Облік розрахунків з підзвітними особами.

Розрахунки з підзвітними особами в зовнішньоекономічній діяльності в першу чергу пов'язані із закордонними відрядженнями, тому виникає необхідність оформлення відряджень, видачі підзвітних сум іноземною валютою, відображення розрахунків із підзвітними особами на рахунках бухгалтерського обліку. Відрядження за кордон здійснюється на підставі наказу керівника підприємства, після затвердження завдання і кошторису витрат. Термін відрядження визначається керівником, але не може перевищувати 60 календарних діб. Кошторис витрат на відрядження повинен включати вартість проїзду в обидві сторони, добові в іноземній валюті в розрахунку за нормами і терміном перебування за кордоном і в національній валюті за нормами і терміном до моменту перетину кордону, а також вартість проживання в готелі.

Використання готівкової іноземної валюти дозволяється для забезпечення витрат на відрядження за кордон працівників юридичних осіб-резидентів чи представництв юридичних осіб-нерезидентів, які повністю або частково здійснюють підприємницьку діяльність нерезидента на території України.

Видача готівкової іноземної валюти з поточного рахунку та/або продаж дорожніх чеків міжнародних платіжних систем у вільно конвертованій валюті на відрядження за кордон здійснюється уповноваженим банком:

а) за наявності заявки юридичної особи - резидента або постійного представництва юридичної особи - нерезидента, що містить наступні дані:

- номер і дату наказу (розпорядження);

- прізвище, ім'я та по-батькові осіб, які виїжджають за кордон;

- строк перебування за кордоном;

- розрахунок витрат;

Також подається доручення на отримання коштів на відрядження у касі уповноваженого банку;

б) відповідно до наданого розрахунку витрат юридичної особи резидента або постійного представництва юридичної особи-нерезидента, але в сумі, що не перевищує на одного працівника 300 доларів США готівкою на добу чи в еквіваленті цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України на день видачі коштів з каси уповноваженого банку, для оплати добових та витрат на наймання житлового приміщення за кордоном.

Для забезпечення транспортних витрат працівника за кордоном під час відрядження видається готівка у сумі до 1000 доларів США на одного працівника чив еквіваленті цієї суми в іншій іноземній валюті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, встановленим Національним банком України.

Виплата коштів на представницькі витрати (організацію прийомів та інших офіційних заходів за кордоном) юридичним особам - резидентам та постійним представництвам юридичних осіб - нерезидентів для від'їжджаючих за кордон працівників здійснюється уповноваженим банком відповідно до чинного законодавства України за поданою заявкою.

Уповноважений банк при видачі іноземної валюти та/або дорожніх чеків міжнародних платіжних систем у вільно конвертованій валюті надає юридичній особі-резиденту або постійному представництву юридичної особи-нерезидента дозволи на вивезення її за кордон їх працівниками іноземної валюти готівкою та/або дорожніх чеків міжнародних платіжних систем у вільноконвертованій валюті.

Відшкодування працівнику витрат власних коштів в іноземній валюті у відрядженні за кордоном здійснюється відповідно до чинного законодавства України у грошовій одиниці України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленим НБУ на день виплати зазначених коштів.

Якщо працівник одержав аванс на відрядження за кордон, а відрядження скасували, то він повинен протягом трьох робочих днів з дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути раніше виданий аванс до каси підприємства в одержаних грошових одиницях. Протягом п'яти робочих днів підприємство ці кошти повинно повернути в банк.

При поверненні після відрядження невикористаної іноземної валюти до каси підприємства визначається курсова різниця і відображається на рахунках бухгалтерського обліку.

Якщо у відрядження за кордон відбувають на службовому автомобілі, то витрати на паливо-мастильні матеріали відшкодовують за кілометр пробігу по затвердженому маршруту відповідно чинних норм, а також підлягають відшкодуванню витрати пов'язані з технічним обслуговуванням, стоянкою та паркуванням службового автомобіля.

Відображення в бухгалтерському обліку операцій з пов'язаних з одержанням коштів під звіт (придбання іноземної валюти) розглядалось втемі 3. Облік валютних операцій узовнішньоекономічній діяльності. Віднесення суму валюти на витрати на підставі звіту про використання коштів, наданих на відрядження відображається записом: Дебет рахунку 92 «Адміністративні витрати» Кредит рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».