Принципы обработки конфиденциальных документов.

Конфиденциальные документы должны обрабатываться:

а) в конфиденциальном делопроизводстве (ДП) фирмы;

б) в общем делопроизводстве специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы.

Конфиденциальные документы (КД) должны храниться:

а) в отдельном помещении в запираемых шкафах (относится к копиям документов на дисках);

б) в некоторых случаях допускается хранение конфиденциальных документов в общем ДП, но они должны храниться отдельно от других документов.

В зависимости от назначения КД разделяются на:

а) входящие;

б) исходящие;

в) внутренние.

Прием входящих документовосуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

При приеме проверяется:

а) кол-во листов;

б) кол-во экземпляров;

в) наличие приложений, в том случае, если они есть.

а, б, в сверяются с числами, указанными в сопроводительном письме. В случае отсутствия некоторых документов составляется акт в 2х экземплярах, 1 экземпляр отсылается отправителю пакета.

Порядок работы со входящими КД указан на рисунке, где:

1. прием входящих документов

2. регистрация документов

3. доклад руководителю о полученных документах

4. рассмотрение руководителем и принятие решения

5. отправка на исполнение

6. исполнение документов

7. перемещение документов в дело

8. принятие решения о дальнейшем исполнении:

9. оборот внутри фирмы: может продолжаться сколько необходимо

10. передача в архив

11. уничтожение

Регистрация КД производится в журналах регистрации или карточках.