Понятие учетных регистров, их значение и классификация.

Учетные регистры и формы бухгалтерского учета.

1. Понятие учетных регистров, их значение и классификация.

2. Виды записей в учетных регистрах. Типы ошибок, допускаемых в учетных

регистрах, и способа их исправления.

3. Понятие о формах бухгалтерского учета, их сущность.

4. Журнально-ордерная форма учета.

5. Мемориально-ордерная форма учета.

6. Книжно-журнальная форма учета

7. Упрощенная форма учета для малых предприятий и предпринимательства.

8. Автоматизированные формы учета.

9. Развитие форм бухгалтерского учета с применением компьютерных

технологий и международных требований.

Понятие учетных регистров, их значение и классификация.

После прохождения всех этапов документооборота, информация из отработанных первичных документов группируется по экономическому содержанию и записываются в учетные регистры, обеспечивая одновременно контроль за сохранностью документов и наглядность отраженных в них данных.

Учетными регистраминазываются таблицы специальной фор­мы, приспособленные для регистрации первичных документов и обобщения взятой из этих документов информации о наличии и движении имущества предприятия и его обязательств.

Их мож­но классифицировать:

· по внешнему виду;

· по назначению;

· по степе­ни обобщения информации;

· по форме графления;

· по продолжи­тельности ведения;

· по степени унификации и т. д.

По внешнему видуучетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы (при использо­вании средств вычислительной техники).

Бухгалтерские книгипредставляют собой сброшюрованные лис­ты бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специ­альные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней странице книги, подтверждается подпи­сью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например, кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с оборотной сто­роны книги сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, поте­рять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы крайне затруднительно. Бухгалтерские книги широко применяют­ся при ручной форме ведения учета.

Недостатки, присущие бухгалтерским книгам, отсутствуют у карточек и свободных листов.

Карточки— это стандартные листы бумаги или картона неболь­шого формата, на которые типографским способом нанесены таб­лицы со специальной графировкой. Их размещают в определенном порядке и хранят в запирающихся ящиках - картотеках.

В отличие от листов бухгалтерской книги карточки не скрепле­ны между собой. Поэтому записи в картотеке могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ЭВМ Существенным недостатком является возможность изъять или уте­рять данный вид регистров. Поэтому для обеспечения контроля за их сохранностью каждой вновь открываемой карточке присваива­ют порядковый номер и регистрируют в особом реестре.

Свободные листы отличаются от карточек большими размерами и тем, что хранятся в папках. Достоинства и недостатки — те же, что и у карточек.

Использование в бухгалтерской работе средств вычислительной техники позволяет переходить на безбумажные носители инфор­мации. В частности, учетные регистры могут формироваться в ви­де электронных таблиц и храниться в памяти ЭВМ или на дискетах. При необходимости бухгалтер может распечатать их на свободных листах или на карточках.

По назначению (видам записей)учетные регистры делятся на

хронологические, систематические и комбинированные.

Записи в хронологических учетных регистрахпроизводятся в ка­лендарной последовательности. Примером хронологического ре­гистра служит журнал регистрации хозяйственных операций. Первичные документы записывают в него по мере поступления в бухгалтерию. Никакой группировки данных здесь нет.

В систематических учетных регистрахинформация из первич­ных документов обобщается исходя из экономического содержа­ния хозяйственных операций в разрезе объектов учета. В основе техники ведения таких регистров лежит не время поступления до­кументов в бухгалтерию, а принцип двойной записи операций с по­мощью системы счетов. Бухгалтер записывает операции в том или ином регистре по конкретному счету (например, в журнал № 1 по счету «Касса» при книжно-журнальной форме учета) или его от­дельным составляющим.

В комбинированных учетных регистраххронологическая последовательность записей сочетается с систематизацией в разрезе счетов. Это позволяет значительно сократить объем записей и зат­раты на обработку информации. Примером комбинированных учетных регистров может служить кассовая книга, в которой ежед­невные записи документов в хронологическом порядке сочетают­ся с группировкой этих документов по дебету и кредиту счета «Касса».

По степени обобщения информацииучетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные.

Регистры синтетического учетапредназначены для обобщения информации в разрезе синтетических счетов и субсчетов. Записи в такие регистры делаются в обобщенном виде, с указанием только номера, даты, суммы бухгалтерской проводки с очень кратким пояс­нительным текстом (например: Главная книга; журнал-ордер № 1).

Регистры аналитического учета предназначены для обобщения информации в разрезе аналитических счетов, детализирующих со­держание показателей того синтетического счета, к которому они открыты. Записи в этих учетных регистрах делаются подробнее, чем в регистрах синтетического учета с применением не только де­нежного, но и натуральных, трудовых измерителей или только на­туральных измерителей (например, карточка складского учета; ли­цевой счет работника).

Комбинированные учетные регистрысовмещают синтетический и аналитический учет (например, журнал-ордер № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщиками» (см. табл. 8.1). Их структура поз­воляет вести учет соответствующих объектов в аналитическом раз­резе и одновременно получать обобщенные синтетические показа­тели. Поэтому отпадает необходимость в сверке итогов по аналити­ческому и синтетическому учету.

По форме графленияучетные регистры делятся на односторон­ние, двусторонние и многографные.

В односторонних учетных регистрахпояснительная текстовая за­пись располагается только с одной стороны (как, например, в кас­совой книге, в журнале регистрации хозяйственных операций).

В двусторонних учетных регистрахпояснительные текстовые за­писи располагаются с двух сторон: по дебету счета — на одной стра­нице и по кредиту — на другой (например, при книжно-журналь­ной форме учета в журнале № 1).

Многографные учетные регистрыбывают двух видов: шахмат­ные и линейные.

Шахматныепредставляют собой таблицу с пере­секающимися графами и строками. Записи в них делают на пере­сечении избранной строки и столбца (например, шахматная обо­ротная ведомость. В линейных (линейно-позици­онных) учетных регистрах записи делают строго по строкам (нап­ример, журнал-ордер № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщи­ками»).

По продолжительности ведениявыделяют учетные регистры, открываемые на год (например, Главная книга), на квартал и на месяц (например, журналы-ордера).

По степени унификацииучетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.

Типовые учетные регистрыобеспечивают наиболее рациональ­ное ведение учета типовых хозяйственных операций, свойствен­ных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные.

Отраслевые учетные регистрыразрабатываются на базе межот­раслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения ин­формации, специфичной для предприятий той или иной отрасли: строительства, промышленности, торговли и т. д.

Специализированные учетные регистрыразрабатываются при от­сутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных опера­ций, процессов на конкретном предприятии.

Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются на основании действующего законода­тельства, методологических и инструктивных документов и утверж­даются централизованно: Министерством финансов, Минис­терством статистики и анализа, отраслевыми министерствами и ве­домствами.

В Республике Беларусь активно ведется работа по унифика­ции учетных регистров. Она включает два взаимосвязанных на­правления:

♦ разработку стандартов по требованиям к форме и содержа­нию учетных регистров;

♦ построение новых форм учетных регистров.