Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор, командировкой не считается.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать: цель, место, срок командировки; кто направляется в командировку; какие расходы допускаются нести работнику в служебной командировке; условия командировке за пределами России; порядок оформления командировки и т.д.

Командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные:

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается поездки работника, которые связаны с: покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов; осуществлением работ капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства; подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы; другими аналогичными нуждами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

В Постановлении №729 нет упоминания об ограничении сроков командировки. Ранее он был равен 40 дней.

Источник: Журнал «Бюджетный учет»№ 11 2008 г., автор: Бунина А. Ю.

Учет операционно-хозяйственных расходов.

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

· либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

· либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

1.2 Нормативное регулирование учета расчета с подотчетными лицами

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик, следует руководствоваться:

· Трудовым кодексом Российской Федерации;

· Бюджетным кодексом Российской Федерации;

· Гражданским кодексом Российской Федерации;

· Налоговым кодексом Российской Федерации;

· ФЗ "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 №129-ФЗ, в котором регламентированы основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

· Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2002 года №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

· Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 2 августа 2004 года №64-н «Об установлении размеров выплаты суточных и предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран»;

· Письмом ЦБ РФ от 4.10.1993 №18 «О порядке ведения кассовых операций», в котором отражен порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи.

· Указанием Центрального Банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У, в соответствии с которым, расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме. С 22 июля 2007 года на территории РФ действует новый предельный размер расчетов наличными деньгами 100 000 рублей.

· Постановлением Правительства от 13 октября 2008 года № 749 утверждено «Об особенностях направления работников в служебные командировки»,

· Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 года №813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих»;

· Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 года №750 «Об обязательном личном страховании пассажиров».

· Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 №173-ФЗ,

· Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 30 декабря 2008 года № 148-н «Об утверждении инструкции по бюджетному учету».

1.3 Нормирование командировочных расходов на территории России и за ее пределами.

Командировки по территории России

При возмещении командировочных расходов по территории Российской Федерации за счет средств федерального бюджета нужно учитывать следующие размеры, установленные Постановлением № 729:

1) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки; при отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 руб. в сутки; 2) расходы на выплату суточных - в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке, включая выходные и праздничные дни, дни нахождения в пути, включая дни отъезда и приезда.

Учреждение вправе оплатить данные виды расходов в более высоком размере за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, если они установлены коллективным договором организации.

Расходы на проезд к месту служебной командировки и обратно в соответствии с Постановлением № 729 подлежат возмещению в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не превышающем стоимость проезда:

· железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

· водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

· воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

· автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные затраты, расходы возмещаются в размере минимальной стоимости проезда:

· железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

· водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

· автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Зарубежные командировки

Оплата и возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2002 № 173 «О валютном регулировании и валютном контроле».

Данным пунктом предусмотрено, что суточные в иностранной валюте при направлении работника в командировку за рубеж выплачиваются с учетом следующих особенностей:

· при следовании работника с территории России дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;

· при следовании на территорию России дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы РФ при следовании с ее территории и обратно определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Дополнительно при поездке в заграничную командировку работнику возмещаются такие расходы:

· затраты на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

· обязательные консульские и аэродромные сборы;

· сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

· расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

· иные обязательные платежи и сборы.

Работнику, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства, который вернулся в тот же день, суточные в иностранной валюте следует выплачивать в размере 50 процентов суточных, установленных Постановлением № 812 (см. Приложение 1).

В случае если принимающая сторона (иностранное государство) обеспечивает работника, направленного в служебную командировку в данную страну иностранной валютой, то бюджетному учреждению выплачивать командированному суточные не нужно. А если иностранное государство не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает сотруднику суточные в иностранной валюте в размере 30% суточных (вкл. надбавки) от установленных размеров(см. Приложение 2)

Источник: Журнал «Бюджетный учет» № 6 2008 г., автор: Сосновская Т. М.

В соответствии с изменениями, внесенными в главу 23 Налогового кодекса Федеральным законом от 24.07.2007 г. № 216-ФЗ, с 1 января 2008 г. суммы возмещения командировочных расходов в части суточных освобождены от налогообложения НДФЛ в пределах следующих норм: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (подпункт 3 статьи 217 НК РФ).