Відповідно до змісту фіксованої інформації доповідні записки бувають:

1) звітні (звіт про виконану роботу);

2) інформаційні (повідомлення про конкретні факти);

3) ініціативні (спонукають керівника до прийняття певних рішень).

Доповідна службова записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки керівника.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, в яких працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівникові вищої організації.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці чи на комп'ютері.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

Пояснювальна записка з'ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причини певного факту, вчинку, події.

Залежно від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на 2 групи: записки службового характеру та особисті записки громадян з приводу їхньої поведінки, роботи і т. ін.

Пояснювальна службова записка укладається для з'ясування ситуацій, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, а в деяких випадках - з ініціативи підлеглого" Виклад тексту пояснювальної записки може бути прямим, коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним, коли висновки передують доказовій частині.

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня), оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4. Якщо записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформляють на бланку і реєструють.

Реквізити службових записок:

1) назва структурного підрозділу (у зовнішній);

2) адресат (назва посади, прізвище та ініціали посадової особи);

3) назва виду документа (доповідна записка);

4) дата;

5) реєстраційний номер документа (вихідний – у зовнішній, або що надається після розгляду – у внутрішній);

6) заголовок (стислий зміст тексту);

7) текст;

8) додаток (якщо є);

9) підпис.

10) прізвище виконавця