Телефонограми, радіограми та факсимільні повідомлення

До писемних форм ділового стилю належать документи різних видів: автобіографія, резюме, заява, доповідна записка, телеграма, адреса, акт, доручення, ділова доповідь, телефонограма, радіограма, факс.

Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресато­ві телефоном. Використовують телефонограми для документального оформлення усних телефонних переговорів. Це один із ви­дів усної ділової кореспонденції. Повідомлення, що мі­стить розпорядження, інформацію вищих органів, фіксу­ють у спеціальній книзі (журналі). Особа, якій адресовано телефонограму, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис, у такий спосіб підтверджуючи свою відповідаль­ність за виконання переданих розпоряджень або доведен­ня інформації до відома. На відміну від телеграми, теле­фонні повідомлення, як правило, обмежені у відстані, їх передають у межах міста, району, області.

Реквізити телефонограми: назва документа, номер і дата, назва відправника, телефон, передав (зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передав), назва одержу­вача, прийняв (вказують посаду, ініціали, прізвище того, що прийняв, номер телефону), текст (стислий, треба уника­ти слів, що важко вимовляються, і складних зворотів, слова пишуть без скорочень, кількість слів – не більше 50), під­пис службової особи – керівника установи.

На багатьох підприємствах використовують спеціальні бланки, на яких занотовують телефонограми. їх оформлю­ють на трафаретному бланкові чи аркуші А5.

Радіограма – повідомлення, передане по радіо. Радіограма має ті ж реквізити, що і телефонограма, проте передається на далекі відстані.

Факс – узагальнена назва різноманітних документів, які надхо­дять до організації безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера. Пишуть факси на бланку підприємства для зовнішніх документів. Його оформлення відповідає оформленню службового листа. Факс складають в одному примірнику, який після передачі зберігається у справі. Головні вимоги до тексту – лаконічність, простота.
Реквізити факсу: назва документа, дата, назва адреса­та – установи, яка передає факс, прізвище, посада особи, що підписала факс, назва організації, що одержує факс, текст (без скорочень).

Додаткові відомості, які автоматич­но передає апарат, – зазначення відправника (його код), дата і час передавання, номер телефаксу, з якого передано, кількість сторінок.

Відправник повинен отримати підтвердження отри­мання. Важливі документи після надіслання копіюють на звичайному папері, щоб їх можна було використовувати впродовж тривалого часу.