Основні функції служби бухгалтерського обліку

Структура служби бухгалтерського обліку визначається банком самостійно. Бухгалтерські операції можуть виконувати працівники будь-якого структурного підрозділу банку, якщо це передбачено їх

функціональними (посадовими) обов'язками. Всі працівники, які виконують операції з бухгалтерського обліку, з питань ведення бухгалтерського обліку підпорядковуються головному бухгалтеру банку.

На служби бухгалтерського обліку покладається виконання таких функцій:

- централізоване встановлення та підтримка єдиних правил бухгалтерського обліку для банківських операцій і розроблення правил для нових операцій, що плануються на підставі

нормативно-правових актів Національного банку України

- ведення регістрів бухгалтерського обліку відповідно до основних вимог Національного банку України та облікової політики банку;

- ведення та підтримка внутрішнього плану рахунків (план аналітичних рахунків), складеного на підставі Плану рахунків бухгалтерського обліку, встановленого для банків Національним

банком України;

- своєчасна підготовка, перевірка і надання фінансової звітності;

- встановлення централізованого бухгалтерського контролю за застосуванням правил облікової політики в різних підрозділах банку та достовірністю фінансової звітності.

На працівників служби бухгалтерського обліку не може покладатися відповідальність за зберігання і видачу матеріалів та інвентарю, реєстрацію і видачу шляхових листів, за інші господарські операції, які в подальшому відображаються ними у бухгалтерському обліку.

Головний бухгалтер банку очолює службу бухгалтерського обліку

Головний бухгалтер банку забезпечує:

- дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку;

- організацію контролю за відображенням в обліку всіх операцій, які здійснюються банком;

- складання і подання у встановлені строки фінансової звітності.

Головний бухгалтер має право вимагати від структурних підрозділів банку забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку і контролю, подання необхідних документів щодо оформлення операцій, дотримання встановленого порядку прийняття, оприбуткування, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також має право вимагати від будь-якого підрозділу банку надання пояснень, а за потреби й безпосередньо втручатися в його робочі процедури, якщо отримані дані викликають сумнів.

Головний бухгалтер (його заступник) організовує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах та інших підрозділах банку.

На головного бухгалтера, який виконує організаційні й контрольні функції, не можуть покладатися обов'язки керівника банку за тимчасової його відсутності, а також обов'язки щодо безпосереднього виконання бухгалтерських операцій.

Головний бухгалтер бере участь в оформленні матеріалів, пов'язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестач, крадіжок і псування активів банку.

Головний бухгалтер бере участь у формуванні служби бухгалтерського обліку.

При звільненні головного бухгалтера проводиться передавання справ новопризначеному головному бухгалтеру із складанням відповідних документів.

Організація обліку в комерційних банках

Бухгалтерський облік ведеться безперервно з часу реєстрації банку до його ліквідації із застосуванням комп'ютерних засобів, за допомогою яких в автоматизованому режимі здійснюється збирання, передавання, систематизація та оброблення інформації.

Банки самостійно обирають систему та підсистеми бухгалтерського обліку, виходячи з потреб управління банком, обсягу банківських операцій і кількості працюючих.

Будь-яка система обліку повинна забезпечити:

- дотримання принципів бухгалтерського обліку;

- єдину методологічну основу;

- взаємозв'язок даних синтетичного і аналітичного обліку;

- хронологічне та систематичне відображення всіх операцій банку в регістрах бухгалтерського обліку на підставі первинних документів;

- накопичення і систематизацію даних обліку в розрізі показників, необхідних для управління банком, а також складання звітності.

Банк самостійно визначає свою облікову політику, розробляє систему і форми управлінського обліку, внутрішньої звітності і контролю операцій, визначає права працівників на підписування документів, затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку.

Для обмеження ризику при виконанні банківських операцій необхідно враховувати:

1. Розподіл обов'язків та повноважень щодо здійснених операцій:

а) перелік операцій (готівкові, кредитні та інші);

б) список осіб, уповноважених на підписання документів;

в) обмеження щодо розпорядження активами;

г) делегування повноважень.

2. Виконання операцій: технічна обробка; бухгалтерська обробка.

3. Контроль операцій: контроль повноважень; контроль технічної та бухгалтерської обробки даних (до використання коду доступу до обробки даних та після виявлення помилки).

Організація автоматизованої реєстрації і обробки даних повинна забезпечити суцільне і безперервне відображення всіх операцій, доказовість інформації, збереження узагальненої інформації на машинних носіях, а також можливість здійснення будь-якого подальшого контролю і одержання роздруковок на паперових носіях.

Банки (юридичні особи) можуть виділяти на окремий баланс філії, представництва та інші підрозділи, які зобов'язані вести бухгалтерський облік, з подальшим включенням їх показників до фінансової звітності банку. Філії та підрозділи працюють за режимом, що визначається банком - юридичною особою для кожної філії чи підрозділу окремо (наказом, службовим розпорядженням тощо). При цьому банки повинні дотримуватися вимог, передбачених нормативно-правовими актами Національного банку України, щодо створення філій.

Об’єкти бухгалтерського обліку комерційних банків

Предметом бухгалтерського обліку банківє банківські операції, які випливають зі статутної діяльності банку: розрахункові операції, депозитні операції, операції з цінними паперами, позичкові операції, операції з касового обслуговування рахунків клієнтів, операції з основними засобами банку, валютні та ін. Виконання таких операцій має вплив на результати діяльності банку.

Предмет обліку складається з об’єктів

Всі об’єкти бухгалтерського обліку в комерційному банку поділяють на чотири групи:

- господарські засоби та їх розміщення (основні й оборотні);

- ресурси (джерела утворення) господарських коштів;

- функціональні обов’язки банку (статутна діяльність – процес здійснення послуг);

- фінансові результати статутної діяльності.

До господарських засобів комерційного банку належать:

грошові кошти;

матеріальні цінності;

дебіторська заборгованість (видані кредити);

відвернуті кошти.

Кожна з названих груп засобів має певний склад.

Так, до грошових коштів належать:

- грошові кошти в касі банку – готівка в вигляді національної валюти (гривні) та в валюті іноземних держав (долари США, німецькі марки тощо);

- кошти на кореспондентських рахунках, що зберігаються в НБУ та в інших банках на правах кореспондентських відносин у національній валюті або валюті іноземних держав, розміщеної в банках країни або в банках іноземних держав;

кошти, вкладені в цінні папери (акції, облігації, векселі, зобов’язання державної скарбниці, сертифікати тощо);

кошти на резервному рахунку в НБУ.

Другу категорію господарських засобів банку становлять матеріальні цінності (майно), тобто:

основні засоби – предмети, що мають тривалий термін експлуатації – більше одного року. Для відшкодування їхньої вартості банк щомісячно нараховує знос (амортизацію) з включенням його суми в видатки. Норми зноси встановлюються державою, вони єдині для всіх підприємств та установ;

нематеріальні активи – вартість права користування землею, водою, будовами, приміщеннями, ліцензіями, патентами, маркетинговими послугами, програмним продуктом і т.і. ЇІхня вартість відшкодовується також частинами, що включаються в видатки банку через нарахування зносу, норми якого встановлюються банком самостійно;

малоцінні й швидкозношувані предмети (МШП);

господарські матеріали – запасні частини, папір, бланки, канцелярські товари, фарба тощо; списуються ті включаються до складу видатків банку по мірі використання в сумі фактичних витрат на їхнє придбання.

Далі, третю групу господарських засобів становить дебіторська заборгованість, тобто кошти, які винні банкові його позичальники. Ці суми звичайно мають чималу питому вагу в господарських засобах банку й свідчать про обсяг наданих ним кредитів. Наявність кредиторської заборгованості забезпечує надходження коштів в дохід банку і отримання прибутку. Дебіторскька заборгованість належить до поняття “вартість, що самозростає”, позаяк видані кредити (позики) повертаються й погашаються позичальником з відсотками. Кредити поділяються на:

короткострокові й довгострокові позички, видані клієнтам;

міжбанківські кредити, видані іншим банкам;

споживчий кредит, виданий фізичним особам;

інші види позичок.

Також у складі дебіторсбкої заборгованості можуть бути присутні суми, видані в підзвіт, або суми перерахованих авансів, переплат або помилково списані НБУ.

Ще однією групою банківських коштів, що належать до його основних засобів, є відвернуті кошти, тобто суми, вже використаного прибутку в вигляді податків з прибутку, сум утворених фондів економічного стимулювання тощо. Вони накопичуються впродовж звітного періоду й згодом використовуються при обчисленні нерозподіленого прибутку (по закінченні року).

Всі вищезгадані кошти становлять активи банку.

Як зазначено на початку даної роботи, другою групою об’єктів бухобліку в комерційному банку є ресурси банку, які являють собою джерела утворення його господарських засобів. Ресурси поділяються на два види: власні ресурси; залучені ресурси.

Власні ресурси належать банкові, точніше його суб’єктам - власникам майна банку (засновникам, пайовикам) і складаються з наступних складових:

статутний фонд (капітал) – сума вкладень, зроблених акціонерами чи сума пайових внесків засновників, що визначається в момент утворення (реєстрації) банку, записана в його статуті й фактично внесена ними. Статуний капітал (його розмір) може змінюватися в результаті збільшення сум засновницьких внесків, випуску додаткових акцій, прийняття нових пайовиків або їхнього виходу при обов’язковій переєстрації фонду. Внески у статутний фонд банку дозволяється робити не тільки грошовими коштами, а й основними засобами;

прибуток – перевищення сум доходів над видавтками. В банківському бухобліку розрізняють балансовий і чистий прибуток. Банківський прибуток підлягає оподаткуванню. Чистий прибуток залишається в розпорядженні банку і утворюється як різниця між сумою балансового пибутку й сумою податку з прибутку;

резервний фонд – кошти, що утворюються в результаті рентабельної роботи банку, адже він формується за рахунок прибутку. Цей фонд використовується для покриття збитків, видатків, платежів, непередбачених і не врахованих у кошторису видатків банку. Резервний фонд використовують також на сплату дивідедів по привілейованих акціях, по яких встановлено обов’язковий фіксований дохід (в разі відсутності в банку прибутку для цих сплат).

спеціальні фонди – сум відшкодованих витрат на заздалегідь придбані основні засоби і МШП, включені в видатки банку в вигляді зносу (амортизації) по основних засобах і МШП, або суми додаткового капіталу, утвореного в результаті переоцінки основних засобів та інших причин (різниця від продажу власних акцій за ціною вище номіналу);

фонди економічного стмулювання (ФЕС) – кошти, що утворюються на розвиток виробничо-технічного потенціалу банку й на створення бази соціального захисту колективу – співробітників банку. Фактично вони складаються з фонду накопичення й фонду споживання.

Залучені ресурси надходять до банку з боку, до них належать:

грошові кошти, що зберігаються на розрахункових і поточних рахунках клієнтів;

грошові кошти, здані на депозитні рахунки юридичними й фізичними особами;

одержані міжбанківські кредити;

зобов’язання банку по сумах нарахованих, но несплачених, заборгованість бюджетові (податки та інші платежі). Заборгованість органам соціального страхування і забезпечення (відрахування до Пенсійного фонду), заборгованість по заробітній платі спрівробітникам, борг постачальникам послуг та матеріалів тощо.

Всі види ресурсів банку становлять його пасив.

Третьою групою об’єктів бухобліку в банку є його функціональні обов’язки. Вони є основною діяльністю банку, яка зводиться до виконання передбачених ліцензією НБУ прав на ведення розрахункових, касових, кредитних та ін. операцій. Здійснення банком своїх функціональних обов’язків вимагає з боку банку витрат (видатків) з утримання будов, обладнання, з їх ремонту, утриманню охорони, персоналу, витрат на рекламу, відрядні видатки тощо. Всі ці видатки є об’єктами бухобліку. Також необхідні постійний облік і контроль доходів, одержаних банком в вигляді платежів клієнтів та інших позичальників за надані ним послуги й виконані для них роботи. Видатки входять до складу активу балансу, доходи – до пасиву.

Нарешті, останньою групою об’єктів бухобліку в банку є фінансові результати статутної діяльності. Вони дозволяють контролювати й аналізувати склад прибутків і збитків банку від основної діяльності, а також доходів і видатків, які одразу відносять чи до складу збитків, чи прибутків (одержані й сплачені штрафи, суми викрадень і розтрат тощо). Тривалий збиток як результат статутної діяльності неможливий, бо він веде до банкрутства (якщо видатки банку перевищують його доходи).

При обчисленні фінансового результату діяльності банку враховують весь обсяг одержаних доходів і зроблених видатків оборотами, що зростають як за звітний квартал, так і за звітний рік, що й дозволяє обислювати балансовий прибуток чи збиток.

Прибуток являє собою статтю пасиву балана, а збиток – статтю активу.

Основні положення та особливості побудови Плану рахунків бухгалтерського обліку в банках

У бухгалтерському обліку кожному об'єкту відповідає рахунок.

Для поточного обліку банківських операцій в бухгалтерському обліку банку використовується система рахунків фінансового обліку. Вся сукупність бухгалтерських рахунків може бути поділена на дві групи: балансові; позабалансові.
Балансові рахунки бувають постійними і тимчасовими.
Постійні балансові рахунки мають залишок на кінець звітного періоду. На їх основі складається баланс банку. Серед них виділяють такі групи рахунків:
— рахунки активів;
— рахунки зобов'язань;
— рахунки власного капіталу.
Рахунки активів — це активні рахунки, які відображають наявність та зміни різноманітних активів банку.
Рахунки зобов'язань — це пасивні рахунки, які відображають наявність та зміни заборгованості банку. Виділяють короткострокову та довгострокову заборгованість.
Рахунки власного капіталу — це також пасивні рахунки, які відображають зміну власного капіталу банку за звітний період.
У складі балансових рахунків виділяють:
— контрпасивні рахунки (активні);
— контрактивні рахунки (пасивні).
За своїм характером контрпасивні рахунки активні. До них належать, наприклад, рахунки № 5041 «Збитки минулого року, що очікують затвердження», № 2511 «Технічний рахунок для перерахування коштів Державного бюджету України».
Контрактивні рахунки — пасивні. До них належать, наприклад, рахунки № 2400 «Резерви під заборгованість за кредитами, які надані клієнтам» та № 4409 «Знос операційних основних засобів».
Особливість цих рахунків полягає в тому, що в балансі контрактивні рахунки відображаються в складі активів, а контрпасивні — в складі пасивів зі знаком мінус. Така методика дозволяє достовірно оцінювати окремі статті активів та пасивів. Так, у балансі рахунок «Знос операційних засобів» відображається в складі активів після рахунку «Операційні основні засоби».
Операційні основні засоби відображаються за первісною вартістю (тобто за фактичною вартістю придбання). Наявність контрактивного рахунку «Знос основних засобів» дозволяє, наприклад, напряму з балансу отримати відомості про залишкову вартість операційних основних засобів:

Тимчасові балансові рахунки призначені для обліку витрат банку за їх елементами та доходів — за видами. У свою чергу вони поділяються на дві групи: рахунки витрат; рахунки доходів.
Рахунки витрат — це активні рахунки, які використовуються для обліку, накопичення витрат за їх елементами впродовж звітного періоду. Наприкінці звітного (річного) періоду витрати з цих рахунків переносять на рахунок фінансових результатів, після чого ці рахунки закриваються і не мають залишків.
Рахунки доходів — це пасивні рахунки, які призначені для обліку, накопичення доходів за їх видами впродовж звітного періоду. Наприкінці звітного (річного) періоду доходи з цих рахунків переносять на рахунок фінансових результатів, після чого ці рахунки закриваються і не мають залишків.
Наявність рахунків для кожного виду доходів і витрат дозволяє керівництву банку точно визначити джерело всіх доходів і характер усіх витрат, їх вплив на прибутковість банку.

Згідно з міжнародними стандартами бухгалтерського обліку елемент активу або пасиву проводиться за рахунками балансу тоді, коли він відповідає наступним умовам:
1) ймовірно, що банк отримає або втратить будь-яку майбутню економічну вигоду, пов'язану з цим елементом активу або пасиву;
2) цей елемент активу або пасиву має вартість, яка може бути точно виміряна.
Об'єкти обліку, які не задовольняють цим двом критеріям, обліковуються на позабалансових рахунках.
Це передусім наступні об'єкти:
— умовні вимоги та зобов'язання банку (тобто реальні вимоги та зобов'язання, які можуть виникнути в майбутні періоди та за якими банк несе ризики);

— документи і цінності;

— операції з приватизації.

Бухгалтерський облік операцій за позабалансовими рахунками здійснюється так, як і за балансовими — методом подвійного запису. Характер рахунку — активний або пасивний — визначається наступним:

— позабалансовий рахунок активний, якщо при переведенні його на баланс дебетується балансовий рахунок.Наприклад, рахунок № 9020 «Гарантії, що надані клієнтам» активний, тому що у випадку неплатоспроможності банк буде змушений сплачувати за виданою гарантією і дебетувати рахунок балансу № 2099 «Сумнівна заборгованість за виплаченими гарантіями»;
— позабалансовий рахунок пасивний, якщо при переведенні його на баланс кредитується балансовий рахунок.Наприклад, рахунок № 9110 «Зобов'язання за кредитами, які отримані від інших банків»пасивний, тому що у випадку, коли банк скористається кредитною лінією, він буде кредитувати рахунок балансу у розділі «Кошти інших банків» першого класу групи «Кредити, які отримані від інших банків».

Для відображення операцій на позабалансових рахунках за методом подвійного запису використовуються контррахунки, які включені до їх складу. Ці рахунки є умовними і використовуються як технічні для реалізації методу подвійного запису.

Операції за позабалансовими рахунками, на яких обліковуються умовні вимоги та зобов'язання, відображаються у грошовій оцінці за номіналом.

Документи і цінності обліковуються в умовній грошовій оцінці, наприклад, одна грошова чекова книжка — 1 грн.

Отже, операція з видачі клієнту двох грошових чекових книжок відображається бухгалтерською проводкою:

Д-т «Контррахунок» 2 грн.

К-т «Бланки суворої звітності» 2 грн.

Використання позабалансових рахунків дозволяє отримувати інформацію про операції банків, які пов'язані з використанням нових фінансових інструментів. До таких операцій належать зобов'язання та вимоги за укладеними, але ще не виконаними угодами, як то:

— кредитні лінії;

— дозволений овердрафт;

— непокриті безвідзивні акредитиви;

— гарантійні зобов'язання;

— зобов'язання за цінними паперами;

— спотові, форвардні й умовні контракти з купівлі-продажу іноземної валюти та інших фінансових інструментів.

У міжнародній практиці обліку на позабалансових рахунках обліковуються, як правило, операції тільки такого характеру.
Облік документів і цінностей на позабалансових рахунках — це традиція радянської школи банківського обліку. Такий облік забезпечує додатковий контроль за правильністю і своєчасністю проведення операцій, які безпосередньо впливають на активи і пасиви банку. До них належать такі рахунки: «Бланки цінних паперів та інші бланки»; «Документи за розрахунковими операціями» та ін.

Одним з ключових елементів національної системи бухгалтерського обліку є план рахунків, завдяки якому досягається систематизація бухгалтерських рахунків. Іншими словами, план рахунків — це систематизований перелік рахунків бухгалтерського обліку, що використовується для реєстрації банківських операцій.

Новий план рахунків, розроблений Національним банком України, впроваджений у комерційних банках з 1 січня 1998 р. Він узгоджений із загальноприйнятими у міжнародній практиці принципами та міжнародними стандартами бухгалтерського обліку і є обов'язковим для використання всіма установами комерційних банків.

План рахунків, розроблений окремо для установ НБУ, за структурою майже не відрізняється від плану рахунків для комерційних банків але має деякі особливості за змістом. Це пов'язано з тим, що НБУ виконує операції, властиві тільки центральному банку: емісійні операції, обслуговування уряду та зовнішнього боргу, регулювання діяльності комерційних банків та ін. Він базується на двох основних принципах: відповідність обліку і звітності; простота викладення.

Рис.1. Класифікація рахунків обліку комерційних банків

Рис.2. Структура плану рахунків

Основні вимоги, яким повинен відповідати план рахунків:
— детальний та повний облік усіх банківських операцій;
— своєчасна обробка і накопичення детальної інформації;
— відображення правдивої та змістовної інформації для всіх категорій користувачів.

У структурі плану рахунків можна виділити три частини, які логічно пов'язані між собою:
— балансова частина;
— частина доходів і витрат;
— позабалансова частина.

Бухгалтерські рахунки в плані рахунків згруповані в дев'ять класів. Балансова частина об'єднує перші п'ять класів. На підставі цих класів складається балансовий звіт комерційного банку. Друга частина включає класи доходів і витрат. На підставі рахунків цих класів складається звіт про прибутки та збитки. Третя частина містить клас позабалансових рахунків (9 клас). Рахунки усіх трьох частин призначені для ведення фінансового обліку. Восьмий клас містить рахунки для ведення управлінського обліку. Рахунки управлінської бухгалтерії ввикористовуються для визначення собівартості банківських продуктів, а також ефективності праці окремих підрозділів або центрів відповідальності тощо. Вони дозволяють накопичити інформацію для прийняття тактичних і стратегічних рішень менеджерами та керівництвом банку.

Групування бухгалтерських рахунків у балансовій частині здійснено за наступними принципами:
— за видами контрагентів;
— за функціями комерційних банків (вид операції);
— за принципом ліквідності.

Згідно з першим принципом міжбанківські операції виділені окремо у першому класі, а операції з усіма іншими клієнтами — у другому класі; у межах класу рахунки об'єднуються за видами контрагентів.

Відповідно до другого принципу, наприклад, операції з казначейськими інструментами відображаються за рахунками першого класу; розрахункові та кредитні операції — у другому класі; операції з цінними паперами — у третьому класі; внутрішньобанківські операції — у третьому та четвертому класах тощо.

Згідно з третім принципом активи та пасиви першого—четвертого класів розміщені за ступенем зниження ліквідності, тобто активи — від найбільш ліквідних (монети та банкноти у касі, кошти на рахунках у НБУ) до неліквідних (сумнівна заборгованість за кредитами, основні засоби); пасиви — від зобов'язань за вимогою до довгострокових зобов'язань.