Функціональні підсистеми. дерево функцій управління

В процесі управління органи управління виконують певні функції, сукупність яких охоплює весь склад завдань управління і характеризує зміст управління. Ця сукупність є системою взаємозв'язаних функцій управління. Така система (сукупність) функцій може бути розкладена на простіші сукупності завдань управління і представлена деревом функцій. Нижній рівень дерева функцій може бути представлений окремою управлінською роботою (операцією).

Теорією і практикою управління сформовані наступні ознаки диференціації системи функцій управління (рис. 7.5):

· за змістом управління, містяться в будь-якому завданні управління і в сукупності утворюють замкнутий цикл управління – загальні функції;

· за однорідністю управлінської діяльності, що визначає спеціалізацію управлінської праці – конкретні функції управління;

· за однорідністю цільової орієнтації – спеціальні функції управління;

· за спрямованістю на формування елементарного керуючого впливу – завдання управління;

· за диференціацією управлінської праці на її елементарному рівні – роботи управління.

Рис.7.7. Дерево функцій управління.

Загальні функції управління і цикл управління.Процес управління носить циклічний характер (рис. 7.7).

1. Спочатку виявляється (прогнозується) суть проблеми, встановлюються цілі, які необхідно досягти для вирішення проблеми, і розробляються задачі (завдання), вирішення яких забезпечує досягнення встановлених цілей, тобто розробляється програма, план вирішення проблеми.

2. Потім організовується виконання цього плану, для чого, в першу чергу, залучаються відповідні організації, необхідні ресурси і організовується процес виконання плану, тобто організовується відповідна діяльність.

3. Оскільки організації складаються з багатьох підрозділів (елементів системи), а діяльність – з багатьох процесів, для того, щоб організація діяла злагоджено, необхідно постійно координувати роботу підрозділів, а при відхиленні результатів діяльності від плану здійснювати додаткові заходи щодо організації робіт, тобто регулювати процес.

4. Оскільки в організації як в соціальній системі діють трудові колективи, діяльність організації багато в чому залежить від відношення працівників до виконуваної роботи, їх зацікавленості в кінцевих результатах, розуміння ними цілей діяльності, від їх активності. Тому в процесі діяльності слід здійснювати заходи щодо мотивації колективу, стимулювання досягнення поставлених цілей.

5. І нарешті, в процесі діяльності необхідно враховувати результати, отримані як організацією в цілому, так і її підрозділами, здійснювати контроль виконання завдання, аналізувати причини відхилення від плану, щоб цілеспрямовано здійснювати заходи щодо координації і мотивації, а після закінчення певного етапу діяльності за наслідками аналізу перейти до нового етапу, для чого здійснити новий цикл управління.

Таким чином, елементами циклу управління, що визначають його суть, є функції прогнозування і планування; організації роботи; координації і регулювання; мотивації; контролю, обліку, аналізу.

Це і є загальні функції управління, з яких формуються цикли стратегічного, оперативного і поточного управління.

Рис.7.8. Цикл управління

Конкретні і спеціальні функції управління.Конкретні функції управління – частина загальної функції управління, що містить порівняно однорідний склад завдань управління і відособлена на користь спеціалізації управлінської праці і підвищення внаслідок цього ефективності управління.

Конкретні функції управління групуються за певними ознаками об’єкта управління. Наприклад, в управлінні підприємством такими ознаками є вплив: на всі сфери діяльності підприємства, на окремі стадії виробничого процесу, на окремі чинники виробництва.

Склад конкретних функцій управління в системі управління компанією визначає склад функціональних органів управління. Типовий склад конкретних функцій для компанії середнього масштабу і сфери їх впливу наводяться в табл. 7.6.

Таблиця 7.6.

Типовий склад конкретних функцій управління компанією середнього масштабу

Склад конкретних функцій управління залежить головним чином від масштабу організації і ступеня диверсифікації діяльності: чим більший масштаб організації і вища різноманітність її діяльності, тим вужча спеціалізація менеджерів і більше диференціюються конкретні функції. Так, з функції раціоналізації виробництва і технології може бути виділена функція координації технічних розробок; функція маркетингу може бути диференційована на функції: маркетингові дослідження, реклама, збут, післяпродажне обслуговування; не виключено, що доцільно виділити конкретну функцію зв'язку з громадськістю і т. д. На підприємствах малих масштабів немає необхідності у вузькій спеціалізації менеджерів і конкретні функції укрупнюються.

Спеціальна функція управління є підфункцією конкретної функції, яка орієнтована на досягнення певної мети діяльності,тобто на досягнення встановлених стратегічною програмою (планом) кінцевих результатів діяльності за відповідною конкретною стратегією (напрямом діяльності).

Склад спеціальних функцій, що належать до тієї або іншої конкретної функції, визначає відповідальність конкретного органу управління за досягнення тих чи інших цілей.

Склад спеціальних функцій, що належать до різних конкретних функцій (органів управління), але орієнтовані на одну і ту ж ціль, визначає розподіл відповідальності функціональних органів управління за досягнення даної мети.

Склад і характеристика функціональних підсистем.Як було зазначено вище, склад функціонального управління визначається конкретними функціями управління. У системі управління компанією по кожній конкретній функції управління виділяється функціональна підсистема, що містить спеціальні функції управління і відповідний склад органів управління. Не слід ототожнювати функціональну підсистему з яким-небудь відділом (службою). Наприклад, підсистема стратегічного, поточного і оперативного планування не тотожна планово-економічному відділу, що є лише головним органом цієї підсистеми. Ця підсистема включає весь склад функцій планування діяльності об'єднання і підприємства як єдиного об’єкта управління. До складу підсистеми окрім планово-економічного відділу входять і інші підрозділи управління, що здійснюють цю функцію. Тому основний документ (стандарт) такої підсистеми не може бути тотожним положенню про планово-економічний відділ.

Таким чином, в кожній функціональній підсистемі інтегрується діяльність декількох функціональних органівпо виконанню тієї або іншої конкретної функції управління. Кожна підсистема має свій об'єкт управління і свої цілі.

Характеристика деяких функціональних підсистем системи управління компанією середнього масштабу наведена в табл. 7.7.

Таблиця 7.7.

Характеристика функціональних підсистем системи управління компанією