Облік наявності та надходження основних засобів

Враховуючи наявність певних відмінностей в обліку основних засобів, ГУДКУ разом з Державним комітетом статистики України розробили і затвердили типові форми первинних документів і регістрів для бюджетних установ (табл. 1).

Основні засоби бюджетних установ постійно поновлюються і збільшуються за вартістю за рахунок введення в експлуатацію заново побудованих будинків і споруд, придбання за плату нового обладнання, машин, інвентарю, а також безкоштовного надходження, включаючи гуманітарну допомогу, від інших підприємств, організацій та установ. Крім того, основні засоби можуть збільшуватися за рахунок виготовлення їх власними силами.

Таблиця 1 - Документування господарських операцій з обліку основних засобів

При надходженні об’єктів основних засобів в установу оформ­ляється акт прийому-передачі ф. № 03–1 (бюджет), який скла­дається в двох примірниках комісією, склад якої визначається залежно від характеру і вартості об’єкта. Акт підписують члени ко­місії, особа, яка приймає об’єкт на матеріальну відповідальність, і затверджує керівник установи. Акт прийому-передачі складається, як правило, на кожний окремий об’єкт. Для однотипнихі таких, що мають однакову вартість, машин, апаратури, приладів, обладнання та інвентарю допускається складання загального акта на прийняття кількох об’єктів.

На практиці часто прийняття окремих предметів оформляється безпосередньо на підставі документів постачальника (рахунків-фактур, накладних). Матеріально відповідальна особа розписується на документі постачальника в прийнятті об’єкта на від­повідальне зберігання.

Прийняття на баланс будівель, споруд, насаджень оформляється актами про здачу їх в експлуатацію.

Документи на надходження основних засобів разом із технічною документацією передаються в бухгалтерію для оприбуткування об’єктів, що надійшли, і відкриття інвентарних карток.

В бухгалтерії для організації обліку і забезпечення контролю за збереженням основних засобів згідно з Інструкцією з обліку основних засобів бюджетних установ, затвердженою ГУДКУ, Міністерством економіки України, Державним комітетом статистики України від 2.12.97 за № 124/136/71 і Планом рахунків ведеться аналітичний і синтетичний облік основних засобів.

Кожному інвентарному об’єкту присвоюється інвентарний номер, який складається з восьми знаків (рис. 3).

Рис. 3. Структура коду інвентарних номерів

Інвентарний номер вказується на металевому жетоні чи картковій бирці, прикріплюваних до об’єкта. В окремих випадках інвентарний номер вказується фарбою, наприклад, на зворотному боці килима. Коли об’єкт є складним, тобто включає ті чи інші відособлені елементи, які складають разом одне ціле, наприклад ЕОМ, то на кожному елементі повинен бути вказаний той самий інвентарний номер, що й на основному об’єкті, який їх об’єднує.

Інвентарний номер, присвоєний об’єкту основних засобів, збе­рігається за ним протягом усього періоду його знаходження в даній установі. Орендовані основні засоби обліковуються під інвентарним номером, присвоєним йому орендодавцем.

Інвентарні номери в обов’язковому порядку наводяться в первинних документах і регістрах з обліку основних засобів.

Вихідні дані про рух основних засобів групуються та узагальнюються в системі рахунків синтетичного та аналітичного обліку. Облік наявності та руху основних засобів, прийнятих на баланс установи, ведеться на активному рахунку № 10 «Основні засоби», який має дев’ять субрахунків:

№ 101 «Земельні ділянки»;

№ 102 «Капітальні витрати на поліпшення земель»;

№ 103 «Будинки і споруди»;

№ 104 «Машини та обладнання»;

№ 105 «Транспортні засоби»;

№ 106 «Інструменти, прилади та інвентар»;

№ 107 «Робочі і продуктивні тварини»;

№ 108 «Багаторічні насадження»;

№ 109 «Інші основні засоби».

Конкретний перелік об’єктів основних засобів, обліковуваних на кожному субрахунку, розглянуто раніше.

За дебетом рахунка № 10 та його субрахунками відображається первинна вартість основних засобів, яка залишається незмінною протягом усього періоду знаходження об’єкта в даній установі.

Активному рахунку № 10 протистоять пасивні рахунки № 131 «Знос основних засобів» і № 401 «Фонд у необоротних активах». Регулювальний рахунок № 131 призначений для обліку зносу основних засобів, а рахунок № 401 — для обліку вартості тієї частини майна, яка є джерелом утворення основних засобів.

Найтиповіші операції з обліку надходження основних засобів наведено в табл. 2.

Таблиця 2 - Основні бухгалтерські проводки з надходження основних засобів

Наявність подвійних проводок з обліку надходження основних засобів, придбаних за плату або виготовлених власними силами, пояснюється тим, що придбання основних засобів для діючих установ зумовлено витрачанням грошових коштів (касови­ми видатками) і наявністю фактичних видатків за кошторисом доходів і видатків.

Отримання основних засобів в оренду відображається у забалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи» за вартістю, вказаною у договорі оренди.

Облік операцій з надходження основних засобів відображається в різних меморіальних ордерах.

Регістром аналітичного (інвентарного) обліку основних засобів є інвентарні картки ф. № 03–6 (бюджет), 03–8 (бюджет), 03–9 (бюджет), сферу застосування яких наведено на рис. 4. Для аналітичного обліку орендованих основних засобів використовуються копії інвентарних карток орендодавця, які додаються до акта прийняття-передачі.

Інвентарні картки містять показники, які досить повно характеризують технічний стан об’єкта і дають змогу отримувати інформацію, необхідну в процесі його екс-

Рис. 4. Побудова інвентарного обліку основних засобів

експлуатації. У картках зазначається річна сума зносу і рік, в якому останній раз знос на­раховується. Якщо у складі обладнання, пристроїв, обчислюваль­ної техніки містяться дорогоцінні метали, в розділі «Коротка індивідуальна характеристика об’єкта» картки ф. № 03–6 (бюджет) наводиться перелік деталей, в яких є дорогоцінні метали, а також їх маса за даними технічної документації.

Сукупність інвентарних карток створює картотеку основних засобів, яка зберігається в бухгалтерії у розрізі субрахунків, груп, підгруп. У кожній групі чи підгрупі інвентарні картки розміщу­ються за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях — додатково і за установами, які вони обслуговують.

Кожній інвентарній картці присвоюється певний номер, під яким вона зареєстрована в описах ф. № 03–10 (бюджет) у розрізі груп основних засобів, а в централізованих бухгалтеріях — за обслуговуваними установами.

Для контролю за правильністю і повнотою записів в інвентарних картках щоквартально складаються оборотні відомості (ф. № 326).

Усі основні засоби в обов’язковому порядку повинні знаходитися на відповідальному зберіганні посадових осіб, призначених наказом керівника установи. Так, в установах освіти матеріально відповідальними особами є заступник директора з адміністративно-господарської роботи, завідуючий господарством, старший майстер, завідуючий кабінетом, кастелянша та ін. З матеріально відповідальними особами керівник установи укладає договір про повну матеріальну відповідальність.

Рис. 5. Схема обліку надходження основних засобів

Особи, відповідальні за збереження основних засобів, ведуть інвентарні списки основних засобів ф. № 03–13 (бюджет). Бух­галтерія установи стежить за тим, щоб дані пооб’єктного обліку основних засобів за місцями їх знаходження (експлуатації) були тотожні записам в інвентарних картках. Схему облікового процесу надходження основних засобів наведено на рис. 5.