Деловая переписка. Правила деловой переписки.

Деловая переписка – основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки не решаемые проблемы и вопросы.

1. Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации. Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать: логотип, наименование организации, почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и т.п.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

2. В письме обязательно должен быть проставлен его номер и дата отправки. Номер письма говорит о том, что в данной организации есть хоть какое-то делопроизводство.

3. Для ведения деловой переписки используется официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

4. Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

5. Текст делового письма должен быть написан простыми фразами в нейтральном тоне без излишних подробностей. Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

6. Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения: «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер, «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию, «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

7. Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей: сначала объясняют причины, основания, цели написания письма, затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

8. Как излагается деловое письмо: Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п. Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

9. В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например: «С уважением,» «Искренне Ваш» или в более позитивном ключе – «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на продолжение сотрудничества», «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

29. Диалог: сущность, виды и особенности ведения.

Диалог — это процесс взаимного общения, когда реплика сменяется ответной фразой и происходит постоянная смена ролей. Выделяют два класса диалогов: информационный и интерпретационный. Информационный диалог характерен для ситуаций, в которых к началу общения между партнерами имеется разрыв в знаниях. Интерпретационный диалог характеризуется тем, что знания у партнеров примерно равны, но получают разную интерпретацию. Условия диалогового общения: разрыв в знаниях; потребность в общении; соблюдение причинно-следственных связей; «общая память»; общие языковые знания; семантическая связность диалога. Виды диалога: бытовой разговор; деловая беседа; собеседование; интервью; переговоры. Для бытового разговора характерно : незапланированность; большое разнообразие обсуждаемых тем (личные, социальные, политические и др.) и используемых языковых средств; частые отклонения от темы, перескакивание с одной темы на другую; отсутствие, как правило, целевых установок и необходимости принятия какого-либо решения; самопрезентация личности; разговорный стиль речи. Деловая беседа представляет собой акт прямой взаимной коммуникации в официально-деловой сфере, осуществляемый посредством слов и невербальных средств (мимики, жестов, манеры поведения). Деловая беседа имеет следующие характерные особенности: дифференцированный подход к предмету обсуждения с учетом коммуникативной цели и партнеров и в интересах понятного и убедительного изложения мнения; быстрота реагирования на высказывание партнеров, способствующая достижению поставленной цели; критическая оценка мнений, предложений, а также возражений партнеров; аналитический подход к учету и оценке субъективных и объективных факторов проблемы в комплексе; ощущение собственной значимости и повышение компетентности партнеров в результате критического разбора других точек зрения по данной проблеме; ощущение сопричастности и ответственности в решении затронутой в беседе проблемы. Рекомендации по ведению деловых бесед: заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки; применять положение психологии о периодическом воздействии на собеседника, а именно: неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными, начало и конец беседы — положительные фразы; постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его ожидании, преимуществах, которых он добивается посредством этой беседы, его позиции, его желании самоутвердиться, его чувстве справедливости, его самолюбии; избегать присутствия незаинтересованных лиц; никогда, ни в какой ситуации не быть невежливым и безвкусным; облегчать собеседнику положительный ответ; избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет»; давать фундаментальные объяснения своей позиции в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается; никогда не относиться к другим пренебрежительно; избегать пустой риторики; отказываться от ведения шаблонных бесед; избегать удаления от предмета беседы и попутных отступлений; выражаться убедительно и в оптимистической манере. Переговоры представляют собой процесс целенаправленного и ориентированного на достижение определенных результатов делового общения в форме диалога. Переговоры проводятся: по определенному поводу (например, в связи с необходимостью создания Центра социальной помощи семье и детям в микрорайоне); при определенных обстоятельствах (например, несовпадение интересов); с определенной целью (например, заключение договора); по определенным вопросам (политического, экономического, социального, культурного характера).

30. Предпринимательская деятельность в сфере сервиса и туризма: организационные и государственно-правовые основы и формы.

В рыночных условиях СКСиТ включена в систему предпринимательских отношений.

Любая предпринимательская деятельность (в том числе и в сфере СКСиТ) должна быть обеспечена государством правовыми нормами, так как право представляет собой универсальный регулятор общественных отношений. Такое регулирование осуществляется в нескольких формах:

 оно предоставляет, обеспечивает и охраняет определенные возможности поведения участников общественных отношений – субъективные права и свободы;

 устанавливает необходимость тех или иных действий позитивного характера (так называемые регулятивные обязанности – платить налоги, исполнять служебные обязанности и т.д.)

 запрещает деяния, которые вредны или опасны для общества;

 предусматривает меры принудительного воздействия в случае нарушения предписаний правовых норм – юридические санкции.

Регулятивный характер права проявляется в установлении, обеспечении и охране прав и обязанностей, существующих в неразрывном единстве.

В настоящее время в России существуют различные организационно-правовые формы предприятий, а также частное предпринимательство и патент на определенный вид деятельности.

Организационно-правовые формы предприятий следующие:

• индивидуальные предприятия, где собственником капитала является один человек, который самостоятельно управляет им в своих интересах, получает всю прибыль (остаточный доход) и несет персональную ответственность по всем обязательствам предприятия;

• товарищества (партнерства) на паях, где объединен капитал нескольких лиц, совместно владеющих и управляющих предприятием. Основные права принадлежат всем партнерам, как правило, принимающим активное участие в деятельности товарищества, и они несут полную ответственность по его обязательствам. Наряду с ними могут быть партнеры, ответственность которых ограничена суммой, вложенной в дело ( партнеры с ограниченной ответственностью);

• акционерные общества (корпорации), где пай каждого участника-акционера подтвержден ценной бумагой - акцией, а его ответственность ограничена вкладом в данное предприятие. Держатели акций получают часть дохода (дивиденд) и рискуют только той суммой, которую они заплатили за акции. Корпорации имеют юридический статус, управление ими осуществляет верхний эшелон профессиональных менеджеров, работающих по найму.

- индивидуальный предприниматель- это физическое лицо, которое самостоятельно занимается хозяйственной деятельностью.

- общество с ограниченной ответственностью (ООО) - представляет собой объединение нескольких физических и (или) юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности.

- общество с дополнительной ответственностью- отличие такой формы хозяйственного общества от общества с ограниченной ответственностью состоит в том, что ответственность по обязательствам такого общества распространяется на имущество учредителя (учредителей), а не только на его вклад в уставный капитал.

- закрытое акционерное общество (ЗАО)- это общество, акции которого распространяются только среди его учредителей (среди заранее определенного круга лиц), когда не используется форма открытой подписки на эмитируемые обществом акции и они не могут свободно продаваться и покупаться на фондовом рынке.

- открытое акционерное общество (ОАО)- это акционерное общество, участники которого могут свободно продавать и покупать акции общества без согласия других акционеров.

Правовая основа как понятие охватывает и нормативно-правовую базу предпринимательства, и весь правовой механизм реализации юридических норм, регулирующих предпринимательскую деятельность. Структура правовой основы предпринимательства представляет собой диалектическое единство права, законности и правопорядка.