Роль особистого листування в дипломатичній практиці.

Частина дипломатичного листування між функціонерами МЗС і спів­робітниками дипломатичних місій, а також дипломатичними представни­ками і представниками політичних, бізнесових, культурних тощо кіл краї­ни перебування, а також між самими представниками дипломатичних місій відбувається у формі напівофіційної або приватної кореспонденції. В особистих напівофіційних листах піднімаються питання, які не прийня­то або адресант не хоче порушувати в офіційному листуванні, напри­клад технічні, адміністративні, протокольні, зокрема, для привітання з різних приводів, висловлення співчуття. Такі документи можуть надсила­тися з метою прискорення вирішення або підкреслення зацікавленості автора у питанні, яке вже є предметом офіційного листування або пере­говорів, у відповідь на отриманий лист напівофіційного характеру. За­звичай за допомогою таких листів спілкуються особи, які мають прибли­зно однакове посадове становище. Наприклад, глава дипломатичного представництва може направляти такі листи функціонерам МЗС, почи­наючи від міністра і завершуючи директорами департаментів і керівни­ками управлінь. Радники посольства надсилають відповідні документи керівникам департаментів і управлінь міністерства та їх заступникам, секретарі - начальникам відділів тощо.

Для підкреслення напівофіційного або приватного характеру такого ли­ста на ньому не проставляється вихідний реєстраційний номер, викорис­товуються протокольні мовні формули, притаманні приватному листуван­ню, зокрема, словосполучення "маю честь" зазвичай не вживається.

Особисті листи напівофіційного характеру складаються, як правило, мовою адресата. Можливий варіант написання мовою автора з підписа­ми і мовою адресата. Такий документ може складатися на спеціальному бланку з надрукованим типографським способом у верхньому лівому куті іменем і прізвищем, або офіційним становищем відправника, а також на звичайному папері форматом А - 4 або в піваркуша. Довгі листи не прйняті вділовому листуванні. Зазвичай формат такого листа пів-сторінки тексту. Зворотна сторона паперу ніколи не використовується.

У наш час листи напівофіційного характеру здебільшою друкуютьабо набирають на комп'ютері. Лист, написаний від руки, - засвідченняособливої поваги особі-адресату. Існують три види особистих листів, якінеобхідно писати від руки: листи з висловленням співчуття, запрошення І відповіді на них, листи з подякою, наприклад, за виявлену гостинність. У листах, набраних на комп'ютері, рекомендують звертання і заключний комплімент писати від руки. На отриманий лист за правилами етикету потрібно відповісти протягом тижня (до 10 днів).