Организация и проведение служебных совещаний

Служебные совещания - ответственный вид работы руководителя и важный фактор организации деятельности всего органа управления.

Деловые совещания проводят для обмена информацией, для ускорения процесса принятия решения и повышения их обоснованности. С помощью совещаний упрощается и ускоряется процесс доведения конкретных задач до непосредственных исполнителей, организации контроля и т.п. Вместе с тем совещания представляют собой одним наиболее дорогих видов служебной деятельности. Это обусловлено тем, что на совещании присутствуют руководители - самые высокооплачиваемые работники. Кроме того совещания приводят к скрытым потерям, связанным с "разбитостью" рабочего дня, с отсутствием руководителя на рабочем месте и невозможностью оперативно решать многие оперативные вопросы и т.п.

Совещания проходят, как правило, под представительством одного из руководителей. Принимаемые ими решения оформляются в виде рекомендаций, выполнение которых становится обязательным после утверждения их приказом, указанием, распоряжением, постановлением или другими организационно-распорядительными актами.

По характеру рассматриваемых вопросов различают следующие виды служебных совещаний.

Проблемные совещания. Они представляют собой форму коллегиального обсуждения и поиска рационального варианта управленческого решения какой-либо организационно-управленческой, технической и т.п. проблемы. Для таких совещаний характерны широкая дискуссия участников и принятие решения голосованием.

Схема проведения проблемного совещания: доклад, вопросы к докладчику, ответы докладчика, прения по докладу, выработка решения, принятие решения(постановления).

Принять рациональный вариант решения какой-либо проблемы на проблемном совещании можно следующими путями:

q найти оптимальное решение проблемы из числа тех возможных вариантов решений, которые были вынесены участниками совещания в ходе обсуждения проблемы;

q выбрать наиболее подходящий вариант из тех, которые заранее были подготовлены для обсуждения на совещании;

q принять решение проблемы, которое нашел руководитель до совещания, и в процессе убедил в его правильности сомневающихся.

Инструктивные совещания. Главная их задача - передать распоряжения, указания, директивы, рекомендации, а также необходимые сведения вниз по ступеням управления для выполнения. Передаваемые распоряжения, директивы на инструктивных совещаниях конкретизируются для каждого уровня и звена управления, при необходимости - для каждого исполнителя определяются объемы работ и сроки их выполнения с учетом объемов и сроков, оговоренных в директивных документах. Участники совещаний принимают активное участие в уточнении заданий и определении направлений и путей их скорейшего выполнения.

Оперативные (диспетчерские) совещания. Главная их задача - быстро получить достоверную информацию о состоянии дел. Участники совещания передают информацию о ходе дел в органах и подразделениях руководителю, ведущему совещание.

В процессе оперативного совещания отмечаются факты своевременного выполнения заданий, а также проявившиеся узкие места и наметившиеся сбои в работе. Руководитель оперативно реагирует на складывающуюся обстановку.

На оперативных совещаниях, как правило, не бывает докладов, а идет активный обмен мнениями, в процессе которого могут быть вопросы и реплики с мест, могут также проходить короткие деловые диалоги.

Подготовка совещания. Неподготовленные совещания - это, как правило, неэффективные совещания. Для того, чтобы сократить их длительность и повысить эффективность прежде всего следует убедиться в том, что оно действительно необходимо, что без совещания руководитель не в состоянии решить тот или иной вопрос. К сожалению, такой подход пока редко применяется на практике. До 25% руководителей не убеждены в целесообразности проведения тех или иных совещаний.

Главным условием проведения эффективных совещаний является их тщательная подготовка, поэтому нельзя жалеть времени на это.

Подготовка любого совещания включает следующие моменты:

1. Четкая формулировка цели совещания. Чем более конкретна цель совещания, тем больше надежды на его высокую результативность.

2. Разработка повестки дня. Сюда входит определение тематики, формирование повестки дня, назначение латы и времени начала совещания, определение его ориентировочной длительности. Подробная, четкая повестка дня позволяет участникам лучше подготовиться и к участию, и к выступлениям.

3. Подготовка руководителя к совещанию, подготовка доклада и проекта решения.

4. Определение состава участников. Оптимальное число участников совещания в большинстве случаев составляет 5-8 человек. Увеличение их числа ведет к удлинению совещаний и резкому снижению активного участия, т.е. к простому отсиживанию времени. Кроме того, почему-то организаторы совещаний не могут иметь дело ни с кем, кроме как со старшими руководителями органов, подразделений УГПС, со старшими руководителями учреждений, организаций, предприятий. А всегда ли, по каждому вопросу нужно собирать именно руководителей? Может быть лучше приглашать на совещания специалиста по данному вопросу?

Представляется также целесообразным разрешить руководителям самим решать, кто должен идти на совещание.

Часто на совещания приглашаются лишние участники, которых на данное совещание можно было не приглашать, но они отсиживают "на всякий случай". Это наша старая болезнь.

В случае, если потенциальные участники работают в данном или в соседнем зданиях, целесообразно попросить их находиться на своем рабочем месте в определенное время. Это позволит в случае необходимости оперативно вызвать их на совещание для освещения каких-то возникших внезапно вопросов, для выдачи дополнительных справок или материалов.

Очень полезным является организация совещаний с переменным составом его участников. Лицам, чьи вопросы закончены, разрешается покидать совещание, а другие участники приглашаются на заранее назначенное время.

Оповещение участников. О совещании и его повестке дня лучше всего проинформировать всех приглашенных письменно. Письменная информация намного эффективней устной. Она допускает меньше искажений, и обладает большей обязательностью для исполнения. В повестке дня следует указать дату проведения совещания, время начала и окончания; место проведения; изложить четкую формулировку всех вопросов, выносимых на обсуждение; перечислить фамилии докладчиков, содокладчиков и ответственных за подготовку каждого вопроса; указать время, отведенное для обсуждения каждого вопроса, а также место, где можно познакомиться с информацией по каждому вопросу.

Для повышения эффективности совещания рекомендуется вместе с повесткой дня разослать и проект решения (или несколько его вариантов). В этом случае уже во время подготовки к совещанию участник, который отвечает за подготовку определенного вопроса, может собрать основные замечания по проекту.

Требования к помещению. Наилучшим местом для проведения совещаний является специально оборудованное помещение. В нем должны быть: специальный стол (лучше всего круглый), настольные часы, микрофоны, если помещение велико, таймер (или песочные часы). Телефон и селектор целесообразно расположить в соседней комнате.

Как считают специалисты, круглая форма стола способствует большей демократичности обсуждения. Обычные же длинные столы для совещаний, которые стоят в кабинетах руководителей, заставляют участников рассаживаться по старой традиции - во главе стола председатель, ближе к председателю садятся, как правило, участники с более высоким должностным статусом, в конце стола - самые молодые и низкие по должности.

Помещения для совещаний должно иметь хорошую вентиляцию и возможности регулирования температуры. Установлено, что отсутствие вентиляции, а также низкая и высокая температура в помещении значительно снижает производительность умственного труда и эффективность совещаний.

Установлено, что на совещаниях, при прочих равных условиях, чаще всего начинают конфликтовать люди, сидящие друг против друга, и реже - те, что сидят бок о бок. Поэтому председательствующий, зная о взаимоотношениях участников, может повлиять на то, чтобы не посадить напротив друг друга тех, кто может "сорваться", схватиться и помешать решению обсуждаемых вопросов.

Продолжительность совещаний рекомендуется планировать заранее и оповещать об этом всех участников. В повестке дня рекомендуется проставлять время, отведенное на вопросы и назначать ответственных за их подготовку. Задача ответственных - решить запланированный вопрос, уложившись в отведенное для этого время.

Проведение совещания. Составляется план (сценарий) проведения совещания с перечислением всех его организационных, процедурных элементов с указанием ориентировочных затрат времени.

Продолжительность совещания должна быть минимальной. Так, для оперативных совещаний рекомендуемая продолжительность 20-30 минут, Прочие - 1,5-2,0 часа. У нас же, к сожалению, часто пятиминутки, оперативки затягиваются на часы. В чем же причина? Одна из главных причин - нечеткий регламент и отсутствие организационной культуры. Регламент - это закон любого совещания! Нельзя допускать малейших его нарушений. Начало совещания - точно в срок, доклад, выступления - точно по регламенту. Уважение к регламенту - это уважение и к руководителю, и к участникам совещания.

О порядке на совещаниях. Руководитель не имеет права заставлять ждать себя. Если он имеет привычку опаздывать, значит и участники постоянных совещаний также будут проявлять недисциплинированность. У них тоже найдутся уважительные причины к опозданиям.

Нельзя допускать лишних разговоров во время совещания, разговоров по телефону, хождений и других проявлений бестактности и невоспитанности.

На собрании никакой участник не должен брать слово, если не может его закончить предложением. Выступление, не законченное предложением, - пустая трата своего и чужого времени.

Вопросы для самопроверки:

1. Дайте определение следующим понятиям: руководитель, руководство, руководитель органа ГПС.

2. Какими качествами должен обладать каждый сотрудник ГПС?

3. Какие вы знаете умения, которыми должен обладать руководитель органа ГПС?

4. Какие функции должен выполнять руководитель?

5. Какие существуют типы руководителей в зависимости от используемого стиля руководства?

6. Какие виды служебных совещаний вы знаете? Какое главное условие их проведения?

Лекцию разработал

доцент кафедры ЭиМ

полковник вн.службы Е.И.Сухорукова