Факторы проектирования организации

Тема 11. Организационное проектирование

Вопросы:

11.1. Факторы проектирования организации

11.2. Этапы организационного проектирования

11.3. Механический и органический подходы к проектированию органи­зационных структур

11.4. Методы проектирования организационных структур

11.5. Оценка эффективности организационных систем

Факторы проектирования организации

Радикальные изменения, происходящие в сфере производственных от­ношений, приведшие к существенному возрастанию организационного факто­ра, придают особую важность организационному проектированию как методу формальной организации целостных систем. В этой связи отметим, что ни одна из новых (модернизированных) форм целостных образований в различ­ных сферах общественного бытия человечества, будь то в экономике, полити­ке, образовании, культуре, науке, военном деле и других, не сможет достичь своего конечного воплощения без проведения организационного проектирова­ния. Иначе говоря, любые организационные нововведения структурного и про­цессного характера являются прежде всего продуктами организационного про­ектирования.

Проектирование организации, обеспечивающее установление взаимодей­ствия между членами организации с учетом выполненных ими работ, проявляется в статическом виде как структура организации и в динамическом виде как процессы, протекающие в организации.

Отечественные и зарубежные экономисты по-разному определяют орга­низационное проектирование. Однако различные точки зрения не только не противоречат друг другу, а наоборот, дополняют творческий и новаторский характер данного вида деятельности.

Понятие «проектирование» значительно более емкое, чем близкие к нему по смыслу понятия «конструирование» и «планирование». Проектирование (от лат. projectus - брошенный вперед) - процесс создания проекта, прототипа, прообраза предполагаемого или возможного объекта, состояния. В отличие от конструирования оно заключается в описании не только технических сторон будущего объекта, его состава и свойств, но и экономических, социальных, органи­зационных аспектов моделируемых систем.

По мнению А. А. Радугина, организационное проектирование - это процесс нахо­ждения соответствия между ключевыми элементами организации (структура, лю­ди, задачи, системы решений и поощрений, а также неформальная организация и культура) и ее стратегией, которое приводит к успеху. Организационное про­ектирование - это процесс, который носит дискретный характер и имеет множество альтернативных направлений развития.

О.С. Виханский, А.И. Наумов отмечают [8], что организационное проектирова­ние должно учитывать не только изменение внутренних факторов, но также состоя­ние и развитие внешней среды организации. Таким образом, структура организации носит ситуационный характер и модифицируется при изменении ситуации. Дж. Гелбрейт определил проектирование организации как постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных. Факторы, которые оказы­вают влияние на этот процесс, по многочисленным исследованиям, носят ситуацион­ный характер.

Б.З. Мильнер в своей книге «Теория организаций» дает следующее определе­ние: «Организационное проектирование как функция организации состоит в разра­ботке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируе­мой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности».

Цели организационного проектирования:

■ создание новой системы;

■ частичное усовершенствование существующей организационной системы;

■ радикальное преобразование существующей организационной системы.

Организационная система представляет собой совокупность двух частей:

1) механизма внутреннего функционирования, который включает элементы, не­обходимые для процесса управленческой и производственной деятельности (функ­циональные и организационные структуры, положения об отделах и службах, долж­ностные инструкции, производственное оборудование, компьютерную и органи­зационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документообо­рота);

2) механизма отношений с внешней средой, который содержит элементы,
необходимые для формирования благоприятного делового поля внешних от­ношений организации (законодательные акты, договоренности, контракты, со­глашения и т.п.).

Системы, выступая объектами проектирования, придают ему черты ком­плексности и системной целостности. С точки зрения определения места это­го этапа в системе организационной деятельности проектирование может рас­сматриваться как подготовка действия или продукта, т.е. подготовительное действие, представляющее собой осмысление того, что подготавливается.

В связи с этим в процессе проектирования должны быть определены необ­ходимые пропорции между элементами системы, осуществлено их простран­ственное размещение, регламентировано функционирование во времени, ус­тановлены наиболее рациональные варианты связей и отношений.

В структурном плане организационное проектирование различается в зави­симости от объекта по ориентации: на создание новой системы; на частичное усовершенствование или на ее радикальные преобразования.

В данной главе в основном рассмотрено проектирование одной из состав­ляющих организации - структуры - как способа организации этой системы. В новых условиях к проектированию организационных структур необходимо широко использовать системный подход. Он предполагает учет внешних и внутренних факторов окружения организации. Как показывают исследования, эти факторы носят ситуационный характер и делятся на четыре группы (рис. 1):

1) состояние внешней среды;

2) технология работы в организации;

3) стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей;

4) поведение работников;

5) размер.

Рис. 1. Ситуационные факторы проектирования организации

Внешнюю среду характеризуют сложность и динамизм. Сложность внеш­него окружения определяется тем, как много факторов влияют на проектиро­вание организации. Динамизм внешнего окружения характеризуется тем, как быстро меняются факторы, влияющие на проектирование организации.

Двухмерная классификация факторов внешней среды позволяет выявить четыре типа ситуаций, каждая из которых соотносится с тем или иным видом бизнеса (рис. 11.2).

Квадрант 1. Ситуация характеризуется низкой неопределенностью и яв­ляется благоприятной для руководства организации. Внешняя среда не будет преподносить много сюрпризов, и работники будут определенно следовать принятым в организации политике и процедурам. От руководителей не требу­ется высокого уровня подготовки, длительного обучения, большого опыта.

Рис. 2. Основные типы ситуаций

Квадрант 2. Ситуация характеризуется умеренной неопределенностью. Онаявляется более напряженной для руководства организации. Высокая сте­пень сложности внешнего окружения вносит элемент значительного риска в процесс принятия решений. Руководители в данной ситуации нуждаются в серьезной подготовке и наличии опыта.

Квадрант 3. Ситуация характеризуется умеренно высокой неопределен­ностью. Она требует от руководства и самой организации достаточной гибко­сти. Это необходимо в силу частого изменения характера взаимодействия с факторами внешней среды. Однако учет и анализ факторов позволяют руково­дителям справляться с ситуацией.

Квадрант 4. Ситуация характеризуется высокой неопределенностью. Она представляет собой наибольшую трудность для управления организаци­ей. Данная ситуация требует от руководителей высочайшего уровня подго­товки, аналитических способностей и интуиции. По оценкам специалистов, только 20% внешних факторов в бизнесе поддаются учету и контролю со сто­роны руководителя, а остальные 80% являются неконтролируемыми.

Каждая из рассмотренных выше ситуаций требует своего специфического подхода к проектированию как организации в целом, так и ее частей.

Под технологией понимаются действия работника, материалы, оборудова­ние, а также способы, которые он использует для преобразования объекта сво­их действий. Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям:

1)разделение труда;

2)группировка работ, т.е. создание подразделений.

Англичанка Д. Вудворт одной из первых установила зависимость между тех­нологией и организационным проектированием. В зависимости от типа техноло­гии организационные структуры разделяются на несколько типов. С увеличени­ем технологической сложности возрастают число уровней управления и органи­зационная пирамида, увеличивается интервал контроля высшего звена управле­ния. При технологии средней степени сложности интервал контроля менеджеров низших уровней становится наибольшим. Организации, характеризующиеся наибольшей сложностью и наименьшей сложностью технологий, имеют тенден­цию к более органическим проектам, а организации, использующие технологии средней степени сложности, предпочитают более механистические проекты.

В 1962 г. А. Чандлер сформулировал принцип, согласно которому проек­тирование организации должно соответствовать стратегии, выбранной фир­мой. Им был сделан вывод о том, что со сменой стратегии перед организацией возникают новые проблемы, решение которых непосредственно связано с проектированием новой организационной системы для фирмы. Отказ от перепроектирования организации приводит к тому, что фирма оказывается не в состоянии достичь принятых ею целей.

Позже, в 1977 г., Дж. Гелбрейт со своими коллегами определил элементы современного организационного проектирования, а также влияние стратегии на дизайн организации и влияние дизайна на стратегию организации (рис.3).

Рис. 3. Взаимосвязь между стратегией и организационным дизайном

Выбор высшим руководством той или иной стратегии оказывает непо­средственное воздействие на многие решения в отношении проектирования организации. Рассмотрим три возможные области стратегического выбора.

Первая касается той идеологии управления, которой придерживается высшее руководство. Ценности и принципы, лежащие в ее основе, могут ре­шающим образом повлиять на такие элементы проектирования организации, как развитие горизонтальных связей, масштаб управляемости, количество уровней иерархии, звенность организационной системы, централизация и де­централизация.

Вторая имеет отношение к тому, какие потребители будут обслуживаться ор­ганизацией. Если у организации имеются индивидуальные и «организованные» потребители, то эта двойственность должна найти отражение при ее проектиро­вании во всех элементах.

Третья область стратегического выбора - это рынки сбыта и территори­альное размещение производства. Выход компании с целью размещения производства или продажи продукции за рамки национальных границ потре­бует учета при проектировании ее организационной системы, учета фактора интернационализации и глобализации в бизнесе.

При проектировании необходимо учитывать потребности, интересы, ус­тановки, уровень квалификации, мотивации и дисциплинированности работни­ков.

Размер организации оказывает определенное влияние на организационную структуру. Он влияет на ее проект следующим образом: когда организации ста­новятся крупнее, то они нуждаются в более сложных проектах. По мнению ис­следовательской группы «Астерн Гроуп», размер организации оказывает гораздо большее, чем технологии, влияние на характер организационного проектирова­ния.

Таким образом, роль стратегии, окружения, технологии и размера является центральной при принятии большинства решений организационного проекти­рования.