Теоретичні відомості. Уміти користуватися діапазонами клітинок та стандартними статистичними функціями, наносити дані на географічну карту

Мета

Уміти користуватися діапазонами клітинок та стандартними статистичними функціями, наносити дані на географічну карту, вилучати, вставляти стовпці і рядки в таблицю, впо­рядковувати і шукати дані, підводити підсумки, будувати математичні вирази.

Задача 3 «Діяльність фірми в Україні»

Нехай ваша фірма має філіали в Києві, Харкові, Львові, Одесі, Донецьку чи в інших містах і є дані про щомісячні обсяги продажів у філіалах. За даними про діяльність фірми протягом трьох місяців, наприклад, січня, лютого, березня, створити таблицю (див. рис. 41) для визначення обсягів продажів: максимальних, мінімальних і в цілому в Україні.

Крім цього, створити нову таблицю — проект бізнес-плану на наступні два місяці, наприклад квітень і травень, з розширенням географії діяльності фірми (назви двох-трьох міст додати самостійно).

План

1.Діапазони клітинок.

2. Вирази і функції.

3. Списки користувача.

4. Електронна таблиця як база даних.

5. Підсумки в таблицях.

6. Географічна карта.

Теоретичні відомості

1. Діапазони клітинок.Декілька клітинок робочої таблиці, які мають суміжні сторони, утворюють діапазон (блок) клітинок.

Діапазони мають прямокутну форму й описуються адресами двох діагонально-протилежних клітинок. Наприклад:

♦ А1:СЗ — прямокутний діапазон;

♦ А1:А9 — діапазон-стовпець;

♦ А1:Е1 — діапазон-рядок.

Щоб виокремити діапазон, треба клацнути у лівому верхньо­му куті і, не відпускаючи клавіші, перемістити білий хрестопо­дібний курсор у правий нижній кут, відпустити клавішу. Щоб відмовитися від вибору, достатньо клацнути за межами діапазону.

Щоб виокремити несуміжні діапазони, треба користуватися клавішею Ctrl.Наприклад, щоб виокремити два несуміжні стовпці-діапазони, потрібно клацнути на їхніх назвах в режимі натиснутої клавіші Ctrl.

Діапазонам можна надавати назви і використовувати ці назви замість виразів на зразок А1:А9. Програма сама дає назви діапазонам, якщо вона може їх однозначно розпізнати. Напри­клад, в таблиці на рис. 36 назви стовпців розпізнаються автома­тично, тому в клітинку Е4 замість формули =В4 + С4 + D4 можна ввести формулу =Січень + Лютий + Березень.

2. Вирази і функції. Як відомо, для виконання обчислень використовують формули. Формула має вигляд = вираз. Роз­глянемо правила утворення виразів. Пріоритети виконання операцій у виразах такі, як в елементарній математиці. Наведемо їх у спадному порядку:

Пріоритет Операції Пояснення

1 ( ) операції в дужках, аргументи функцій;

2 sin, cos тощо математичні та інші функції;

3 - унарний мінус;

4 % відсотки;

5 піднесення до степеня (-5"2=25);

6 * або / множення або ділення;

7 4- або - додавання або віднімання;

8 & об'єднання текстів;

9 **%<, >, >= операції порівняння.

Стандартних функцій є декілька категорій:

♦ математичні — sin, cos, exp, In, abs, atan, sqrt тощо, а також функції для роботи з матрицями;

♦ статистичні — СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СУММ тощо (розглядаємо російськомовну версію програми);

♦ логічні;

♦ фінансові, бухгалтерські;

♦ для роботи з датами, текстами та інші.

Функції можуть бути визначені над числами, адресами клітинок, адресами (назвами) діапазонів і їхніми списками. Елементи списку записують через розділювач, який визначає­ться операційною системою, -— кому, якщо в числах використо­вується десяткова крапка, або крапку з комою. Наприклад так: =СУММ(А1;В6:С8;20).

Оскільки суми обчислюють найчастіше, на панелі керування є кнопка Автосума Z. Нею користуються так: виокремлюють клітинку під стовпцем чи праворуч від рядка з даними і клацають на кнопці Автосума — отримують потрібну суму (числових даних з відповідного стовпця чи рядка).

Функції можна вставляти у вираз за допомогою команд Вставити => Функція... В отриманому діалоговому вікні вибирають функцію, ознайомлюються з ї призначенням, вводять аргументи, переглядають результат, втримують у разі потреби довідку про дію і призначення функції.

3. Списки користувача. Розглянемо ще один спосіб швид­кого введення текстових даних у таблицю. Він полягає у використанні списків користувача. Списки можуть містити назви товарів, міст, фірм, прізвища тощо. Список користувач спочатку створює командами Сервіс => Параметри => Закладка Списки => Новий СПИСОК => Вводить елементи списку через кому або натискаючи на клавішу вводу => Додати => ОК. Список вико­ристовують так: перший елемент списку вводять у деяку клітин­ку, перетягують її маркер копіювання— відбувається автозапов-нення таблиці елементами списку.

4. Електронна таблиця як база даних. ЕТ можна викорис­товувати як базу даних. Розглянемо типові дії, які можна вико­нувати з даними: 1) впорядковувати рядки за зростанням чи спаданням значень у деякому стовпці; 2) шукати дані за деяким критерієм; 3) переглядати, створювати і шукати дані в ЕТ з великою кількістю стовпців і рядків за допомогою форм. Стов­пець з даними тут називають полем.

Упорядкування. Спочатку вибирають частину таблиці з дани­ми і назвами полів або всю таблиці (без заголовка таблиці і рядків з підсумками). Упорядкування виконують командою Дані => Упорядкувати (Сортувати). Отримують список назв полів, де вибирають потрібну для впорядкуванія назву, наприклад Місто, і задають порядок упорядкування: за зростанням чи спаданням — отримують таблицю, де рядки будуть упорядковані в алфавіт­ному чи зворотному порядку назв місг.

Пошук даних називають інакше фільтруванням даних. Спо­чатку вибирають рядок, що містить назви стовпців, і виконують команду Дані => Фільтр => Автофільтр. Клітинки з назвами стовпців стають списками з кнопками розгортання. Розгортають потрібний список, наприклад Січень, вибирають у списку значен­ня Умова — відкриється вікно конструктора умов. Тут є зручні засоби для формулювання критеріюпошуку в стовпці Січень. Приклад числової умови: більше 500000 і менше 2000000. Натискають на ОК і на екрані отримують результати пошуку — рядки таблиці з містами, де показник діяльності фірми у січні задовольняв цьому критерію. Щоб відновити на екрані всю таблицю, виконують команду Дані => Фільтр => Показати все.

Якщо треба побудувати складний критерій на базі назв де­кількох стовпців, то застосовують команду Дані => Фільтр => Розширений фільтр, яку в цій роботі не використовуватимемо, оскільки її можна замінити виконанням команди Автофільтр декілька разів.

Форми. Формою називають подання даних з одного рядка таблиці на окремій сторінці-формі. Форми корисні для роботи з великими таблицями. Дані (рядки таблиці) на формі можна переглядати, редагувати, вводити, вилучати, шукати відповідно до умов пошуку.

5. Підсумки в таблицях. Підсумки підводять з метою визначення ліпших, гірших, сумарних, середніх показників діяль ності фірми в деяких країнах, містах, підрозділах тощо. Для цього спочатку рядки в таблиці впорядковують з метою групу- вання (розташування поряд) даних, що стосуються ножної країни, міста чи підрозділу. Для отримання підсумків до вибра- ної впорядкованої таблиці застосовують команду Дані > підсумки. Отримують вікно, де задають: 1) назву поля, що містить об'єкти, для яких створюють підсумки, наприклад Країна; 2) oпeрацію підсумовування і 3) назву поля, що містить дані, які підлягають підсумовуванню (наприклад, Всього або/і Березень). Операції підсумовування є різні: сума, максимум, мінімум, се- І реднє значення, відхилення від норми тощо. Скасувати підсумки можна командою Прибрати ВСЕ.

6. Географічна карта. Для візуального подання числових даних економічного чи іншого характеру використовують інструмент — географічну карту. Є такі формати (способи ) відоб-раження даних: кольорові або сірі (різної інтенсивності) зливки територій, покриття територій країн крапками, пропорційними символами, круговими чи стовпчиковими діаграмами. За допо-могою кнопок панелі інструментів та команд меню на карту можна вивести підписи до об'єктів (назви країн, міст тощо), різні тексти, карту автомобільних доріг, географічну сітку, різні по-значки-прапорці тощо (рис. 42).

Розглянемо алгоритм нанесення даних на географічну карту.

1. Виокремити дані разом з назвами полів. Назви країн ма­ють бути виконані російською мовою або англійською залежно від версії програми.

2. Запустити додаток Microsoft Map, клацнувши на кнопці стандартної панелі із зображенням глобуса.

3. Окреслити прямокутник на робочій сторінці в тому місці, де хочемо розташувати карту, не відпускаючи лівої клавіші миші.

4. Уточнити тип карти в отриманому діалоговому вікні: Європа, Росія, Україна тощо. Одержимо карту, панель інстру­ментів і панель оформлення карти, яка має назву Елемент Місrosoft Map.

5. Перетягнути кнопку формату, що є ліворуч у панелі офор­млення карти, в робоче поле конструктора, а кнопку з назвою поля даних, наприклад Січень, перетягнути сюди зверху.

6. Повторити п. 5 для інших форматів та полів даних.

Зауважимо, що, починаючи з MS Excel 2002, засоби для ро­боти з географічною картою вилучені. Мало того, таблиці, що містять географічні карти, створені в попередніх версіях, не від­криваються у нових.