Сущность и принципы контроля в современном менеджменте.

КОНТРОЛЬ — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

НЕОПРЕДЕЛЕННОСТЬ. Планы и организационные структуры — это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств (изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции) может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Специализация и разделение труда, например, могут породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, скучную работу с отсутствием мотивации. Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие большинство работ в любой организации. Люди не компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ ВОЗНИКНОВЕНИЯ КРИЗИСНЫХ СИТУАЦИЙ. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что организация обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

ПОДДЕРЖАНИЕ УСПЕХА. Положительная сторона контроля состоит во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу.

ШИРОТА КОНТРОЛЯ. Контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Основные виды контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые резуль-таты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

1. Предварительный контроль используется в трех ключевых областях:

· Контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей (установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы, проверить документы и рекомендации). Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

· Контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия эти требованиям поступающих материалов. Способами осуществления такого контроля может быть, например, выбор постоянного, положительно зарекомендовавшего себя поставщика или обеспечение запасов с целью избежания дефицита.

· Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет. Бюджет дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат.

2. Текущий контроль. Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Для того чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь – напр., сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна. Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут вызываться как внешними (конкуренция, принятие новых законов, изменения технологии, ухудшение общей экономической ситуации, изменения системы культурных ценностей), так и внутренними факторами. Внешние факторы — это все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: и многое другое.

3. Заключительный контроль. Обратная связь используется после того, как работа выполнена. Полученные результаты сравниваются с требуемыми. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции: дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, и способствет мотивации (можно связать мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности).

Эффективность контроля: Ньюмен сформулировал несколько рекомендаций для менеджеров, которые хотели бы избежать непреднамеренного негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и, таким образом, повысить его эффективность:

· устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками.

· устанавливайте двустороннее общение.

· избегайте чрезмерного контроля.

· устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты.

· вознаграждайте за достижение стандарта.

Принципы эффективного контроля

1. Стратегическая направленность контроля. Контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2. Ориентация на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели.

3. Соответствие делу. Контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно.

4. Своевременность контроля заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

5. Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

6. Простота контроля. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Избыточная сложность ведет к беспорядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.

7. Экономичность контроля. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля или же ввести менее тщательный контроль.

Бюрократический и децентрализованный контроль представляют собой различные философии корпоративной культуры. В большинстве организаций проявляются аспекты обоих типов контроля, но менеджеры в основном предпочитают один из них в зависимости от собственных воззрений на контроль и влияния корпоративной культуры.

Бюрократический контроль — это наблюдение за действиями сотрудников и оказание влияния на их поведение путем широкого использования правил, стандартов, иерархии власти, систем вознаграждений, письменных документов и других официальных механизмов. В противоположность этому децентрализованный контроль основывается на культурных ценностях, традициях, разделяемых убеждениях и доверии, чтобы достичь соответствия поведения сотрудников организационным целям. Менеджеры руководствуются в своей деятельности представлениями о том, что сотрудники заслуживают доверия и сами стремятся к эффективному исполнению заданий, без всеобъемлющих правил и жесткого контроля.