Де А — активи; П — пасиви; 3 — зобов'язання; К — капітал.

Кожна банківська операція, що підлягає реєстрації в балансі, аналізується з позиції цього бухгалтерського рівняння (моделі).

Баланс — це основна форма синтетичного обліку. Отже, балан­совий метод узагальнення інформації має подвійне призначення: як інструмент управління та як засіб контролю за правильністю реєст­рації банківських операцій в обліку. Існують такі види балансу:

— сальдовий баланс (щоденний і щомісячний) складається за залишками рахунків на певну дату, а обігово-сальдовий містить, як залишки, так і обіги за рахунками. За терміном і датою надання ба­ланси підрозділяють на щоденні та щомісячні;

— пробний баланс — проміжний, або робочій баланс;

— звітний баланс складається за структурою плану рахунків.

Проміжний баланс має форму односторонньої вертикальної таблиці, в якій дані розташовані в міру зростання номерів бухгал­терських рахунків IV порядку. Розмежування балансових рахунків на активні та пасивні не передбачено, можливе виділення підсумків за розділами (рахунки II порядку) та групами (рахунки III порядку). Цей баланс включає всі види бухгалтерських рахунків. Його основ­не призначення — контроль за правильністю відображення опера­цій у бухгалтерському обліку. У той же час проміжний баланс не придатний для здійснення аналізу, використання в управлінні.

Первинні документи, регістри обліку

Початковою фазою ефективного облікового механізму в банку є первинний облік, що базується на документуванні бан­ківських операцій. Отже, первинні документи — це підстава для відображення операцій за балансовими та/або позабалансовими рахунками.

Первинні документи класифікують за такими ознаками:

• за місцем складання — зовнішні (одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків) та внутрішні (оформлені в банку);

• за змістом — касові та меморіальні.

Меморіальні призначені для здійснення безготівкових розра­хунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та внутрішньобанківських операцій До меморіальних документів (паперових або електронних), що використовуються для безготівкових розрахунків, належать: ме­моріальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки.

Меморіальними ордерами оформляються також операції, які відображаються за позабалансовими рахунками.

Касовими документами, що поділяються на прибуткові і вида­ткові, оформляються операції з готівкою. Заповнюються касові документи відповідно до вимог Національного банку з організа­ції касової роботи в банках України.

З огляду на те, що записи в бухгалтерському обліку здійсню­ються на підставі первинних документів, у них зазначаються ко­респондуючі рахунки за дебетом та кредитом, вказується сума операції, дата її виконання. Кожен первинний документ в обо­в'язковому порядку підписується відповідальним виконавцем. Якщо операція підлягає додатковому контролю, то проставляєть­ся підпис контролера. Якщо ж операція виконувалась за відпові­дним розпорядженням, то на первинному документі має бути підпис уповноваженої особи.

Важливою умовою оформлення первинних документів є запов­нення всіх передбачених реквізитів.

Інформація, наведена у первинних документах, систематизу­ється у регістрах синтетичного та аналітичного обліку, до яких належать:

— особові рахунки та виписки з них;

— аналітичні рахунки з обліку внутрішньобанківських опе­рацій;

— книги реєстрації відкритих рахунків;

— оборотно-сальдовий баланс.

Основним регістром аналітичного обліку, що вміщує записи про операції, здійснені протягом операційного дня, є особові ра­хунки, форму яких кожен банк затверджує самостійно з огляду на можливості програмного забезпечення. Записи у регістрах аналі­тичного обліку проводяться тільки на підставі відповідного санк­ціонованого первинного документа (паперового або електронно­го). До кожного особового рахунка складаються виписки, які призначені для видачі або відсилання клієнтові і підтверджують виконані за день операції.

До аналітичних рахунків з обліку внутрішньобанківських опе­рацій, як і до особових рахунків, складаються виписки, які за по­треби роздруковуються на паперових носіях. Періодичність ви­значається внутрішніми положеннями банку.

У книзі реєстрації відкритих рахунків накопичується інфор­мація про номери аналітичних рахунків у порядку їх відкриття. Зміни в рахунках, проведені у книзі протягом минулого місяця, роздруковуються на паперових носіях обов'язково станом на перше число звітного місяця. Порядок відкриття (закриття) та режим рахунків визначаються нормативно-правовими актами Національного банку. Водночас банк самостійно визначає поря­док відкриття (закриття) внутрішньобанківських рахунків, при­значених для накопичення інформації з обліку нарахованих до­ходів і витрат, отримання кредитів, розміщених депозитів, роз­поділу прибутку. Перелічені операції класифікуються як внутрішньобанківські.

Оборотно-сальдовий баланс як основний регістр синтетичного обліку роздруковується щоденно на паперових носіях. У Поло­женні про організацію бухгалтерського обліку та звітності в бан­ках України (затверджене постановою Правління НБУ від ЗО грудня 1998 за № 566) описано вимоги до порядку формування оборотно-сальдового балансу.

Ведення регістрів синтетичного й аналітичного обліку підпа­дає під процедури внутрішнього банківського контролю (адмініс­тративного і бухгалтерського). Адміністративний контроль сто­сується налагодження безпосередньо контрольного процесу в банку. Заходи внутрішнього бухгалтерського контролю спрямо­вуються на процес обліку кожної банківської операції, з тим щоб забезпечити:

— облік кожної операції відповідно до вимог законо­давства України;

— відображення змісту операції у балансі банку у тому пері­оді, протягом якого вони були здійснені.

Письмовим підтвердженням повного і своєчасного здійснення операції є записи в облікових регістрах, проведені на основі пер­винних документів.

Правильно організована система бухгалтерського обліку в ба­нках забезпечує:

— накопичення докладної інформації про операцію;

— визначення її вартості та часу проведення;

—перевірки правильності відображення інформації;

—арифметичну точність записів;

— підбиття підсумків та узгодженість бухгалтерських записів;

—повідомлення про помилки і розбіжності.

Важливим елементом внутрішнього бухгалтерського контро­лю є вивіряння (порівняння) записів в облікових регістрах з первинними документами. При виявленні розбіжності записи в регі­страх бухгалтерського обліку приводяться у відповідність до пе­рвинних документів. За результатами вивіряння банк визначає характер і суми розбіжностей, аналізує вивірені записи і переві­ряє їх обґрунтування.

Послідовність опрацювання комерційної інформації

Облікова система, незалежно від розмірів банку, призначена для збору, опрацювання фінансової інформації про установу банку та пе­ріодичного звітування. Фінансові звіти складають наприкінці кож­ного звітного періоду, який часто також називають обліковим періо­дом. Для зовнішньої звітності звітним періодом є один рік (тобто від 1 січня до 31 грудня). Крім того, в межах річного облікового циклу банки складають проміжні фінансові звіти за менші періоди (квар­тальні, місячні).

У банках опрацювання облікової інформації здійснюється в авто­матизованому режимі з використанням інформаційних комп'ютерних технологій. В обліковій системі банків застосовується меморіально-ордерна форма обліку (рис. 1.).

Рис. 1. Схема автоматизованої меморіально-ордерної форми обліку

На відміну від підприємств, банки складають баланс щоденно і день є для них найменшим обліковим періодом, в якому повторюється обліковий цикл. Отже, протягом кожного звітного періоду обліко­ва система мусить збирати та опрацьовувати економічну інформацію про всі операції, які проводить банк.

Збір та опрацювання облікової інформації називають циклом цього процесу, оскільки він повторюється з новими даними кожного облікового періоду. В циклі можна виділити кілька послідовних фаз, починаючи з власне господарської операції, опрацювання інформації в обліковій системі протягом облікового періоду, до кінцевої фази - складання фінансових звітів.

За комп'ютерного опрацювання облікової інформації більшість етапів облікового циклу виконується в автоматизованому режимі і їх неможливо простежити наочно. Однак для розуміння цього роз­глянемо їх зміст.

Опрацьовувати інформацію в обліковій системі дозволяє Ав­томатизована банківська система (АБС). Базовою підсистемою, яка обов'язково функціонує в кожному банку, є «Операційний день банку».

Основні функції цієї підсистеми:

► введення та опрацювання розрахунково-грошових документів;

► створення та ведення особових рахунків клієнтів і масивів нормативно-довідкової інформації;

► робота з картотеками;

► опрацювання особових та бухгалтерських рахунків;