Хранение документов

Архивное хранение КД производится в опечатанных боксах, в помещениях, исключающих НСД посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению, заводится акт. Акт утверждается директором фирмы.

В случае утери КД руководитель фирмы создает комиссию по расследованию причин. По результатам работы комиссии выносится решение о привлечении к ответственности лиц, виновных в утрате документа.

Порядок работы с воходящими конф.документами:

1. Прием входящих документов (при приеме проверяется целостность док-та: кол-во истов,экземпляров и приложения; В случае отсутствия в конверте нек-х документов составляется акт в 2-х экземплярах: один отправляется по адресу отправителя, второй подшивается в дело);

2. Регистрация производится в журналах регистрации:

- номер записи;

- дата регестрации;

- номер документа;

- откуда поступил;;

o краткое содержание;

o количество листов док-тов и приложения;

o количество экземпляров;

o данные об исполнителе;

o примечание.

На каждом зарегестрированним документе должен проставляться штамп, в котором увазывается:

· наименование предприятия;

· входящий номер док-та;

· дата регестрации;

· кол-во листов приложений и док-та.

3. Доклад руководителю о полученных документах

4. Рассмотрение руководством и принятие решения. Руководитель принимет решение о сроках, исполнители, особенностях и излагает принятое решение в виде резолюции;

5. Направление на исполнение;

6. Исполнение;

7. Помещение док-та в дело;

8. Принятие решения о дальнейшем испольовании

- дальнейшее использование

- передача в архив

- уничтожение

Порядок работы с конфиденциальыми исходящими документами

1. Разработка проекта документа. Проект исходного док-та разрабатывается в 2-х экземплярах.

2. Согласование

3. Подписание докумнта руководством фирмы, организации.

4. После подписания он регестрируется сотрудником конфеденциального делопроизводства в журнале исходящих конфиденциальных документов.

5. Отправка документа может осуществляться как обычной почтой так и фельтегерской службой. Если док-т отправляется почтой, используется двойной конверт.

6. Помещение второго экземпляра проекта в дело.

Порядок работы с конф.внутренними док-ми

1. Разработка проекта документа

2. Согласование

3. Подписание

4. Регестрация

5. Направление на исполнение

6. Исполнение

7. Помещение в дело

8. Принятие решения

Выдача и возврат конфиденциальных документов.

Факты выдачи и возврата должны отражаться в журнале учета и выдачи кд.

Формат журнала выдачи и учета:

· номер записи

· номер док-та

· дата выдачи

· краткое содержание

· кол-во листов , кол-во экземпляров

· кому выдан

· роспись получения

· отметка о возврате (дата и подпись)

Если сотрудник не имеет должностных полномочий на работу с конф. Док-ом . Он должен написать расписку установленного формата. Помимо журнала регестрации каждый док-т имеет краточку учета-выдачи. Она имеет след. Поля :

· дата выдачи

· кол-во листов

· фамилия исполнителя

· роспись в получении

· дата возврата

· подпись о приеме

По окончании каждого года руководитель создает комиссию, которая должна :

1. проверить наличие кноф.док-ов

2. определить кд для архивного хранения

3. определить кд для уничтожения