Оформление и использование визитных карточек.

ОФОРМЛЕНИЕ

В современном мире визитки являются неотъемлемым атрибутом делового общения.

визитная карточка - это традиционный носитель контактной информации о человеке или организации. Таким образом, информативность и функциональность являются наиболее важными характеристиками любой визитной карты. Обмен визитками сопровождает практически каждый процесс налаживания бизнес-контактов. И от внешнего вида визитки может напрямую зависеть его результативность. Поэтому при создании визитных карт нужно иметь четкое представление о правилах оформления визиток.

Существуют различные виды визиток. В традиционном варианте визитка представляет собой прямоугольник из картона размером 50*90 мм. Женские визитки могут быть несколько меньше, например, 40*80. Визитки нестандартной формы (овальные, треугольные) заказывают реже и в основном для личного пользования. Они не соответствуют нормам бизнес-этикета, и что самое главное, - их неудобно хранить в традиционной визитнице. Хорошим тоном считается изготовление визиток на качественной дизайнерской бумаге.

Чтобы создать эффективную визитку, нужно, чтобы информация на ней легко читалась. Специалисты рекомендуют использовать не более двух-трех цветов, чтобы излишнее декорирование не отвлекало внимание от информации, содержащейся на визитке. При оформлении визитной карты следует избегать использования сложных шрифтов, а также курсива. Для большей наглядности имя и фамилию сотрудника, название организации можно выделить жирным шрифтом. Традиционный вариант оформления визиток - это черный текст на белом фоне.

Сейчас все чаще используют декоративные элементы при оформлении визитной карты. Например, вы можете поместить свою фотографию или добавить логотип организации. При этом важно помнить, что все сотрудники фирмы должны иметь визитки, оформленные в одинаковом стиле. Фирменный стиль компании подразумевает под собой множество взаимосвязанных друг с другом компонентов, начиная от торговой марки и эмблемы организации и заканчивая использованием конкретного шрифта и стиля текста. Все эти особенности должны быть учтены при оформлении визитной карты.

Традиционные правила оформления визиток предполагают размещение информации только на одной стороне визитной карты. Пустая сторона служит для внесения какой-либо дополнительной информации от руки. Например, вы можете дописать свой домашний телефон или номер ICQ. Подобные действия во много раз повышают эффективность взаимодействия, а также степень доверия между деловыми партнерами. Некоторые организации используют "изнаночную" часть визитки для предоставления информации иностранным партнерам, например, на английском языке. Хотя по правилам делового этикета, уважаемая организация должна иметь как минимум два типа визиток - для отечественных партнеров и для иностранных коллег.

Вручение визитки происходит лично при первой встрече или в начале деловых переговоров, если до этого партнеры не были лично знакомы. Если по каким-то причинам вы не можете в ответ предоставить свою персональную визитную карту, вы должны извиниться и пообещать выслать ее при первой возможности.

Таким образом, визитная карта, в первую очередь, является "лицом" вашей организации. Поэтому при ее изготовлении должны соблюдаться основные правила оформления визиток.Эффективная визитная карта способствует продуктивному установлению деловых контактов и развитию вашего бизнеса в целом.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

Визитные карточки чаще всего вручают лично. В этикете действует принцип первоочередности. При знакомстве первым вручает свою карточку тот, чей ранг, должностное положение ниже, человек менее известный. Если социальный статус собеседников равный, первым предлагает визитную карточку младший по возрасту. Если и должность, и возраст одинаковы, т.е. имеет место так называемое симметричное общение, то большую оперативность может проявить более вежливый, более активный или более заинтересованный человек.

При деловой встрече с иностранными партнерами первыми визитные карточки вручают хозяева. На переговорах после процедуры обмена визитками, чтобы правильно произносить и не путать имена, карточки целесообразно расположить на столе перед собой в таком порядке, в каком сидят партнеры.

Принявший визитную карточку должен ее прочесть. Фамилию партнера, чтобы быть уверенным в ее правильном произношении - произнести вслух.

Получив визитку никаких пометок на ней в присутствии вручившего делать не стоит, также нельзя вертеть визитку в руках, мять ее. В ходе разговора, сопровождающего знакомство, карточку лучше сразу не убирать, а держать перед собою на столе или в руках. Это, в частности, поможет вам не забыть и не перепутать имя нового знакомого - оно всегда перед вами. Но вот забыть на столе карточку или, едва отойдя от нового знакомого, выбросить ее - вопиющий знак неуважения.

Во время переговоров следует положить визитные карточки перед собой, соответственно рассадке партнеров. Если требуется надписать на визитке какое-либо уточнение, то лучше попросить хозяина карточки самому сделать это.

Для того чтобы пригласить кого-либо на неофициальный прием, следует написать его имя и фамилию вверху на визитной карточке, а внизу указать наименование приема (например: "завтрак"), место его проведения, число и время.

Если на вашей визитной карточке не хватает места для этой информации, можно написать текст приглашения на открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку, приглашаемому.

При перемене адреса следует послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, на которой имеются новые реквизиты.

Новый номер телефона можно, в крайнем случае, вписать и от руки. А вот вписывать от руки новую должность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочно печатать новые визитки.

Визитные карточки, направленные в конверте, не загибаются. Если загнутую карточку доставляет курьер, шофер или она направляется по почте, то это считается грубым нарушением этикета.

На визитные карточки ответ полагается давать визитной карточкой в течение 24 часов после их получения.

Женщины ни в коем случае не должны оставлять свою визитную карточку в доме холостого мужчины.

После представления женщине мужчина должен как можно скорее, не позднее, чем через неделю, послать ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если супругу он не был представлен.

Если вы ведете бизнес за рубежом, вам нужно знать местные традиции и культуру.

Немаловажной частью делового этикета является сам процесс обмена визитными карточками. В городах России, Северной Америки и Европы визитки выступают в роли удобной формы предоставления другим людям своих личных данных. А вот в других странах визитная карточка может иметь особое предназначение.

В Японии, к примеру, визитка выступает в роли представительства владельца. Поэтому, согласно деловому этикету Японии, визитную карточку следует принимать с честью и уважением, а при передаче визитной карточки ее следует держать обеими руками.

Ниже приведены некоторые примеры правил делового этикета в разных зарубежных странах, которые помогут при поездке за границу.

Визитные карточки признаны во всем мире, как средство для представления личной контактной информации.

Знание местного этикета и представление себя, согласно этих норм, - это только первый шаг в удачном ведении бизнеса. Если вы не будете соблюдать правила местного бизнес-этикета, это может привести к катастрофическим последствиям.

При поездках в деловые командировки за границу, рекомендуется иметь визитные карточки на местном языке и обязательно на международном, в частности - на английском. Допускается представление также двухсторонних визиток. Но не стоит пытаться пользоваться своими визитками на русском языке при общении с партнерами, не владеющими русским языком.

Как правило, визитками обмениваются либо в начале, либо под конец первой деловой встречи или переговоров.

Если ваша визитка двухсторонняя, правильно будет вручить получателю визитку таким образом, чтобы карточка стороной с его родным языком была сверху.

Когда вам вручили визитку, не стоит сразу ее убирать. Изучите ее, попытайтесь уточнить информацию или прокомментировать. Вы должны показать свою заинтересованность.

В арабских странах принято давать визитную карточку правой рукой, потому что мусульмане считают, что левая рука - нечиста.